Gusto
Gusto là một nền tảng quản trị nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, giúp bạn quản lý bảng lương, quản lý nhân sự, và phúc lợi (như bảo hiểm) trong cùng một chỗ: bạn nhập thông tin nhân viên và lịch trả lương, hệ thống sẽ tự tính lương/khấu trừ cơ bản, tạo phiếu lương, theo dõi giấy tờ và hỗ trợ các bước gia nhập để đội ngũ bắt đầu làm việc nhanh hơn.
- Thiết lập & thông tin công ty
- Nhân sự
- Bảng lương
- Phúc lợi
- Thời gian & Chấm công
- Thuế, biểu mẫu và tuân thủ
- Báo cáo
- App directory
Thiết lập & thông tin công ty
Lướt nhanh
Đây là nơi bạn đặt “luật chơi”: ai được làm gì, tài khoản được bảo vệ ra sao, và các thông tin cốt lõi của công ty mà Gusto dùng xuyên suốt People, Payroll, Taxes và Reports.
- Ưu tiên làm đúng hồ sơ công ty trước (tên pháp lý, địa chỉ, các mã số thuế/định danh bạn sẽ nhập khi thiết lập).
- Khoá chặt quyền truy cập (admin, phê duyệt, xác minh 2 bước, chống gian lận).
- Biết chỗ tìm thiết lập cấp tài khoản vs thiết lập theo từng tính năng.
- Giữ “dấu vết kiểm tra” đơn giản: ai đổi gì, và khi nào (thông qua ranh giới vai trò + luồng phê duyệt).
1) Mục đích / Kết quả cần đạt
Mục tiêu của bạn ở đây là cấu hình “sự thật tối thiểu của công ty” để mọi thứ khác chạy được: danh tính, kiểm soát truy cập và thiết lập payroll nền tảng. Nếu làm phần này gọn gàng, việc thêm nhân sự và chạy payroll sẽ gần như theo quy trình thường lệ.
- Xác nhận thông tin định danh công ty dùng cho hồ sơ thuế và tài liệu.
- Thiết lập vai trò admin và quyền xem báo cáo trước khi mời thêm người.
- Bật các lớp bảo vệ (xác minh 2 bước, kiểm soát gian lận) càng sớm càng tốt.
- Đặt kỳ vọng về phê duyệt để các hành động payroll không bị “bất ngờ”.
- Biết thiết lập nào là toàn cục vs theo từng tính năng (vd: phê duyệt payroll vs phê duyệt nghỉ phép).
2) Ai cần dùng + Khi nào dùng
Tab này quan trọng nhất với Primary admin và bất kỳ ai chịu trách nhiệm về rủi ro, quản trị payroll hoặc kiểm toán. Thường bạn chạm vào lúc thiết lập ban đầu, sau đó chỉ quay lại khi có thay đổi (thêm admin mới, đổi chính sách, sự cố bảo mật).
- Primary admin thiết lập tài khoản lần đầu.
- Lead vận hành/tài chính muốn thêm phê duyệt hoặc siết quyền.
- Team thêm tích hợp cần quyền admin để uỷ quyền.
- Bất kỳ lúc nào đổi địa chỉ pháp lý, thông tin ngân hàng hoặc liên hệ quan trọng.
- Khi ai đó cần quyền xem Reports nhưng không cần quyền Payroll đầy đủ.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Trong IA của Help Center, khu vực này nằm dưới “Employers and admins” và gom nhóm các nội dung về setup, account settings và admin permissions. Nó kết nối trực tiếp tới People (thêm nhân sự), Payroll (chạy lương) và Taxes & Compliance (khai/nộp).
4) Mô hình tư duy / Luồng
Hãy xem tab này như “cấu hình toàn cục”. Phần lớn mục ở đây là điều kiện tiên quyết: mở khoá tính năng, giảm rủi ro và xác định ai được phê duyệt hoặc xem dữ liệu nhạy cảm.
- Thiết lập định danh công ty + thông tin cốt lõi (được dùng ở mọi nơi).
- Xác định cấu trúc admin (Primary admin + các admin/manager được uỷ quyền).
- Bật lớp bảo vệ (xác minh 2 bước, chống gian lận) và kiểm tra quyền truy cập.
- Cấu hình phê duyệt (vd: phê duyệt payroll) để hành động được review.
- Chỉ xem lại khi thay đổi nhân sự/chính sách.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Đây là các khái niệm cấp tài khoản thường được nhắc trong bài viết về setup và bảo mật. Nắm một lần để tránh cấp quyền quá tay.
- Primary admin: admin cấp cao nhất, có thể quản lý vai trò/quyền.
- Admin / Manager / Employee: các mức quyền quyết định bạn nhìn thấy/làm được gì.
- Approvals: “cổng” review cho hành động tác động lớn (như phê duyệt payroll).
- 2-step verification: lớp bảo vệ đăng nhập (trong account settings).
- SOC reports / bridge letters: tài liệu đảm bảo an ninh (nếu có).
6) Trạng thái / Vòng đời
Thiết lập tài khoản thường theo vòng đời đơn giản: khởi tạo → cấu hình → bảo mật → quản trị → duy trì. “Checklist setup” cụ thể sẽ khác nhau theo công ty, nhưng cấu trúc thì gần như giống nhau.
