ClickUp

ClickUp là công cụ quản lý công việc và dự án all-in-one. Giúp nhóm lên kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, trò chuyện và lưu trữ tài liệu trên một nền tảng duy nhất, phù hợp từ cá nhân đến doanh nghiệp.

Lưu yêu thích

Mã giảm giá

So sánh

Đến trang ClickUp

Hướng dẫn bắt đầu (Onboarding)

Đọc nhanh

Hiểu “hình dạng” ClickUp: Workspace → Hierarchy → Views → Tasks.
Làm quen điều hướng toàn cục (Global Navigation) + thanh bên Home (Home Sidebar).
Chọn luồng đầu tiên: năng suất cá nhân hoặc dự án nhóm.

Thời gian đọc: ~12–15 phút

Kết quả: bạn có thể bắt đầu làm việc mà không bị “lạc”

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Tab này là “bản đồ 1 giờ đầu”: ClickUp là gì, ai nên thiết lập phần nào, và nên bấm vào đâu trước. Mục tiêu là giảm bối rối ban đầu và đưa bạn tới điểm bắt đầu dùng được càng nhanh càng tốt.

Mục đích/kết quả: biết các khu vực chính (Home, Spaces, Search) và cách công việc được tổ chức.
Dành cho: người mới, owner/admin thiết lập ban đầu, hoặc bất kỳ ai vừa vào một Workspace mới.
Khi dùng: ngày 0–2, hoặc bất cứ lúc nào bạn đổi Workspace / phiên bản UI.
Vị trí trong điều hướng: Global Navigation → Home; thanh bên trái hiển thị công việc + lối tắt của bạn.
Tab liên quan: Getting started (cài đặt), Working in ClickUp (Hierarchy), Views.

2) Mô hình tư duy: Global Navigation + Home Sidebar

ClickUp đưa công việc của bạn lên qua điều hướng toàn cục và một thanh bên trở thành “trung tâm điều khiển”. Thắng lợi đầu tiên là phân biệt cái gì luôn có sẵn vs. cái gì phụ thuộc bạn đang đứng ở đâu (Space/Folder/List).

Global Navigation: các điểm vào cấp cao (vd: Home, Chat, Docs, Dashboards) và các cách truy cập nhanh.
Home Sidebar: nơi mọi thứ hội tụ (inbox/thông báo, việc được giao, hierarchy, favorites).
Search: coi Cmd/Ctrl+K như nút “dịch chuyển” để nhảy tới task/Doc thật nhanh.

Kết quả mong đợi: bạn có thể giải thích “công việc nằm ở đâu” và “nhảy tới đó bằng cách nào” trong 1 câu.

3) Các việc cốt lõi (tuần đầu tiên của bạn)

Người mới thường thành công khi tập trung vào một nhóm việc lặp lại được. Hãy dùng đây như playbook mặc định trước khi khám phá tính năng nâng cao.

Việc A — Tìm công việc của tôi

Mở Home và xem các việc được giao cho bạn.
Dùng Search (Cmd/Ctrl+K) để nhảy tới task/Doc.
Favorite các nơi quan trọng để luôn thấy.
Ghim (pin) một view bạn ghé mỗi ngày.

Việc B — Ghi nhận công việc thật nhanh

Tạo task trong đúng List (đừng để nó “trôi nổi” không phân loại).
Set assignee + due date ngay lúc tạo.
Viết mô tả + checklist vừa đủ để bắt đầu.
Gắn link/file sớm để không mất ngữ cảnh.

Việc C — Theo dõi cập nhật

Dùng comment cho quyết định; tránh “DM vô hình”.
Watch các task bạn quan tâm (hoặc subscribe bằng mention).
Đóng vòng lặp: đổi status khi công việc thay đổi.
Xem Today/Overdue trong danh sách việc cá nhân.

4) Luồng chuẩn #1 — Vào Workspace và làm quen

Dùng ngay khi bạn vừa vào một Workspace mới. Trọng tâm là “thành thạo điều hướng” và tránh sai lầm setup ban đầu.

Mở Home trong Global Navigation.
Quan sát các khu vực trong Home Sidebar (inbox/assigned/favorites).
Mở Search (Cmd/Ctrl+K) và tìm 1 task + 1 Doc.
Mở sidebar Spaces và tìm Space của team bạn.
Mở một List và ghim view bạn dùng mỗi ngày.
Favorite Space/List để dễ tìm lại.
(Tuỳ chọn) Tạo một mục custom trong Home Sidebar cho top 3 nơi bạn dùng nhiều nhất.

Kết quả mong đợi: bạn có thể vào khu vực làm việc của team trong <10 giây mà không cần tìm bên ngoài.

5) Luồng chuẩn #2 — Thiết lập thói quen “việc của tôi”

Thiết lập nhịp hằng ngày: ghi nhận task đúng cách, rồi theo dõi chúng ở một nơi ổn định để không rơi rớt.

Tạo 3 task bạn tự chịu trách nhiệm (thật hoặc để luyện).
Set assignee là bạn và thêm due date cho từng task.
Đặt status rõ ràng (to-do / in progress / done).
Thêm checklist 2–4 bước cụ thể cho mỗi task.
Mở to-dos cá nhân (vd: Today/Overdue/Next/Unscheduled).
Cuối ngày: cập nhật 1 status + để lại 1 comment tóm tắt ngắn.

Kết quả mong đợi: “today list” phản ánh đúng thực tế, và đồng đội thấy tiến độ mà không cần hỏi.

6) Điểm quyết định (chọn bước tiếp theo đúng)

Các lựa chọn A/B này giúp bạn tránh phải làm lại. Nếu không chắc, hãy chọn phương án giúp công việc dễ tìm và chuẩn hoá cho team.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Tôi nên đặt việc mới ở đâu?	Tạo task trong List của team để báo cáo/kế hoạch không bị lệch.	Chỉ để ở khu vực cá nhân nếu nó là việc riêng/tạm thời và không ảnh hưởng kế hoạch team.
Tìm thứ gì đó nhanh nhất bằng cách nào?	Dùng Search (Cmd/Ctrl+K) và lọc theo tasks/Docs.	Chỉ cuộn sidebar nếu bạn đã biết rõ đường dẫn vị trí.
Làm sao để giữ một nơi luôn dễ truy cập?	Favorite (tốt nhất cho nơi ghé hằng ngày).	Tạo custom sidebar section nếu bạn cần nhóm lối tắt theo chủ đề.
Nên chia sẻ cập nhật như thế nào?	Dùng comment trong task cho quyết định + thay đổi status.	Dùng Chat cho phối hợp nhanh; nhưng quyết định nên tóm tắt lại vào task.

7) Rào chắn: nên/không nên + lỗi hay gặp

Thói quen ban đầu rất khó sửa. Các rào chắn này giúp Workspace gọn và công việc dễ truy vết.

Nên

Favorite 3 nơi bạn dùng nhiều nhất.
Set assignee + due date ngay khi tạo task.
Dùng status phản ánh thực tế (không phải “ý định”).

Không nên

Đừng tạo task mà không có vị trí rõ (Space/Folder/List).
Đừng để quyết định chỉ nằm trong Chat—hãy copy lại vào task.
Đừng đổi tên cấu trúc dùng chung nếu chưa thống nhất với owner/admin.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

“Task của tôi đâu rồi?” → Luôn tạo task trong đúng List.
Inbox quá tải → Bỏ watch cái quá ồn; chỉ giữ thứ bạn cần hành động.
Favorite quá nhiều → Chỉ favorite nơi dùng hằng ngày; dùng custom section để gom nhóm.
Mơ hồ trách nhiệm → Mỗi task phải có assignee (người hoặc Team).
Status bị “đứng hình” → Đổi status mỗi khi bước tiếp theo thay đổi.

8) Minh chứng & luyện tập (10–15 phút)

Luyện với một setup nhỏ giống công việc thật. Bạn làm đúng khi việc dễ tìm và view “today” khớp thực tế.

“Tốt” trông như thế nào

Bạn vào được List chính bằng sidebar trong 1–2 click.
Task có assignee + due date + status có ý nghĩa.
Quyết định nằm trong task (không bị giấu chỉ ở Chat).

Pre-check

Tôi biết mình đang ở Workspace nào.
Tôi mở được Search (Cmd/Ctrl+K).
Tôi mở được Spaces sidebar.
Tôi biết tên Space/List của team.
Tôi có quyền tạo task.

Post-check

Đã favorite 2 vị trí.
Đã ghim (pin) 1 view.
Đã tạo 3 task có due date.
Có ít nhất 1 task có checklist.
Tôi tìm được 1 task bằng Search.

Bài thực hành

Tạo một task “Starter” trong đúng List.
Thêm checklist 3 mục và 1 file/link đính kèm.
Set status sang In progress, rồi để lại 1 comment tóm tắt ngắn.
Favorite List và ghim (pin) view bạn vừa dùng.
Tìm lại task bằng Search.

Kiểm chứng: bạn có thể tìm task qua favorites, pinned view, và Search (3 đường khác nhau).

Link tài liệu chính thức

Bắt đầu thiết lập (Getting started)

Đọc nhanh

Phân biệt: cài đặt Workspace vs. cài đặt tài khoản.
Biết nơi tìm các điều khiển admin quan trọng.
Thiết lập “baseline” tối thiểu, an toàn trước khi bật tính năng nâng cao.

Thời gian đọc: ~12 phút

Kết quả: bạn có thể cấu hình cơ bản mà không làm hỏng workflow của team

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Getting started tập trung vào các lựa chọn thiết lập ảnh hưởng tới mọi người: cấu trúc Workspace, cài đặt, và cách mọi người truy cập hệ thống. Mục tiêu là tạo một nền tảng ổn định để bạn xây tiếp.

Mục đích/kết quả: cài đặt ban đầu đúng + phân quyền rõ ràng (ai quản lý phần nào).
Dành cho: owner/admin của Workspace; power user hỗ trợ onboarding team.
Khi nào: tạo Workspace mới, thay đổi team lớn, hoặc rollout plan/bảo mật.
Vị trí: avatar Workspace (góc trên-trái) cho cài đặt Workspace; avatar cá nhân (góc trên-phải) cho cài đặt tài khoản.
Liên quan: Working in ClickUp (Hierarchy), Data/privacy/security (các kiểm soát policy).

2) Mô hình tư duy: cài đặt Workspace vs cài đặt tài khoản

Hãy nghĩ “cài đặt Workspace = quy tắc dùng chung” và “cài đặt tài khoản = trải nghiệm cá nhân của tôi”. Nhầm hai phần này là nguyên nhân gây rối phổ biến khi onboarding.

Cài đặt Workspace: các điều khiển áp dụng rộng (hành vi theo cấu trúc, tuỳ chọn toàn tổ chức).
Cài đặt tài khoản: điều khiển cho hồ sơ và mặc định cá nhân.
Nhận biết phiên bản: một số bài viết nói về UI ClickUp 3.0 vs 4.0; hãy xác nhận team đang dùng bản nào.

Kết quả mong đợi: bạn luôn biết phải vào đâu để chỉnh (dùng chung vs cá nhân).

3) Các việc cốt lõi (baseline cho admin)

Đây là các việc nền tảng giúp Workspace dễ quản lý khi ngày càng nhiều người tham gia và tạo công việc.

Định hình cấu trúc: tạo số lượng tối thiểu Spaces/Lists cần cho tháng đầu.
Thiết lập mặc định: thống nhất cách đặt tên + status để task còn đo/đếm/báo cáo được.
Truy cập & vai trò: đảm bảo owner/admin có thể duy trì cài đặt; tránh cảnh “không ai sửa được”.
Vệ sinh lưu trữ: hiểu giới hạn storage và loại nội dung nào tiêu tốn nó.
Kế hoạch rollout: onboarding một nhóm pilot trước khi bật rộng (ClickApps, automation, v.v.).

4) Luồng chuẩn #1 — Tạo/chuẩn bị baseline cho Workspace

Dùng khi bạn thiết lập Workspace mới hoặc “dọn lại” một Workspace đang rối. Cố tình giữ tối giản.

Mở cài đặt Workspace từ avatar Workspace.
Xác nhận nhận biết phiên bản UI giữa các thành viên (để hướng dẫn khớp cái họ thấy).
Định nghĩa 2–4 Spaces theo ranh giới team (tránh một mega-space).
Trong mỗi Space, tạo Lists bám workflow thật (inbox/backlog, đang làm, done/archive).
Đặt bộ status đơn giản (to-do → in progress → done) trước khi tuỳ biến sâu.
Mời một nhóm pilot nhỏ và cho họ chạy việc thật 1 tuần.
Thu thập điểm vướng, rồi lặp lại cải tiến cấu trúc và cài đặt.

Kết quả mong đợi: mọi người tạo task đúng chỗ và báo cáo nhất quán.

5) Luồng chuẩn #2 — Thiết lập cá nhân cho người dùng mới

Đây là thiết lập “10 phút đầu” giúp người mới làm việc hiệu quả mà không cần quyền admin.

Mở cài đặt tài khoản từ avatar cá nhân của bạn.
Kiểm tra hồ sơ cơ bản và thông báo để không miss mention/assignment.
Favorite Space và List chính của bạn.
Ghim (pin) view chính (List/Board/Calendar) nơi bạn làm mỗi ngày.
Học Search (Cmd/Ctrl+K) và thử tìm 1 task + 1 Doc.
Luyện cập nhật status và để lại 1 comment tóm tắt ngắn.

Kết quả mong đợi: bạn theo dõi việc của mình và cộng tác mà không cần admin.

6) Điểm quyết định (A/B)

Chọn cách giảm làm lại. Mặc định ưu tiên rõ ràng và nhất quán hơn là tuỳ biến quá tay.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Workspace mới: bao nhiêu Spaces?	Bắt đầu ít, bám theo team/chức năng.	Chỉ tạo nhiều Spaces nếu bạn đã có quản trị riêng rõ ràng cho từng nhóm.
Status: đơn giản hay phức tạp?	Bắt đầu đơn giản (3–5). Chỉ mở rộng sau 2 tuần dùng thật.	Status phức tạp cần training chặt + kỷ luật báo cáo.
Ai được đổi cài đặt?	Owner/admin quản lý cài đặt dùng chung; ghi lại quyết định.	Tránh nhiều người đổi luật ad-hoc (gây trôi chuẩn).
Khi nào bật ClickApps?	Chỉ bật cái phục vụ workflow đang chạy.	Bật tất cả sẽ làm UI rối và gây nhiễu.

7) Rào chắn + lỗi hay gặp

Giúp bạn tránh kịch bản “tuỳ biến quá sớm”.

Nên: chạy pilot, ghi lại quyết định, giữ mặc định nhất quán.
Không nên: rollout thay đổi lớn cho toàn bộ team ngay ngày đầu.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Tuỳ biến quá tay từ sớm → Giữ tối giản; mở rộng sau khi có feedback dùng thật.
Không ai sở hữu → Chỉ định admin duy trì cấu trúc và tiêu chuẩn.
Đặt tên không nhất quán → Chốt quy ước tên cho Spaces/Lists trước khi scale.
Nhầm vị trí cài đặt → Dạy “avatar Workspace vs avatar cá nhân”.
Bỏ qua khác biệt phiên bản → Xác minh tham chiếu UI 3.0 vs 4.0 trước khi training.

8) Bài thực hành + checklist

Làm một lần “diễn tập thiết lập” có kiểm soát để bạn lặp lại khi onboarding thêm người.

Pre-check

Đã xác định owner/admin.
Đã phác thảo Spaces ban đầu.
Đã nháp baseline status.
Đã chọn nhóm pilot.
Đã bookmark nguồn hỗ trợ.