- Khởi tạo: tạo tài khoản và chọn gói.
- Cấu hình: thêm thông tin công ty và các thông tin payroll nền tảng.
- Bảo mật: bật xác minh 2 bước và các thiết lập chống gian lận.
- Quản trị: đặt vai trò/quyền và luồng phê duyệt.
- Duy trì: rà soát định kỳ (admin mới, cập nhật chính sách, kiểm toán).
7) Các “việc chính” cần làm
Đây là các “job” quản trị phổ biến, thuộc nhóm thiết lập cấp tài khoản chứ không phải một tab tính năng riêng lẻ.
Mời đúng admin
- Liệt kê ai cần truy cập (tài chính, HR, manager phê duyệt).
- Cấp quyền tối thiểu cần thiết.
- Kiểm tra quyền Reports tách biệt với quyền Payroll.
- Chỉ định một “owner” để review quyền truy cập định kỳ.
Bảo vệ đăng nhập
- Bật xác minh 2 bước cho admin.
- Ghi lại quy trình khôi phục cho Primary admin.
- Dùng thiết lập/chỉ dẫn chống gian lận và theo dõi thay đổi.
- Giữ nhóm admin gọn và đáng tin cậy.
Thiết lập phê duyệt
- Chọn việc nào cần review (vd: gửi payroll).
- Chỉ định approver và approver dự phòng.
- Test luồng phê duyệt bằng một thay đổi ít rủi ro.
- Truyền thông rõ “cutoff” (khi dữ liệu phải chốt).
8) Luồng chuẩn #1 — Bảo mật quyền admin (6–8 bước)
Làm việc này trước khi mời team rộng hơn. Mục tiêu là đảm bảo tài khoản không dễ bị chiếm quyền và trách nhiệm rõ ràng.
- Xác định Primary admin và ít nhất 1 admin dự phòng (theo chính sách, không dùng chung tài khoản).
- Bật xác minh 2 bước cho admin trong account settings.
- Xem hướng dẫn/thiết lập chống gian lận (nếu có) trong account settings.
- Mời thêm admin với quyền tối thiểu cần thiết.
- Xác nhận từng admin đăng nhập được và chỉ thấy đúng các tab cần dùng.
- Ghi lại ai phê duyệt hành động payroll và cách escalations khi có sự cố.
9) Luồng chuẩn #2 — Chuẩn bị để báo cáo “sạch” (6–8 bước)
Nhiều “rối báo cáo” thực ra là rối về quyền. Hãy đặt vai trò và quyền Reports có chủ đích để đúng người tự phục vụ được.
- Liệt kê các loại báo cáo stakeholders cần (payroll, thuế, HR/time).
- Cấp quyền xem báo cáo theo vai trò admin phù hợp (đừng cấp thừa quyền payroll).
- Nhờ một admin không phải primary mở Reports để xác nhận phạm vi nhìn thấy.
- Tạo “checklist báo cáo hàng tháng” đơn giản và gán owner.
- Quyết định nơi lưu export chính thức (shared drive) và ai được truy cập.
- Rà soát quyền theo quý (hoặc khi đổi vai trò).
10) Điểm quyết định (A/B)
Dùng các ngã rẽ phổ biến này để tránh làm lại. Khi phân vân, ưu tiên lựa chọn giảm quyền truy cập — sau này có thể mở rộng thêm.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm trong Gusto |
|---|---|---|---|
| Ai đó chỉ cần Reports | A: Họ cũng chạy payroll | B: Họ không nên chạy payroll | Cấp quyền xem báo cáo; giữ quyền payroll ở mức tối thiểu. |
| Phê duyệt payroll | A: Team có một owner | B: Cần nhiều người review | Thiết lập payroll approvals và approver dự phòng (khu vực quyền admin). |
| Mức độ bảo mật tài khoản | A: Ít admin | B: Nhiều admin | Bắt buộc xác minh 2 bước và rà soát danh sách admin thường xuyên. |
| Cần bằng chứng cho vendor/security review | A: Chỉ nội bộ | B: Yêu cầu audit/khách hàng bên ngoài | Yêu cầu SOC reports/bridge letters (nếu có) từ account settings. |
11) Guardrails — Nên/Không nên, lỗi thường gặp, vai trò
Các guardrails này giúp tránh lỗi admin đau nhất: bị khoá tài khoản, cấp quyền quá rộng và “bất ngờ payroll”.
Nên
- Bật xác minh 2 bước cho admin từ sớm.
- Giữ vai trò Primary admin ổn định và có ghi chú rõ.
- Dùng phê duyệt cho hành động tác động lớn khi hệ thống hỗ trợ.
Không nên
- Không chia sẻ login hoặc tạo user chung kiểu “admin@”.
- Không cấp quyền payroll chỉ để ai đó xem reports.
- Không đổi thiết lập cốt lõi của công ty mà không ghi lại lý do.
Lỗi thường gặp (tránh)
- Admin không thấy Reports → thiếu quyền xem báo cáo.
- Primary admin rời công ty → không có kế hoạch bàn giao.
- Quá nhiều admin → thiếu trách nhiệm rõ ràng và tăng rủi ro.
- Không có luồng phê duyệt → payroll chạy trước khi time/time-off được chốt.