Post-check

Nhóm pilot tạo task đúng List.
Mọi người biết cài đặt nằm ở đâu.
Điều hướng cơ bản nhất quán giữa người dùng.
Feedback được gom một chỗ (Doc hoặc List).
Quyết định vòng cải tiến tiếp theo đã được ghi lại.

Các bước lab (10–15 phút)

Tạo một “Pilot Space” nhỏ với 1 List.
Tạo 5 task mẫu có assignee + due date.
Đẩy 2 task qua các status và comment tiến độ.
Nhờ một thành viên pilot tìm và cập nhật 1 task bằng Search.
Ghi lại điểm gây rối và điều chỉnh cấu trúc/cách đặt tên.

Kiểm chứng: một người mới hoàn toàn có thể cập nhật task mà không cần trợ giúp.

Link tài liệu chính thức

Làm việc trong ClickUp (Working in ClickUp)

Đọc nhanh

Học Hierarchy để công việc luôn nằm đúng chỗ.
Hiểu task là “đơn vị thực thi” cốt lõi.
Dùng views để xem cùng một khối công việc theo nhiều cách khác nhau.

Thời gian đọc: ~15 phút

Kết quả: bạn có thể giải thích và dùng hệ thống từ đầu đến cuối

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Tab này nói về “làm việc thật”: sắp xếp vị trí, tạo task, và giữ tiến độ hiển thị rõ. Đây là lớp “ClickUp vận hành ra sao”.

Mục đích/kết quả: cấu trúc nhất quán để cộng tác và báo cáo luôn sạch.
Dành cho: tất cả mọi người (ICs, quản lý, admin).
Khi nào: mỗi khi bạn tạo/theo dõi task hoặc tái cấu trúc dự án.
Vị trí: Space sidebar + thanh Views ở phía trên của từng “location”.
Liên quan: Views (đào sâu), Features/ClickApps (tuỳ biến), Docs.

2) Mô hình tư duy: Hierarchy + làm việc xoay quanh task

ClickUp tổ chức công việc theo các “địa điểm” trong Hierarchy và thực thi qua tasks. Views giúp bạn nhìn các task đó qua các “lăng kính” khác nhau.

Hierarchy: Workspace → Spaces → Folders/Lists → tasks (hạng mục công việc).
Tasks: status thể hiện tiến độ; fields + sections chứa chi tiết (assignees, Custom Fields, checklists, attachments).
Views: List/Board/Calendar hiển thị cùng task theo cách khác; chọn view phù hợp với việc cần làm.

Kết quả mong đợi: bạn đặt bất kỳ work item nào vào đúng vị trí trong Hierarchy một cách tự tin.

3) Đối tượng & thuật ngữ (từ điển tối thiểu)

Đây là các thuật ngữ tối thiểu để hiểu đa số tài liệu và trao đổi trong team.

Các tầng Hierarchy

Workspace
Space
Folder / List
Task

Thành phần của task

Status
Assignee(s)
Description
Custom Fields
Subtasks / checklists

Công cụ hiển thị/điều hướng

Views Bar
Pinned views
Favorites
Search

4) State machine / vòng đời (tasks)

Tasks đi qua các status thể hiện tiến độ từ to-do đến complete. Hãy coi status là “sự thật về bước tiếp theo”, không phải nhãn cho có.

To do: đã có bước tiếp theo rõ ràng, nhưng chưa bắt đầu.
In progress: đang có người làm; blockers nên lộ rõ.
Done: đạt tiêu chí hoàn thành; ghi note cuối trong comments.
Chuyển trạng thái: cập nhật status ngay khi “thực tế” đổi (đổi owner hoặc đổi next step), không phải “để sau”.

Kết quả mong đợi: đồng đội đoán được hành động tiếp theo chỉ bằng status + comment mới nhất.

5) Các việc cốt lõi cần làm

Đây là các hành động lặp lại giúp Workspace vẫn “dùng được” khi số lượng task tăng.

Tạo task với: tiêu đề, assignee, status, due date (nếu có).
Chia nhỏ công việc bằng subtasks và checklists để dễ thực thi.
Lưu ngữ cảnh trong description/attachments để người khác tự đọc tự hiểu.
Dùng comments làm nguồn sự thật cho quyết định và ghi chú tiến độ.
Dùng views để triage: board cho flow, list cho chi tiết, calendar cho thời gian.

6) Luồng chuẩn #1 — Chạy một dự án đơn giản trong một List

Luồng dự án “nhỏ nhất nhưng thật”: lên kế hoạch, thực thi, rồi đóng lại gọn gàng.

Chọn đúng List trong team Space.
Tạo 8–12 task đại diện cho deliverables, không phải ý tưởng mơ hồ.
Thêm assignees và due dates ở nơi có yếu tố thời gian.
Thêm 2–5 checklist items cho “definition of done” của từng task.
Di chuyển task qua statuses khi tiến độ thay đổi.
Dùng comments để ghi quyết định và bàn giao.
Khi xong, đảm bảo mỗi task có note cuối và status = done.

Kết quả mong đợi: ai cũng thấy “việc tiếp theo là gì” và “ai sở hữu” mà không cần họp.

7) Luồng chuẩn #2 — Dùng Search để làm việc nhanh

Khi Workspace lớn dần, tốc độ đến từ search + cách đặt tên nhất quán. Luồng này giúp bạn tạo “phản xạ”.

Mở Search (Cmd/Ctrl+K).
Tìm theo keyword của tiêu đề task; mở task.
Kiểm tra đường dẫn vị trí (Space/List) để học “work nằm ở đâu”.
Cập nhật 1 field (status hoặc due date) có chủ đích.
Thêm comment: “đã đổi gì + bước tiếp theo”.
Favorite location nếu bạn sẽ quay lại thường xuyên.

Kết quả mong đợi: bạn vẫn vận hành nhanh dù Workspace rất lớn.

8) Điểm quyết định (A/B)

Các lựa chọn dưới đây giúp giữ công việc có cấu trúc và dễ search.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Một task lớn hay chia nhỏ?	Chia bằng subtasks/checklists khi có nhiều bước/nhiều owner.	Giữ 1 task nếu thật sự chỉ một owner và một bước chính.
Khi nào cập nhật status?	Cập nhật ngay lúc thực tế thay đổi.	Tránh gom update một lần—báo cáo sẽ bị “cũ”.
Lưu ngữ cảnh ở đâu?	Để thông tin quan trọng trong description/attachments/comments.	Đừng dựa vào tin nhắn ngoài nền tảng cho chi tiết quan trọng.
Chọn view nào?	Chọn theo việc: flow vs time vs detail.	Đừng ép một view cho mọi loại công việc.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Task không có người chịu trách nhiệm → luôn gán assignee (người hoặc Team).
Status không khớp thực tế → định nghĩa rõ từng status nghĩa là gì và bám theo.
Công việc khó tìm → đặt tiêu đề nhất quán và đặt đúng location.
Quyết định bị “ẩn” → tóm tắt quyết định trong comments của task.
Quá nhiều List kiểu “misc” → tạo Lists có mục đích, bám workflow.

Link tài liệu chính thức

Tính năng và ClickApps (Features and ClickApps)

Đọc nhanh

ClickApps = công tắc bật/tắt tính năng, làm thay đổi hành vi trên toàn Workspace hoặc từng Space.
Chỉ bật những gì bạn có thể “chống lưng” bằng tiêu chuẩn và đào tạo.
Dùng App Center như bảng điều khiển cho ClickApps + integrations.

Thời gian đọc: ~12–15 phút

Kết quả: bạn tuỳ biến an toàn mà không tạo hỗn loạn

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Tab này hướng dẫn bạn tuỳ biến cách ClickUp hoạt động bằng ClickApps và các tính năng liên quan (như Custom Fields). Mục tiêu là tăng “độ mạnh” mà vẫn giữ tính nhất quán.

Dành cho: owners/admins, người thiết kế cấu trúc workspace, power users.
Khi nào: sau khi đã có baseline ổn định (pilot chứng minh dùng được).
Vị trí: App Center (mục ClickApps) để bật/tắt; các bài viết tính năng để hiểu chi tiết.
Liên quan: Integrations (App Center), Working in ClickUp (cấu trúc task).

2) Mô hình tư duy: “bật công tắc → đổi hành vi → cần tiêu chuẩn”

Mỗi ClickApp làm thay đổi cách ghi nhận, hiển thị, hoặc tự động hoá công việc. Bạn cần bộ quy tắc đi kèm (naming, statuses, cách dùng field) nếu không Workspace sẽ bị lệch chuẩn giữa các team.

Phạm vi áp dụng: toàn Workspace hoặc theo từng Space (tuỳ cách bạn quản trị).
Thay đổi hành vi: người dùng thấy thêm tuỳ chọn UI và có thể tạo thêm dữ liệu (fields, automations, v.v.).
Chuẩn hoá: định nghĩa “khi nào dùng” để dữ liệu vẫn so sánh được giữa các team.

Kết quả mong đợi: mỗi ClickApp được bật đều có 1 quy tắc viết rõ ràng về cách team dùng.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Dùng các “job” này để lên kế hoạch và triển khai rollout tính năng.

Kiểm kê những gì đang bật và xác định các tính năng “không dùng nhưng gây rối”.
Bật/tắt ClickApps có chủ đích trong App Center.
Giới thiệu Custom Fields như metadata có cấu trúc (có naming + ownership).
Dùng Custom Field dạng Button cẩn thận (trigger thủ công dễ tạo hành động không nhất quán nếu không có governance).
Tài liệu hoá “được phép dùng thế nào” cho từng tính năng và thêm ví dụ.

4) Luồng chuẩn #1 — Bật một ClickApp một cách an toàn

Luồng này giúp bạn tránh bật tính năng mà team không thể hỗ trợ hoặc không thể chuẩn hoá.

Mở App Center.
Vào mục ClickApps và tìm tính năng cần bật.
Quyết định phạm vi: toàn Workspace hay chỉ một vài Space (tuỳ governance).
Bật ClickApp và chỉ định 1 owner chịu trách nhiệm tiêu chuẩn hoá.
Tạo một Doc ngắn: “Khi nào dùng, khi nào không, ví dụ.”
Pilot với 1 team trong 1–2 tuần.
Chỉ rollout rộng khi đã có feedback và pattern sử dụng sạch, nhất quán.

Kết quả mong đợi: người dùng áp dụng nhất quán và báo cáo vẫn đáng tin.

5) Luồng chuẩn #2 — Thêm Custom Fields mà không làm bừa bộn

Custom Fields rất mạnh, nhưng phình to không kiểm soát sẽ làm hệ thống khó dùng. Hãy coi chúng như “schema”.

Xác định quyết định nào bạn muốn field hỗ trợ (reporting, sorting, trigger automation).
Chọn đúng loại field (date, checkbox, dropdown, button, v.v.).
Đặt tên rõ ràng (tránh trùng và tránh tên mơ hồ như “Priority2”).
Chỉ đặt default nếu thật sự an toàn.
Chỉ áp dụng vào đúng locations (đừng rải sang các Space không liên quan).
Thêm 1–2 task mẫu thể hiện cách dùng đúng.
Review mỗi tháng: giữ, gộp, hoặc “nghỉ hưu” các field không dùng.

Kết quả mong đợi: Custom Fields ít nhưng “đáng giá”, dễ dùng, dễ hiểu.

6) Điểm quyết định (A/B)

Chọn phương án giúp giảm chi phí bảo trì về lâu dài.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Bật ClickApp ngay?	Chỉ bật khi có nhu cầu workflow thật + có owner.	Đừng bật “cho chắc” hoặc “biết đâu cần”.
Phạm vi Custom Field?	Áp dụng trên tập location nhỏ nhất cần dùng.	Áp dụng mọi nơi làm tăng rối và trùng lặp.
Button Custom Field?	Chỉ dùng khi có quy tắc và đào tạo rõ ràng.	Không có tiêu chuẩn thì trigger thủ công tạo kết quả không đồng nhất.
Quản lý trong App Center?	Tập trung quyết định; ghi log thay đổi trong Doc.	Bật/tắt tuỳ hứng gây “drift” giữa các Space.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Quá nhiều ClickApps → tắt cái không dùng; giữ UI gọn.
Custom Field lan tràn → lập danh mục field + phân quyền ownership.
Field trùng nhau → gộp và đổi tên theo kế hoạch.
Không có ví dụ → đưa 2–3 “task mẫu tốt” làm chuẩn.
Rollout không pilot → test với 1 team trước.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng checklist này mỗi lần bạn bật một công tắc tính năng mới.

Pre-check

Có nhu cầu workflow rõ ràng.
Chốt phạm vi (Workspace/Space).
Chỉ định owner.
Soạn Doc tiêu chuẩn sử dụng.
Chọn pilot team.

Post-check

Có ví dụ trong task thật.
Pilot team dùng nhất quán.
Báo cáo vẫn chạy đúng kỳ vọng.
Câu hỏi support được ghi lại.
Quyết định rollout được ghi nhận.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Chạy mô phỏng rollout nhỏ để bạn lặp lại quy trình một cách tự tin.

Mở App Center và tìm ClickApps.
Chọn một ClickApp ít rủi ro để test (hoặc review một cái đang bật).
Viết hướng dẫn 6–8 dòng “khi nào dùng” trong một Doc.
Tạo 3 task và áp dụng tính năng nhất quán.
Nhờ một teammate đọc task và diễn giải—xem tính năng có làm rõ hơn không.

Tự kiểm chứng: người khác dùng đúng tính năng mà không cần hỏi bạn “nó nghĩa là gì”.

Link tài liệu chính thức

Chế độ xem (Views)

Đọc nhanh

Views là các cách khác nhau để nhìn cùng một tập task.
Dùng Views Bar để thêm, ghim (pin) và sắp xếp views.
Page views cho phép thêm tài nguyên như Docs, Dashboards, Whiteboards dưới dạng view.

Thời gian đọc: ~15 phút

Kết quả: bạn chọn đúng view cho đúng việc và giữ nó dễ truy cập

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Views giúp team nhìn công việc theo định dạng phù hợp với vấn đề (chi tiết, luồng, thời gian, khối lượng). Mục tiêu là giảm “kẹt” bằng cách khớp đúng view với nhu cầu.

Dành cho: mọi người; đặc biệt là lead chạy planning và reporting.
Khi nào: khi list quá lớn, khi cần timeline/board/calendar, hoặc khi tạo dashboard cá nhân.
Vị trí: phía trên Space/Folder/List trong Views Bar.
Liên quan: Working in ClickUp (tasks), Docs (tài liệu như một view), Dashboards (báo cáo).

2) Mô hình tư duy: task views vs page views

Task views tập trung vào task (List/Board/Calendar, v.v.). Page views cho phép thêm các “bề mặt” như Docs, Dashboards và Whiteboards như những view nằm cạnh task.

Task views: trực quan hoá task; filter/sort/grouping giúp tập trung.
Page views: thêm không gian không phải task để đặt ngữ cảnh và cộng tác.
Views Bar: “menu” để chuyển giữa các bề mặt này.

Kết quả mong đợi: bạn tạo được một “địa điểm” chứa cả phần làm việc (tasks) và phần ngữ cảnh (pages) mà không phải nhảy qua tool khác.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Dùng views để làm công việc trở nên rõ ràng và dễ quản lý.

Tạo đúng view cho đúng việc (List cho chi tiết, Board cho luồng, Calendar cho thời gian).
Ghim (pin) các view quan trọng để luôn hiện lên đầu.
Dùng private views cho workflow cá nhân khi bạn không muốn ảnh hưởng cả team.
Thêm Page views cho docs/dashboards/whiteboards như một “project hub”.
Giữ số lượng view hợp lý: ít nhưng mạnh tốt hơn hàng chục view na ná nhau.