- Cuống khi security review → chưa xin trước SOC/tài liệu bảo mật.
12) Bằng chứng & Thực hành — “đúng chuẩn” trông như thế nào, checklist, lab
Dùng phần này để kiểm tra bạn đã cấu hình đúng và thực hành một thay đổi an toàn từ đầu đến cuối.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Mọi admin đều bật xác minh 2 bước và đăng nhập thành công.
- Chỉ nhóm tối thiểu có thể chạy payroll; người khác có thể xem Reports nếu cần.
- Trách nhiệm phê duyệt được ghi lại và thực sự được dùng.
- Thông tin công ty nhất quán (không có địa chỉ mâu thuẫn giữa các nơi).
- Có người chịu trách nhiệm review quyền theo quý.
Checklist: Trước khi làm
- Đã xác định Primary admin và kế hoạch admin dự phòng.
- Đã quyết định chính sách xác minh 2 bước và bật lên.
- Đã phác thảo danh sách admin (tên + trách nhiệm).
- Đã map nhu cầu báo cáo theo người/vai trò.
- Đã ghi lại quyết định về luồng phê duyệt.
- Đã cân nhắc nhu cầu tài liệu bảo mật (SOC/bridge).
Checklist: Sau khi làm
- Mỗi admin chỉ truy cập được các tab họ cần.
- Đã xác nhận Reports access cho người không cần quyền payroll.
- Đã test xác minh 2 bước trên thiết bị thứ hai.
- Đã test luồng phê duyệt bằng một hành động ít rủi ro.
- Đã gán owner cho việc review quyền theo quý.
- Đã lưu ghi chú: ai phê duyệt gì và vì sao.
Bài thực hành (10 phút): “Tạo vai trò xem báo cáo an toàn”
Mục tiêu: cho ai đó quyền xem/xuất báo cáo nhưng không có quyền can thiệp payroll. Đây là thói quen “cấp quyền tối thiểu”.
- Chọn một teammate đáng tin chỉ cần reports.
- Mời họ với bộ vai trò/quyền có Reports access.
- Nhờ họ đăng nhập và vào tab Reports.
- Nhờ họ tải xuống 1 báo cáo không nhạy cảm.
- Xác nhận họ không thể chạy payroll hoặc đổi thiết lập bank/thuế.
- Ghi lại quyền đã cấp và lý do.
Nhân sự
Xem nhanh
People là trung tâm nhập liệu của bạn. Dữ liệu People mà sai hoặc thiếu thì Payroll và Taxes cũng sẽ sai. Cách nhanh nhất để luôn chính xác là chuẩn hóa quy trình thêm người, onboarding và cập nhật thay đổi nhân sự.
- Dùng quy trình “thêm/tuyển” nhất quán cho nhân viên (employee) và nhà thầu (contractor).
- Giữ hồ sơ sạch (địa điểm làm việc, loại trả lương, ngày bắt đầu) trước khi chạy payroll.
- Dùng các bước/checklist onboarding để không thiếu thông tin bắt buộc.
- Theo dõi thay đổi nhân sự có chủ đích (tăng lương, đổi trạng thái, chấm dứt).
1) Mục đích / Kết quả mong đợi
Kết quả bạn cần là một danh sách nhân sự đầy đủ, sẵn sàng chạy payroll: đúng loại lao động, cấu hình trả lương đúng và đủ thông tin onboarding bắt buộc. Khi People được duy trì tốt, các kỳ payroll sẽ dễ đoán và ít lỗi hơn.
- Tạo “nguồn sự thật duy nhất” cho định danh và phân loại lao động.
- Thu thập thông tin bắt buộc sớm (ngày bắt đầu, địa chỉ làm việc, loại trả lương).
- Đảm bảo onboarding hoàn tất trước kỳ trả lương đầu tiên.
- Áp dụng thay đổi (lương/trạng thái) theo cách có kiểm soát.
- Tách luồng nhà thầu khỏi luồng nhân viên khi cần.
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Tab này dành cho admin và manager phụ trách thêm người, duy trì hồ sơ hoặc xử lý thay đổi. Bạn dùng bất cứ khi nào có người mới vào, thay đổi lương/trạng thái, hoặc cần chỉnh sửa hồ sơ.
- Admin HR/ops thêm nhân viên và nhà thầu.
- Manager tham gia onboarding hoặc phê duyệt nghỉ phép từ trang People (khi áp dụng).
- Admin tài chính/payroll đảm bảo dữ liệu sẵn sàng chạy payroll là chính xác.
- Bất cứ khi nào đổi địa điểm làm việc hoặc mức lương (để tránh vấn đề thuế/khấu trừ).
- Khi chuyển nhà thầu thành nhân viên (xem như một vòng đời mới).
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Trong IA Help Center chính thức, People nằm dưới “Employers and admins” và gom nhóm tuyển dụng/onboarding cùng hồ sơ nhân sự. Hầu hết thao tác People sẽ đổ sang Payroll và Taxes; Reports giúp bạn kiểm chứng cấu hình.
4) Mô hình tư duy / Luồng
People đi từ “ý định tuyển” đến “nhân sự đang active và được trả lương”. Mấu chốt là thu thập và kiểm tra thông tin thiết yếu trước kỳ payroll đầu tiên để không bị cuống khi chạy payroll.