4) Luồng chuẩn #1 — Thêm và ghim một view

Đây là luồng cơ bản để tạo một view bạn sẽ dùng hằng ngày.

Vào Space/Folder/List nơi các task đang nằm.
Trong Views Bar, bấm + View.
Chọn loại view (hoặc search).
Đặt tên rõ ràng (kèm đối tượng/mục đích).
Tuỳ chọn đặt Private nếu là view cá nhân.
Bật Pin view để luôn dễ truy cập.
Dùng Customize để set grouping/filtering đúng workflow.

Kết quả mong đợi: view quan trọng luôn hiện trong Views Bar, không bị “chôn”.

5) Luồng chuẩn #2 — Thêm Page view cho ngữ cảnh dự án

Dùng khi bạn muốn một hub để tài liệu và công việc nằm cạnh nhau.

Mở Space/Folder/List phù hợp.
Bấm + View trong Views Bar.
Chọn loại Page view (Docs, Dashboards, Whiteboards, v.v.).
Đặt tên “Project Hub” (hoặc tương tự) và pin.
Thêm dàn ý ngắn: mục tiêu, người phụ trách và link tới các task/view chính.
Cập nhật nó như một mục lục sống.

Kết quả mong đợi: mọi người tìm được kế hoạch, ngữ cảnh và view thực thi từ một chỗ.

6) Điểm quyết định (A/B)

Giữ views dễ hiểu và dễ bảo trì.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Quy trình team hay cá nhân?	Dùng shared views cho quy trình của team.	Dùng private views cho việc tổ chức cá nhân.
Quá nhiều view giống nhau?	Gộp lại và đặt tên tốt hơn.	View trùng lặp làm người dùng rối và dùng không nhất quán.
Cần ngữ cảnh không phải task?	Thêm Page view (Docs/Dashboards/Whiteboards) trong Views Bar.	Đừng rải link quan trọng khắp nơi một cách ngẫu nhiên.
View hằng ngày khó tìm?	Pin view.	View không pin sẽ khó thấy và dễ bị bỏ qua.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Tên view mơ hồ → ghi rõ mục đích + đối tượng (vd: “Sprint Board — Team”).
Không pin view quan trọng → pin các view dùng mỗi ngày.
Quá nhiều view → giữ bộ view tinh gọn và archive bản trùng.
Trộn nhu cầu cá nhân và team → dùng private views cho tracking cá nhân.
Không có hub view → thêm Page view để gom ngữ cảnh dự án.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng trước/sau khi tạo view mới.

Pre-check

Tôi biết đối tượng (tôi vs team).
Tôi biết mục đích (luồng/thời gian/chi tiết).
Tôi đang ở đúng vị trí trong Hierarchy.
Tôi có quy ước đặt tên trong đầu.
Tôi biết có nên pin hay không.

Post-check

Tên view rõ ràng.
Đã pin nếu quan trọng.
Filter/grouping đúng mục đích.
Team biết khi nào dùng view này.
Tránh tạo view trùng lặp.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Tạo bộ view mini bao phủ: chi tiết + luồng + ngữ cảnh.

Tạo List view tên “Backlog — Chi tiết”.
Tạo Board view tên “Đang làm — Luồng”.
Pin cả hai view.
Thêm Page view (Doc) tên “Project Hub”.
Trong hub, link tới 2 view và ghi rõ khi nào dùng từng view.

Tự kiểm chứng: một teammate tự chọn đúng view để trả lời câu hỏi (cái gì/khi nào/đang ra sao) mà không cần bạn hướng dẫn.

Link tài liệu chính thức

Trò chuyện (Chat)

Đọc nhanh

Chat hỗ trợ kênh (channels) + tin nhắn riêng (DMs), bám sát công việc.
Tạo task từ tin nhắn; tóm tắt luồng trao đổi bằng AI (nếu khả dụng).
Quy tắc: quyết định nằm trong task; Chat dùng để phối hợp.

Thời gian đọc: ~12 phút

Kết quả: bạn giao tiếp nhanh mà không làm mất “nguồn sự thật”

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Chat được thiết kế để đặt giao tiếp cạnh công việc. Mục tiêu là phối hợp nhanh hơn nhưng vẫn theo dõi kết quả trong tasks và docs.

Dành cho: team phối hợp công việc hằng ngày; leader cần căn chỉnh nhanh.
Khi nào: hỏi nhanh, bàn giao, thông báo, và phối hợp theo thread.
Vị trí: Global Navigation → Chat.
Liên quan: Tasks (nơi ghi quyết định), ClickUp AI (tóm tắt/agents nếu có), Security (thiết lập lưu trữ nếu áp dụng).

2) Mô hình tư duy: “chat → việc cần làm → task”

Mẫu đúng là: phối hợp trong Chat, rồi chuyển kết quả thành task (hoặc thêm ghi chú vào task hiện có). Nhờ vậy việc thực thi luôn nhìn thấy và báo cáo được.

Luồng tin nhắn: thảo luận diễn ra.
Tách hành động: tạo task từ tin nhắn (hoặc link tới task).
Nguồn ghi nhận: quyết định cuối + tiêu chí hoàn thành nằm trong task.

Kết quả mong đợi: không có việc quan trọng nào bị mắc kẹt trong thread chat.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Dùng Chat để giảm chi phí phối hợp.

Tạo hoặc tham gia đúng Channel cho team/dự án.
Dùng DM cho trao đổi 1:1 nhanh; đưa quyết định quay lại task.
Tạo task từ tin nhắn khi có hành động rõ ràng.
Dùng tóm tắt để chốt kết quả thread (nếu có qua ClickUp AI).
Dùng “View all channels” khi Workspace có nhiều kênh.

4) Luồng chuẩn #1 — Biến một thread Chat thành task được theo dõi

Giữ Chat “nhẹ” nhưng đảm bảo thực thi vẫn được tracking.

Trong một Channel, xác định tin nhắn nào ngụ ý cần hành động.
Tạo task từ tin nhắn đó (hoặc tạo task mới rồi link vào).
Set assignee + due date + status ngay lập tức.
Chép ngữ cảnh quan trọng từ thread vào description/comment của task.
Trả lời trong Chat kèm link task để mọi người theo cùng một nguồn sự thật.
Khi tiến độ thay đổi, update status trong task (không chỉ báo trong Chat).

Kết quả mong đợi: ai cũng xem được tiến độ từ task mà không phải đọc hết thread.

5) Luồng chuẩn #2 — Giữ Channels gọn và dễ dùng

Khi Chat dùng nhiều, cấu trúc rất quan trọng. Luồng này giúp kênh không bị “loạn”.

Thống nhất quy ước đặt tên Channel (team vs project vs announcements).
Mỗi Channel cho một chủ đề ổn định; tránh kiểu “mọi thứ ở mọi nơi”.
Khi chủ đề thành công việc, hãy tạo/link task thay vì tranh luận dài.
Tóm tắt kết quả (thủ công hoặc AI) và đăng kèm link.
Dùng trang “View all channels” để tìm đúng kênh thay vì tạo kênh trùng.
Định kỳ archive hoặc ngừng dùng kênh chết (quản trị bởi owner/admin).

Kết quả mong đợi: mọi người biết nói ở đâu, và không có gì quan trọng bị mất.