- Tạo hồ sơ người lao động (nhân viên hoặc nhà thầu).
- Thiết lập cơ bản về lương và ngày bắt đầu.
- Gửi bước/checklist onboarding và thu thập thông tin bắt buộc.
- Kiểm tra hồ sơ (địa điểm làm việc, sẵn sàng phương thức thanh toán).
- Duy trì thay đổi theo thời gian (tăng lương, đổi vai trò/trạng thái, chấm dứt).
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Đây là các khái niệm People xuất hiện xuyên suốt hướng dẫn tuyển dụng và onboarding. Dùng nhất quán để payroll phía sau cũng nhất quán.
- Employee profile: hồ sơ chính cho lương, thuế và thông tin cá nhân.
- Contractor: loại lao động khác, có luồng thêm/trả riêng.
- Offer letters: thư mời nhận việc dùng trong luồng tuyển (nếu bật).
- Onboarding: các bước/checklist thu thập info trước kỳ payroll đầu tiên.
- Employment changes: cập nhật như thay đổi lương hoặc trạng thái.
6) Trạng thái / Vòng đời
Một vòng đời thực tế cho hồ sơ People là: draft → invited/onboarding → active → changed → offboarded. Hãy coi mỗi lần chuyển trạng thái là một “checkpoint” để không trả lương khi dữ liệu chưa đủ.
- Draft: đã tạo hồ sơ; có thể còn thiếu trường quan trọng.
- Invited / Onboarding: người lao động đang hoàn tất onboarding.
- Active: đủ điều kiện được trả lương trong các kỳ Payroll.
- Changed: đã ghi nhận thay đổi lương/trạng thái (nên có ghi chú).
- Offboarded: chấm dứt/inactive; xác nhận lương cuối và giấy tờ theo yêu cầu.
7) Các “job” cốt lõi cần làm
Các việc này bám sát chủ đề hub People và là nhóm tác vụ “đáng làm nhất” cho admin mới.
Thêm nhân viên mới
- Dùng luồng add-employee chính thức khi tuyển người.
- Đặt đúng ngày bắt đầu và loại trả lương.
- Kích hoạt onboarding sớm.
- Kiểm tra đủ dữ liệu trước kỳ payroll đầu tiên.
Thêm nhà thầu
- Chọn contractor vs employee có chủ đích (phân loại rất quan trọng).
- Thu thập W-9/thông tin nhà thầu theo quy trình của bạn.
- Xác nhận phương thức thanh toán sẵn sàng trước lần trả đầu.
- Tách thay đổi của nhà thầu khỏi thay đổi của nhân viên.
Xử lý thay đổi nhân sự
- Cập nhật lương với ngày hiệu lực.
- Kiểm tra tác động xuống tính toán payroll.
- Ghi lại lý do thay đổi.
- Xác minh kỳ payroll kế tiếp (preview) phản ánh đúng thay đổi.
8) Luồng chuẩn #1 — Thêm nhân viên và đưa vào trạng thái sẵn sàng payroll
Luồng này tránh lỗi newbie hay gặp nhất: chạy payroll khi hồ sơ nhân viên mới chưa đủ.
- Trong People, chọn luồng add-employee phù hợp với tình huống của bạn.
- Nhập phần thiết yếu: tên pháp lý, ngày bắt đầu, địa điểm làm việc, loại trả lương.
- Gửi bước onboarding (thu thập thông tin cá nhân/thuế bắt buộc).
- Đảm bảo nhân viên hoàn tất onboarding trước mốc chốt payroll.
- Rà soát hồ sơ để tìm trường thiếu (địa chỉ, khấu trừ, sẵn sàng phương thức thanh toán).
- Chạy payroll preview và xác nhận nhân viên xuất hiện với mức lương kỳ vọng.
9) Luồng chuẩn #2 — Nhà thầu → được trả đúng
Nhà thầu thường ít trường hơn, nhưng rủi ro là nhầm phân loại và chưa “sẵn sàng thanh toán”. Giữ luồng đơn giản và nhất quán.
- Trong People, chọn đúng nhánh contractor (đừng dùng lại onboarding của employee).
- Nhập thông tin định danh và liên hệ nhà thầu.
- Xác nhận cách thanh toán (chuyển khoản/séc theo quy trình của bạn).
- Thiết lập pattern trả (nếu áp dụng) để nhập payroll nhất quán.
- Chạy lần thanh toán nhà thầu đầu tiên trong Payroll (có thể test số nhỏ nếu cần).
- Kiểm tra pay history của nhà thầu sau khi xử lý.
10) Các điểm quyết định (A/B)
Dùng các quyết định này để chọn đúng “đường” trong People và tránh phải sửa downstream.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Loại lao động | A: Nhân viên W-2 | B: Nhà thầu | Dùng luồng thêm đúng loại (employee vs contractor). |
| Độ đầy đủ onboarding | A: Thông tin đã đủ | B: Còn thiếu | Trì hoãn đưa vào payroll cho đến khi các trường onboarding hoàn tất. |
| Đổi địa điểm làm việc | A: Cùng bang/địa điểm | B: Khác bang/địa điểm | Cập nhật hồ sơ trước; rồi kiểm tra lại yêu cầu Taxes/Compliance. |
| Manager cần quyền nghỉ phép | A: Admin xử lý | B: Manager xử lý | Gán/xác nhận luồng manager phê duyệt nghỉ phép (khi áp dụng). |
11) Hàng rào an toàn — Nên/Không nên, lỗi hay gặp, tích hợp
Lỗi People sẽ thành lỗi payroll. Các hàng rào dưới đây giúp tránh trả sai người, sai số tiền, hoặc sai cấu hình tuân thủ.
Nên làm
- Chuẩn hóa quy trình thêm nhân viên.
- Yêu cầu hoàn tất onboarding trước mốc chốt payroll đầu tiên.
- Rà soát địa điểm làm việc khi ai đó chuyển nơi (tác động thuế/tuân thủ).
Không nên
- Không trộn onboarding của nhà thầu với onboarding của nhân viên.
- Không chạy payroll kiểu “hy vọng ổn” — kiểm tra hồ sơ trước.
- Không đổi lương mà thiếu ngày hiệu lực và không xem payroll preview.
Lỗi hay gặp (tránh)
- Nhân viên mới không thấy trong payroll → hồ sơ chưa sẵn sàng payroll.
- Khấu trừ thuế sai → địa điểm làm việc hoặc thông tin khấu trừ lỗi thời.
- Trùng hồ sơ người → bị thêm 2 lần khi onboarding gấp.
- Nhà thầu bị trả như nhân viên → chọn sai loại lao động.
- Thay đổi không phản ánh → chỉnh sau mốc chốt payroll, không phải trước preview.
12) Bằng chứng & Thực hành — chuẩn chất lượng, checklist, lab
Dùng phần này để kiểm chứng chất lượng dữ liệu People và luyện một vòng onboarding “sạch” để đẩy sang Payroll đúng ngay.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Mọi nhân sự active có hồ sơ đầy đủ (định danh, ngày bắt đầu, địa điểm, loại trả lương).
- Nhân viên mới hoàn tất onboarding trước kỳ payroll đầu tiên.
- Nhà thầu được giữ đúng trong luồng contractor và xuất hiện trong pay history sau khi trả.
- Thay đổi nhân sự có ngày hiệu lực và được kiểm tra trong payroll preview.
- Admin/manager biết chỗ phê duyệt nghỉ phép khi tính năng được bật.
Checklist: Trước khi làm
- Đã quyết định loại lao động (employee vs contractor).
- Đã biết ngày bắt đầu và địa điểm làm việc.
- Đã xác nhận chi tiết lương (mức lương/lương tháng).
- Đã chuẩn bị bước onboarding (cần thu thập gì).
- Đã thông báo mốc chốt payroll.
Checklist: Sau khi làm
- Hồ sơ không thiếu phần thiết yếu (địa chỉ/địa điểm/loại trả lương).
- Nhân sự xuất hiện đúng trong payroll preview.
- Lần trả đầu tiên hiển thị trong pay history sau khi xử lý.
- Log/ghi chú thay đổi được lưu để trả lời câu hỏi sau này.
- Có thể dùng Reports để xác minh roster/đầu ra payroll.
Bài thực hành (10–12 phút): “Onboard 1 nhân sự test thật sạch”
Mục tiêu: làm trọn vòng add/onboard để nhân sự sẵn sàng payroll mà không phải sửa trong lúc chạy payroll.
- Tạo một hồ sơ employee test theo hướng dẫn add-employee.
- Điền ngày bắt đầu, địa điểm làm việc và thông tin lương cơ bản.
- Gửi bước/checklist onboarding và đánh dấu trường bắt buộc.
- Hoàn tất onboarding trong môi trường test (hoặc mô phỏng bằng cách điền đủ trường bắt buộc).
- Mở payroll preview và xác nhận nhân sự xuất hiện đúng.
- Xuất 1 report (nếu có) để kiểm tra dữ liệu People đã phản ánh.
Link tài liệu chính thức
Bảng lương
Xem nhanh
Payroll là nơi bạn chuyển dữ liệu từ People + Time thành tiền được chuyển và hồ sơ được tạo. Admin mới thường thành công nhanh nhất nhờ 2 thói quen: (1) xem trước (preview) trước khi gửi và (2) đối soát sau khi xử lý.
- Dùng mục “Paying your team” để hiểu phương thức thanh toán và cách nhập payroll.
- Dùng “Payroll settings” cho autopilot, nhắc lịch và phê duyệt.
- Dùng “Payroll history” để xác minh kết quả và xử lý sự cố.
- Khi thay đổi quy tắc trả lương (custom earnings, giờ lương tháng), hãy kiểm tra lại payroll preview kỳ kế tiếp.
1) Mục đích / Kết quả mong đợi
Kết quả bạn cần là một kỳ payroll đúng: đúng người, đúng số tiền, đúng phương thức thanh toán, và có hồ sơ rõ ràng để audit về sau. Payroll nên lặp lại theo lịch, không phải “chữa cháy”.
- Trả lương cho nhân viên và nhà thầu bằng các phương thức đã duyệt.
- Áp dụng thu nhập (earnings) và khấu trừ (deductions) nhất quán (kể cả custom earnings khi cần).
- Giữ cài đặt payroll ổn định (autopilot/nhắc lịch/phê duyệt).