6) Điểm quyết định (A/B)

Dùng Chat theo cách hỗ trợ thực thi.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Có quyết định trong Chat?	Tóm tắt quyết định vào comment của task liên quan.	Đừng để quyết định chỉ nằm trong thread Chat.
Cần tham chiếu lâu dài?	Đưa vào Doc và gắn link.	Lịch sử Chat khó dùng để lưu tri thức.
Yêu cầu có thể hành động?	Tạo task từ tin nhắn.	Tránh kiểu “chắc mình sẽ nhớ” rồi quên.
Nhiều channels quá?	Dùng “View all channels” để tìm kênh có sẵn.	Đừng tạo kênh trùng cho cùng một chủ đề.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Việc cần làm không có task → chuyển thành task ngay.
Quyết định trôi đi → chốt kết quả trong tasks/docs.
Bùng nổ kênh → áp quy ước tên và mục đích từng kênh.
Báo cáo trạng thái quá nhiều trong Chat → update status trong task.
Thông tin khó tìm → luôn link tasks/docs khi nhắc tới.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng khi giới thiệu Chat cho một team.

Pre-check

Channels có mục đích rõ ràng.
Team hiểu quy tắc: quyết định → tasks.
Người phụ trách biết Chat nằm ở đâu trên nav.
Mọi người biết cách tạo task từ tin nhắn.
Hiểu kỳ vọng về lưu trữ (nếu áp dụng).

Post-check

Action items được theo dõi dưới dạng tasks.
Có tóm tắt thread khi cần.
Tỷ lệ kênh trùng thấp.
Trạng thái công việc được cập nhật trong tasks.
Team tìm kênh nhanh.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Luyện vòng lặp “chat → task” để thành phản xạ.

Đăng một yêu cầu trong Channel.
Tạo task từ tin nhắn đó.
Assign và đặt due date.
Reply kèm link task + tóm tắt 1 câu.
Update status task một lần và để lại comment chốt.

Tự kiểm chứng: chỉ cần mở link task là thấy đầy đủ kết quả.

Link tài liệu chính thức

AI của ClickUp (ClickUp AI)

Đọc nhanh

ClickUp AI là một bộ tính năng AI theo ngữ cảnh, dùng được ở nhiều nơi trong ClickUp.
Dùng AI để viết nháp/tóm tắt/trích xuất việc cần làm — và luôn bám vào nội dung trong Workspace của bạn.
Hiểu rõ góc độ quyền riêng tư trước khi triển khai rộng.

Thời gian đọc: ~12–15 phút

Kết quả: bạn lấy được giá trị từ AI nhưng vẫn giữ công việc chính xác và an toàn

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

ClickUp AI giúp bạn làm việc nhanh hơn bằng cách tóm tắt, viết nháp, và hỗ trợ tương tác với Workspace. Mục tiêu là tăng tốc mà không hy sinh tính đúng.

Dành cho: bất kỳ ai tạo nội dung, quản lý tasks, hoặc cần tóm tắt trao đổi hợp tác.
Khi nào: viết nháp docs/comments, tóm tắt threads, lập kế hoạch, và trích xuất bước tiếp theo.
Vị trí: khả dụng ở nhiều “bề mặt” trong ClickUp tùy theo quyền truy cập tính năng.
Liên quan: Chat (tóm tắt), Docs (viết nháp), Security (tài liệu quyền riêng tư của AI).

2) Mô hình tư duy: AI hỗ trợ, bạn kiểm chứng

Đầu ra của AI nên xem như bản nháp. Bạn chịu trách nhiệm kiểm tra ngày tháng, người phụ trách, và cam kết — đặc biệt khi biến tóm tắt thành tasks.

Chất lượng đầu vào: đưa ngữ cảnh rõ (cái gì, ai, ràng buộc).
Xử lý đầu ra: kiểm chứng rồi chuyển thành tasks/docs có owner và due date.
Khớp quy trình: dùng AI cho viết nháp/tóm tắt, không dùng để “quyết định sự thật”.

Kết quả mong đợi: AI tiết kiệm thời gian nhưng không bao giờ trở thành nguồn sai lệch.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Đây là các cách dùng dễ, an toàn cho người mới và cho giá trị ngay.

Tóm tắt thread dài và trích xuất việc cần làm.
Viết nháp mô tả task kèm tiêu chí nghiệm thu và checklist.
Viết lại ghi chú lộn xộn thành bullet và bước rõ ràng.
Tạo template nhất quán cho cập nhật định kỳ (weekly status, release notes).
Dùng AI để hỗ trợ viết prompt/hướng dẫn cho Agents (nếu áp dụng).

4) Luồng chuẩn #1 — Tóm tắt → trích hành động → tạo tasks

Biến trao đổi không cấu trúc thành thực thi có thể theo dõi.

Xác định thread/doc/comments bạn muốn tóm tắt.
Chạy AI để tạo bản tóm tắt.
Yêu cầu AI liệt kê action items kèm owner và due date (bản nháp).
Kiểm chứng từng mục (xác nhận owner, due date, phạm vi).
Tạo tasks từ các mục đã kiểm chứng và link ngược về nguồn (thread/doc).
Đăng một bản chốt ngắn kèm các link tasks.

Kết quả mong đợi: team có danh sách task gọn, theo dõi được, và có nguồn gốc từ cuộc trao đổi.

5) Luồng chuẩn #2 — Soạn một task chất lượng cao

Task tốt giảm họp. Dùng AI để viết nháp, rồi bạn chốt chi tiết.

Viết prompt ngắn: mục tiêu, ràng buộc, người dùng mục tiêu, và định nghĩa “xong”.
Yêu cầu AI viết nháp mô tả task.
Yêu cầu AI gợi ý checklist (2–8 bước) và rủi ro/bẫy thường gặp.
Chỉnh lại cho đúng và thêm tiêu chí nghiệm thu cụ thể.
Set assignee, due date, và status.
Chia sẻ link task và xin xác nhận các giả định.

Kết quả mong đợi: task có thể làm ngay mà không cần hỏi lại.

6) Điểm quyết định (A/B)

Chọn phương án giúp AI hữu ích nhưng vẫn an toàn.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
AI gợi ý owners/dates?	Xác thực với người thật; rồi mới tạo tasks.	Đừng “gán việc” tự động dựa trên AI.
Cần hướng dẫn tái sử dụng?	Lưu prompts trong Doc/template và cải tiến dần.	Đừng dựa vào trí nhớ “prompt nào hiệu quả”.
Dùng Agents?	Bắt đầu việc hẹp, rủi ro thấp và bắt buộc có bước kiểm tra của người.	Tránh phạm vi rộng/tự động quá mức khi chưa có guardrails.
Lo ngại quyền riêng tư?	Xem tài liệu privacy/security và policy nội bộ trước.	Đừng rollout rộng khi chưa thống nhất.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Tin mù owners/dates do AI đưa → luôn kiểm chứng.
Prompt mơ hồ → thêm mục tiêu, ràng buộc, và định dạng mong muốn.
Không link đầu ra → link tasks về nguồn thread/doc.
Xem AI như “người quyết định” → AI viết nháp; con người quyết.
Rollout khi chưa có policy → viết rõ AI được dùng khi nào và để làm gì.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng cho mọi thay đổi quy trình có AI tham gia.

Pre-check

Đã xác định use case.
Đã có template prompt.
Đã có bước kiểm chứng.
Đã review privacy/security.
Đã chọn nhóm pilot.

Post-check

Đầu ra đúng sau khi review.
Tasks được tạo nhất quán từ action items.
Thời gian tiết kiệm đo được.
Lỗi được ghi lại và xử lý.
Policy được cập nhật nếu cần.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Thử một workflow an toàn, rủi ro thấp: chỉ tóm tắt và viết nháp.

Chọn một thread đã kết thúc hoặc ghi chú cuộc họp.
Tạo summary + action items.
Kiểm chứng action items và tạo 2 tasks.
Dùng AI viết nháp mô tả cho 1 task kèm checklist.
Review độ đúng và tinh chỉnh template prompt của bạn.

Tự kiểm chứng: tasks tạo ra đúng, assign đúng, và link ngược về nguồn.

Link tài liệu chính thức

Tích hợp và API của ClickUp

Đọc nhanh

Dùng App Center để kết nối và quản lý các tích hợp.
Integration Automations giúp tự động hoá công việc giữa ClickUp và ứng dụng khác.
API dùng để xây app tuỳ chỉnh và tích hợp theo chuẩn OAuth.