- Dùng payroll history để xác minh chuyện gì đã xảy ra và sửa lỗi.
- Đảm bảo hành vi giờ/thu nhập của nhân viên lương tháng khớp với ý định của bạn.
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho admin payroll và người review: chạy payroll, duyệt payroll hoặc xử lý sự cố payroll. Bạn sẽ dùng mỗi kỳ trả lương và bất cứ khi nào cần chỉnh/sửa một kỳ payroll.
- Admin payroll chạy các kỳ payroll định kỳ.
- Người phê duyệt review payroll trước khi gửi (nếu bật approvals).
- Bộ phận tài chính đối soát sau payroll (reports + history).
- Người xử lý trả trước hoặc kỳ payroll ngoài chu kỳ/chỉnh sửa (nếu áp dụng).
- Nhóm audit truy vết chi trả trước đây qua payroll history.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Payroll nằm cạnh People (đầu vào), Time & Attendance (đầu vào giờ/nghỉ) và Taxes & Compliance (khai nộp). Reports là lớp “bằng chứng” để export và đối soát.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Payroll là một vòng lặp: chuẩn bị đầu vào → tính toán → review → gửi → xác minh. Khi thấy “lạ”, debug theo đúng thứ tự này thay vì đoán.
- Chuẩn bị: xác nhận roster People và dữ liệu time/time-off đúng.
- Tính toán: nhập giờ/earnings/deductions khi cần.
- Review: kiểm tra tổng và phát hiện bất thường.
- Gửi: chốt kỳ payroll.
- Xác minh: dùng payroll history và reports để kiểm chứng kết quả.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Thuật ngữ Payroll xuất hiện trong cài đặt, màn nhập payroll và báo cáo. Nắm rõ giúp tránh thay đổi lương vô tình.
- Payment methods: phương thức trả lương (séc/chuyển khoản trực tiếp/...)
- Autopilot: hành vi tự động của payroll (trong phần settings).
- Payroll reminders: nhắc lịch để không lỡ cutoff.
- Custom earnings: loại thu nhập bổ sung do bạn tự định nghĩa.
- Salaried default hours: quy tắc giờ mặc định của lương tháng (sửa có thể ảnh hưởng tiền lương).
6) Trạng thái / Vòng đời
Một kỳ payroll thường đi qua: draft → reviewed → submitted → processed → historical record. Mục tiêu là bắt lỗi trước khi gửi, vì sửa sau khi xử lý thường phức tạp hơn.
- Draft: bạn đang nhập giờ/earnings/deductions.
- Reviewed: đã kiểm tra tổng và hoàn tất phê duyệt (nếu bật).
- Submitted: đã chốt kỳ payroll.
- Processed: đã phát tiền và kỳ payroll trở thành lịch sử.
- History/Audit: xem paystub, journal và payroll history.
7) Các “job” cốt lõi cần làm
Admin payroll mới nên master các việc này trước; mọi thứ khác sẽ xây trên đó.
Chạy một kỳ payroll thường
- Xác nhận đầu vào (People + time/time-off) trước khi bắt đầu.
- Nhập giờ/earnings cẩn thận.
- Review tổng và các khoản bất thường.
- Gửi, rồi xác minh trong history/reports.
Quản lý cài đặt payroll
- Cấu hình Autopilot nếu muốn.
- Thêm nhắc lịch cho ngày trả lương.
- Đặt phê duyệt (nếu tổ chức cần “review gate”).
- Ghi lại mọi thay đổi settings.
Xử lý khoản trả đặc biệt
- Tạo custom earnings khi thực sự cần.
- Hiểu hành vi giờ lương tháng trước khi chỉnh giờ.
- Dùng report (payroll journal) để kiểm chứng dữ liệu năm.
- Kiểm tra tác động khấu trừ (phúc lợi/khấu trừ theo lệnh) lên net pay.
8) Luồng chuẩn #1 — Chạy kỳ payroll đầu tiên “sạch” (7–9 bước)
Đây là kỳ chạy “không bất ngờ”: kiểm đầu vào, chạy payroll, rồi xác nhận đầu ra bằng history và reports.
- Xác nhận roster People đúng (nhân viên mới đã onboarding xong).
- Xác nhận time-off đã duyệt / time inputs đã sẵn sàng (nếu dùng).
- Bắt đầu payroll và nhập giờ/earnings.
- Chỉ thêm custom earnings khi bắt buộc.
- Review tổng để tìm outlier (net pay thay đổi bất thường).
- Gửi payroll.
- Sau khi xử lý, mở payroll history để xác nhận kỳ chạy tồn tại.
- Tải một report payroll (vd: payroll journal) để đối soát.
9) Luồng chuẩn #2 — Điều chỉnh nhân viên lương tháng “sạch” (6–8 bước)
Lương tháng dễ “dính” nếu sửa giờ làm thay đổi tiền lương. Hãy ưu tiên preview trước để tránh trả sai vô tình.
- Rà soát phân loại lương tháng và quy tắc giờ mặc định.
- Quyết định thứ cần đổi: mức lương vs giờ vs khoản thu nhập riêng.
- Nếu thêm khoản trả đặc biệt, dùng earning type phù hợp (custom nếu cần).
- Chạy payroll preview và xác nhận tiền lương đúng như ý.