Thời gian đọc: ~15 phút

Kết quả: bạn kết nối công cụ an toàn và giảm việc tay lặp lại

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Tích hợp giúp ClickUp kết nối với các công cụ bạn đang dùng. Mục tiêu là giữ công việc tập trung ở ClickUp, đồng thời tự động hoá các cập nhật lặp đi lặp lại giữa nhiều hệ thống.

Dành cho: admins và ops; power users; lập trình viên (API).
Khi nào: khi team phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài (email, calendar, GitHub, CRM, v.v.).
Vị trí: App Center cho tích hợp; tài liệu API cho phần build tuỳ chỉnh.
Liên quan: ClickApps (App Center), Security (kiểm soát truy cập), Automations (trigger tích hợp).

2) Mô hình tư duy: “hệ thống nguồn → đồng bộ → tự động hoá”

Đa số tích hợp rơi vào 3 nhóm: (1) đồng bộ dữ liệu, (2) tự động hoá theo sự kiện, hoặc (3) ứng dụng tuỳ chỉnh qua API. Hãy chọn cách đơn giản nhất đáp ứng nhu cầu.

Tích hợp đồng bộ (Sync): giữ các đối tượng giữa hệ thống được khớp nhau.
Integration Automations: kích hoạt hành động theo sự kiện (đổi status, merge PR, event lịch, ...).
API: build luồng tuỳ chỉnh và ứng dụng (thường dùng OAuth).

Kết quả mong đợi: bạn biết mình cần sync, automation hay API — và tránh “overbuild”.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Những việc này giúp tích hợp ổn định và an toàn.

Kết nối app qua App Center và kiểm tra quyền (permissions).
Quyết định quyền sở hữu dữ liệu: hệ thống nào là nguồn sự thật (source of truth).
Thiết lập Integration Automations để giảm thao tác thủ công.
Theo dõi và định kỳ rà soát tích hợp để phát hiện lệch dữ liệu hoặc lỗi xác thực.
Với build tuỳ chỉnh: dùng ClickUp API với OAuth và ghi rõ phạm vi quyền (scopes).

4) Luồng chuẩn #1 — Kết nối một tích hợp qua App Center

Đây là cách chuẩn để kết nối các công cụ được hỗ trợ và quản lý tập trung.

Mở App Center.
Tìm app mục tiêu (duyệt hoặc search).
Xem tích hợp cần truy cập dữ liệu gì và ai sẽ là người chịu trách nhiệm (owner).
Kết nối/xác thực theo cách được khuyến nghị.
Nếu được, test ở phạm vi nhỏ (một Space/List).
Ghi lại: mục đích, owner, và hành vi mong đợi.
Chỉ rollout rộng sau khi đã kiểm tra ổn.

Kết quả mong đợi: tích hợp chạy ổn định và có owner để bảo trì.

5) Luồng chuẩn #2 — Thiết lập Integration Automations

Integration Automations giúp tự động hoá các việc lặp lại giữa ClickUp và app khác.

Xác định một workflow lặp lại giữa công cụ (email, Slack update, đổi trạng thái GitHub, follow-up lịch, ...).
Đảm bảo tích hợp đã được kết nối và cấp quyền.
Tạo automation: chọn trigger (sự kiện) và action (kết quả).
Test bằng một sự kiện task mẫu.
Thêm guardrails (tránh loop, giới hạn phạm vi, thêm điều kiện).
Hướng dẫn team: “khi X xảy ra, automation sẽ làm Y”.

Kết quả mong đợi: một cập nhật thủ công phổ biến trở thành tự động và nhất quán.

6) Điểm quyết định (A/B)

Chọn cách tích hợp an toàn và ít bảo trì nhất.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Cần kết nối đơn giản?	Dùng tích hợp trong App Center.	Chỉ dùng API khi App Center không đáp ứng.
Có khả năng xung đột dữ liệu?	Chọn 1 “source of truth”; hạn chế chỉnh sửa hai chiều.	Sync không kiểm soát sẽ gây rối.
Rủi ro automation?	Thêm điều kiện và test phạm vi nhỏ.	Tránh trigger quá rộng gây spam/loop.
Ai sở hữu?	Chỉ định owner và ghi rõ hành vi.	Không có owner = quy trình hỏng về sau.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Không quyết “source of truth” → ghi rõ hệ thống nào thắng khi xung đột.
Automation quá rộng → giới hạn phạm vi và thêm điều kiện.
Auth hết hạn âm thầm → lên lịch kiểm tra định kỳ.
Không có tài liệu → ghi lại mục đích, owner, và lịch sử thay đổi.
Build custom quá sớm → ưu tiên dùng tích hợp hỗ trợ sẵn trước.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng cho mọi rollout tích hợp.

Pre-check

Đã xác định use case.
Đã gán owner cho tích hợp.
Đã review quyền truy cập.
Đã quyết “source of truth”.
Đã chuẩn bị kế hoạch test.

Post-check

Test đạt.
Điều kiện automation đã kiểm tra.
Đã tạo tài liệu.
Team hiểu hành vi mong đợi.
Đã lên lịch bảo trì/kiểm tra định kỳ.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Tạo một automation nhỏ và kiểm chứng vòng lặp end-to-end.

Mở App Center và xác nhận có một tích hợp đã được kết nối.
Tạo một Integration Automation (trigger + action).
Kích hoạt bằng một sự kiện task test.
Xác nhận hành động ở ứng dụng ngoài đã xảy ra.
Ghi lại workflow và gán owner.

Tự kiểm chứng: bạn lặp lại được automation và luôn ra cùng kết quả.

Link tài liệu chính thức

Dữ liệu, quyền riêng tư và bảo mật

Đọc nhanh

Khu vực này nói về chính sách quyền riêng tư/bảo mật và các kiểm soát liên quan (tuỳ gói/role có thể khác nhau).
Dùng trước khi rollout: tích hợp, chia sẻ công khai, hoặc tính năng AI.
Nắm yêu cầu của tổ chức bạn (lưu trữ/retention, audit logs, tuân thủ).

Thời gian đọc: ~12–15 phút

Kết quả: Workspace của bạn tuân thủ và kiểm soát rủi ro tốt hơn

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

Tab này giúp bạn hiểu mức độ bảo vệ dữ liệu và tư thế bảo mật của ClickUp, đồng thời cách chia sẻ an toàn và quản trị phù hợp. Mục tiêu là giảm rủi ro nhưng không “chặn” năng suất làm việc.

Dành cho: admins, security/compliance, IT, và chủ Workspace.
Khi nào: trước khi bật tính năng nhạy cảm (AI, chia sẻ công khai, tích hợp bên ngoài) hoặc khi audit.
Vị trí: Help Center → chuyên mục Data, privacy, and security.
Liên quan: Integrations, ClickUp AI, chia sẻ Docs / public views.

2) Mô hình tư duy: chính sách → kiểm soát → kiểm chứng

Bảo mật là một vòng lặp: hiểu chính sách, cấu hình kiểm soát, rồi kiểm chứng bằng log hoặc rà soát định kỳ. Một số kiểm soát phụ thuộc gói dịch vụ và vai trò người dùng.

Chính sách: ClickUp cam kết gì về quyền riêng tư và phạm vi bảo mật theo từng tính năng.
Kiểm soát: các thiết lập như retention/xác thực (nếu gói hỗ trợ).
Kiểm chứng: dùng audit logs hoặc review định kỳ (nếu có).

Kết quả mong đợi: bạn giải thích được dữ liệu được bảo vệ thế nào và bạn kiểm tra tuân thủ bằng cách nào.

3) Các việc cốt lõi cần làm

Những việc này giúp giảm rủi ro nhưng vẫn hỗ trợ cộng tác.

Rà soát chính sách quyền riêng tư/bảo mật bao phủ các tính năng ClickUp.
Quyết định cách tổ chức xử lý chia sẻ công khai (views/docs/forms) và nhu cầu xác thực.
Đặt kỳ vọng retention cho Chat và nội dung khác (nếu gói hỗ trợ).
Dùng audit logging (nếu có) để xác minh truy cập và lịch sử thay đổi.
Rà soát hỗ trợ tuân thủ (vd: GDPR) cho nhu cầu export/xoá dữ liệu.

4) Luồng chuẩn #1 — Rà soát bảo mật trước khi bật tính năng mới

Dùng trước khi rollout tích hợp, AI, hoặc chia sẻ công khai.

Xác định tính năng và dữ liệu mà nó sẽ “đụng” tới.
Kiểm tra tính khả dụng theo plan/role và các kiểm soát bạn thực sự cấu hình được.
Rà soát phạm vi chính sách privacy/security của ClickUp cho tính năng đó.
Quyết định governance: ai được bật/dùng, và dùng ở đâu.
Ghi rõ quy tắc sử dụng/chia sẻ chấp nhận được.
Pilot nhóm nhỏ và thu thập vấn đề.
Chỉ rollout toàn tổ chức sau khi được duyệt và đã training.

Kết quả mong đợi: tính năng mới lên sóng với quy tắc rõ ràng và ít rủi ro hơn.

5) Luồng chuẩn #2 — Kiểm chứng tư thế tuân thủ (nhẹ, dễ làm)

Routine kiểm chứng thân thiện cho người mới, không cần tool bảo mật phức tạp.

Liệt kê 3 vùng rủi ro lớn nhất trong Workspace (chia sẻ ngoài, integrations, AI).
Xác nhận các kiểm soát tổ chức bạn yêu cầu (retention, xác thực, auditability).
Kiểm tra hiện đang bật gì và ai sở hữu từng capability.
Rà soát tài liệu của từng capability (policy + cấu hình hiện tại).
Ghi các “lỗ hổng” vào danh sách task khắc phục kèm owner/due date.
Lên lịch review hàng tháng.

Kết quả mong đợi: bạn có danh sách cải thiện bảo mật “còn sống”, có người chịu trách nhiệm, và thói quen review định kỳ.

6) Điểm quyết định (A/B)

Chọn theo mức chấp nhận rủi ro của tổ chức bạn.

Tình huống	Phương án A	Phương án B
Có cần chia sẻ công khai?	Dùng chia sẻ công khai kèm kiểm soát xác thực khi cần.	Tắt chia sẻ công khai nếu không cần.
Rollout AI?	Bắt đầu từ use case rủi ro thấp + có policy rõ ràng.	Đừng rollout rộng nếu chưa có governance plan.
Cần auditability?	Dùng audit logs (nếu có) và review định kỳ.	Nếu không có, làm quy trình review thủ công và giảm rủi ro bằng cách hạn chế phạm vi.
Nhu cầu retention?	Cấu hình retention khi gói hỗ trợ (vd: Chat retention controls).	Nếu không cấu hình được, điều chỉnh hành vi: không đưa thông tin nhạy cảm vào Chat.

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Bật tính năng khi chưa có policy → viết quy tắc acceptable-use trước.
Giả định mọi kiểm soát đều có → xác nhận plan/role trước khi cam kết “sẽ làm được”.
Chia sẻ ngoài mà không review → ghi rõ cái gì được share và ai được share.
Không có owner cho integrations → gán owner chịu trách nhiệm + lịch review.
Lưu dữ liệu nhạy cảm tuỳ tiện → để dữ liệu nhạy cảm ở nơi kiểm soát tốt, phân quyền phù hợp.

7) Checklist: pre-check + post-check

Dùng khi duyệt một capability mới hoặc thay đổi chia sẻ.

Pre-check

Đã xác định tính năng + hiểu dữ liệu bị ảnh hưởng.
Đã xác nhận plan/role hỗ trợ.
Đã gán owner.
Đã ghi acceptable-use.
Đã xác định phạm vi pilot.

Post-check

Đã training.
Hành vi chia sẻ khớp policy.
Kỳ vọng retention được đáp ứng (nếu áp dụng).
Có quy trình audit/review.
Issue được track kèm owner.

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Làm một bài quản trị nhỏ để “biến lý thuyết thành thật”.

Tạo một Doc “Chính sách Bảo mật & Chia sẻ” cho Workspace.
Thêm 5 gạch đầu dòng: cái gì được share, share ở đâu, và ai được share.
Liệt kê các integration hiện có và gán owner.
Quyết định loại nội dung nào tuyệt đối không đưa vào Chat.
Tạo task review hàng tháng.

Tự kiểm chứng: ai đọc policy cũng hiểu “mặc định an toàn” là gì.

Your favorites

Hướng dẫn bắt đầu (Onboarding)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: Global Navigation + Home Sidebar

3) Các việc cốt lõi (tuần đầu tiên của bạn)

Việc A — Tìm công việc của tôi

Việc B — Ghi nhận công việc thật nhanh

Việc C — Theo dõi cập nhật

4) Luồng chuẩn #1 — Vào Workspace và làm quen

5) Luồng chuẩn #2 — Thiết lập thói quen “việc của tôi”

6) Điểm quyết định (chọn bước tiếp theo đúng)

7) Rào chắn: nên/không nên + lỗi hay gặp

Nên

Không nên

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

8) Minh chứng & luyện tập (10–15 phút)

“Tốt” trông như thế nào

Pre-check

Post-check

Bài thực hành

Link tài liệu chính thức

Bắt đầu thiết lập (Getting started)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: cài đặt Workspace vs cài đặt tài khoản

3) Các việc cốt lõi (baseline cho admin)

4) Luồng chuẩn #1 — Tạo/chuẩn bị baseline cho Workspace

5) Luồng chuẩn #2 — Thiết lập cá nhân cho người dùng mới

6) Điểm quyết định (A/B)

7) Rào chắn + lỗi hay gặp

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

8) Bài thực hành + checklist

Pre-check

Post-check

Các bước lab (10–15 phút)

Link tài liệu chính thức

Làm việc trong ClickUp (Working in ClickUp)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: Hierarchy + làm việc xoay quanh task

3) Đối tượng & thuật ngữ (từ điển tối thiểu)

Các tầng Hierarchy

Thành phần của task

Công cụ hiển thị/điều hướng

4) State machine / vòng đời (tasks)

5) Các việc cốt lõi cần làm

6) Luồng chuẩn #1 — Chạy một dự án đơn giản trong một List

7) Luồng chuẩn #2 — Dùng Search để làm việc nhanh

8) Điểm quyết định (A/B)

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Link tài liệu chính thức

Tính năng và ClickApps (Features and ClickApps)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: “bật công tắc → đổi hành vi → cần tiêu chuẩn”

3) Các việc cốt lõi cần làm

4) Luồng chuẩn #1 — Bật một ClickApp một cách an toàn

5) Luồng chuẩn #2 — Thêm Custom Fields mà không làm bừa bộn

6) Điểm quyết định (A/B)

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

7) Checklist: pre-check + post-check

Pre-check

Post-check

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Link tài liệu chính thức

Chế độ xem (Views)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: task views vs page views

3) Các việc cốt lõi cần làm

4) Luồng chuẩn #1 — Thêm và ghim một view

5) Luồng chuẩn #2 — Thêm Page view cho ngữ cảnh dự án

6) Điểm quyết định (A/B)

Lỗi hay gặp (và cách tránh)

7) Checklist: pre-check + post-check

Pre-check

Post-check

8) Bài thực hành (10–15 phút)

Link tài liệu chính thức

Trò chuyện (Chat)

1) Mục đích, dành cho ai, nằm ở đâu

2) Mô hình tư duy: “chat → việc cần làm → task”

3) Các việc cốt lõi cần làm

4) Luồng chuẩn #1 — Biến một thread Chat thành task được theo dõi