- Chỉ gửi payroll khi preview khớp kỳ vọng.
- Xác minh trong payroll history và lưu report để audit.
10) Các điểm quyết định (A/B)
Các quyết định này giúp tránh lỗi payroll phổ biến: sai đầu vào, sai phương thức, sai thời điểm.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Nghỉ phép có vào payroll | A: Đã duyệt | B: Chờ duyệt | Duyệt/giải quyết trước; nghỉ phép đã duyệt sẽ được xử lý trong payroll. |
| Cần earning type mới | A: Chuẩn (bonus/tips) | B: Trường hợp đặc biệt | Chỉ tạo custom earnings khi thật sự cần. |
| Sửa giờ lương tháng | A: Chỉ theo dõi time | B: Có thể ảnh hưởng tiền lương | Biết rằng sửa giờ lương tháng có thể đổi tiền lương; preview trước. |
| Đối soát dữ liệu cuối năm | A: Tất cả trả trong Gusto | B: Có trả ngoài Gusto | Khai báo payroll ngoài Gusto và dùng payroll journal để xác nhận số liệu năm. |
11) Hàng rào an toàn — Nên/Không nên, lỗi hay gặp, quyền
Hàng rào giúp payroll “nhàm chán” (đó là lời khen). Phần lớn sự cố đến từ chỉnh phút chót hoặc thiếu điều kiện tiên quyết.
Nên làm
- Dùng payroll settings để có nhắc lịch và tính lặp lại.
- Luôn preview và review trước khi gửi.
- Đối soát bằng reports sau khi xử lý.
Không nên
- Không chỉnh giờ lương tháng “cho vui” — tiền lương có thể đổi.
- Không thêm custom earnings khi chưa hiểu tác động đến pay/overtime.
- Không bỏ qua payroll blocker — sửa nguyên nhân (thường là People/tax setup).
Lỗi hay gặp (tránh)
- Thiếu nhân viên mới trong payroll → onboarding People chưa hoàn tất.
- Net pay đổi bất ngờ → áp dụng sai deductions/earning type.
- Payroll trễ → không có nhắc lịch / không kỷ luật cutoff.
- Không tìm được lịch sử → không dùng payroll history.
- Lệch số liệu cuối năm → quên khai báo payroll ngoài Gusto.
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Dùng phần này để đảm bảo vòng lặp payroll ổn định và audit được ngay từ ngày đầu.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Mỗi kỳ payroll có record rõ ràng trong payroll history.
- Export từ Reports khớp tổng tiền trong payroll history.
- Nghỉ phép đã duyệt chảy đúng vào payroll.
- Custom earnings dùng ít và nhất quán.
- Chỉnh lương tháng không làm đổi tiền lương ngoài ý muốn.
Checklist: Trước khi chạy
- Đã kiểm roster People (nhân viên mới đủ dữ liệu).
- Nghỉ phép đã duyệt/chốt (nếu dùng).
- Đã xác định khoản trả đặc biệt (bonus, custom).
- Cài đặt/nhắc lịch payroll đã có.
- Người phê duyệt đã sẵn sàng (nếu bật).
Checklist: Sau khi chạy
- Kỳ payroll xuất hiện trong payroll history.
- Export paystub/record nếu finance cần.
- Đã lưu report export (payroll journal).
- Outlier được ghi chú (vì sao lương ai đó đổi).
- Ghi lại note cho kỳ sau (cần sửa gì trước kỳ tiếp theo).
Bài thực hành (10–12 phút): “Mini-loop audit payroll”
Mục tiêu: luyện cách xác minh một kỳ payroll bằng history + report export để trả lời câu hỏi nhanh về sau.
- Mở một kỳ payroll gần đây trong payroll history.
- Tải một report export phù hợp từ Reports.
- Đối chiếu tổng (gross, deductions, net) ở mức tổng quan.
- Chọn 1 nhân viên và kiểm tra chi tiết pay khớp kỳ vọng.
- Ghi note ngắn: đã kiểm gì và file export được lưu ở đâu.
Link tài liệu chính thức
Phúc lợi
Xem nhanh
Benefits chạy tốt nhất khi bạn xem nó như “chính sách + khấu trừ payroll”. Hai rủi ro lặp lại là (1) quy tắc đủ điều kiện mơ hồ và (2) khấu trừ không đúng như bạn dự tính.
- Bắt đầu từ các chủ đề trong hub Benefits (bảo hiểm sức khỏe, 401(k), khấu trừ phúc lợi).
- Định nghĩa đủ điều kiện nhất quán (quy tắc full-time/part-time khác nhau; hãy ghi rõ chính sách công ty).
- Kiểm tra cách khấu trừ chảy vào Payroll trước kỳ chạy đầu tiên có bật phúc lợi.
- Nếu bạn chuyển kế hoạch phúc lợi, dùng hướng dẫn open enrollment và transfer.
1) Mục đích / Kết quả mong đợi
Kết quả bạn cần là chương trình phúc lợi chính xác và “ăn khớp” với payroll: đúng người đủ điều kiện, quản lý đăng ký gọn gàng và khấu trừ xuất hiện đúng trong payroll.
- Cung cấp phúc lợi sức khỏe và quản lý vòng đời đăng ký.
- Thiết lập phúc lợi hưu trí/tài chính (nếu áp dụng).
- Thêm khấu trừ phúc lợi (kể cả phúc lợi bên thứ ba) khi cần.
- Giữ quy tắc đủ điều kiện nhất quán (vd: ngưỡng giờ làm).
- Đảm bảo payroll phản ánh khấu trừ đúng mỗi kỳ trả lương.
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho admin thiết lập phúc lợi, quản lý đăng ký và đảm bảo khấu trừ đúng. Bạn dùng lúc setup, trong giai đoạn open enrollment và bất cứ khi nào nhân viên đủ điều kiện hoặc đổi lựa chọn phúc lợi.
- Admin HR/ops quản lý đăng ký và thay đổi chính sách.
- Admin payroll kiểm tra khấu trừ phúc lợi trong các kỳ payroll.
- Nhóm chuyển một plan hiện có sang Gusto hoặc bắt đầu coverage mới.
- Người rà soát phân loại đủ điều kiện (full-time vs part-time).
- Admin thêm khấu trừ phúc lợi bên thứ ba.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Benefits gắn chặt với People (ai đủ điều kiện) và Payroll (khấu trừ áp dụng ra sao). Reports giúp bạn xác nhận khấu trừ và chi phí theo thời gian.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Benefits là vòng phối hợp: định nghĩa đủ điều kiện → cung cấp plan → đăng ký → khấu trừ vào payroll → duy trì khi có thay đổi.
- Định nghĩa ai đủ điều kiện (giờ làm và chính sách).
- Thiết lập phúc lợi (health, 401(k) hoặc loại khác).
- Cho nhân viên đăng ký khi onboarding hoặc trong open enrollment.
- Xác nhận khấu trừ payroll xuất hiện đúng.
- Duy trì: sự kiện đời sống, chấm dứt, chuyển plan, gia hạn hằng năm.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Thuật ngữ Benefits chủ yếu xoay quanh đủ điều kiện, loại plan và cơ chế khấu trừ.
- Eligibility classification: phân loại đủ điều kiện (full-time vs part-time) dùng cho phúc lợi.
- Open enrollment: giai đoạn đăng ký phúc lợi (thường cho health).
- Third-party benefit deductions: khấu trừ bạn tự thêm cho phúc lợi không quản lý trực tiếp.
- 401(k): lựa chọn phúc lợi hưu trí trong hub Benefits.
- Small-group health insurance: nhóm chủ đề phúc lợi bảo hiểm sức khỏe nhóm nhỏ.
6) Trạng thái / Vòng đời
Quản trị phúc lợi thường theo vòng đời: configured → eligible → enrolled → deducted → changed/terminated. Hãy có checklist cho mỗi lần chuyển để không bỏ sót tác động payroll.
- Configured: plan/khấu trừ đã tồn tại trong Benefits.
- Eligible: nhân viên đạt tiêu chí đủ điều kiện.
- Enrolled: nhân viên có lựa chọn đang hiệu lực (health/open enrollment).
- Deducted: kỳ payroll phản ánh đúng khoản khấu trừ.
- Changed: life event, đổi chính sách hoặc chấm dứt kích hoạt cập nhật.
7) Các “job” cốt lõi cần làm
Tập trung các việc này trước vì chúng chi phối đa số lỗi phúc lợi và việc phải làm lại.
Thiết lập quy tắc đủ điều kiện
- Ghi lại chính sách full-time/part-time của công ty.
- Đối chiếu với ngưỡng phổ biến (vd: 30+ giờ thường được coi là full-time).
- Gắn quy tắc đủ điều kiện vào onboarding (nói rõ cho nhân viên cái gì áp dụng).
- Kiểm tra lại khi nhân viên đổi giờ làm hoặc trạng thái.
Thêm khấu trừ phúc lợi
- Dùng luồng trong hub Benefits để thêm khấu trừ bên thứ ba.
- Xác nhận pre-tax vs post-tax theo chính sách/nhà cung cấp của bạn.
- Test một payroll preview để kiểm tra số tiền khấu trừ.
- Chuẩn hóa cách đặt tên để report dễ đọc.
Quản lý đăng ký
- Làm theo hướng dẫn health benefits/open enrollment.
- Theo dõi deadline đăng ký và truyền thông rõ.
- Xác minh đăng ký mới tạo ra khấu trừ payroll đúng kỳ vọng.
- Cập nhật khi trạng thái việc làm thay đổi.
8) Luồng chuẩn #1 — Thêm 1 khấu trừ phúc lợi và kiểm chứng trong payroll
Đây là vòng “đơn giản nhưng chắc”: thêm khấu trừ, preview payroll và xác nhận hành vi đúng trước khi ảnh hưởng lương thật.
- Trong Benefits, mở khu vực để thêm khấu trừ phúc lợi của bạn.
- Tạo khấu trừ với tên rõ ràng (kèm nhà cung cấp/mục đích).
- Gán cho đúng nhân viên (theo chính sách đủ điều kiện).
- Chạy payroll preview và xác nhận khấu trừ xuất hiện.
- Kiểm tra thay đổi net pay là hợp lý và có ghi chú.
- Chỉ gửi payroll khi preview trông đúng.
9) Luồng chuẩn #2 — Đặt quy tắc đủ điều kiện và truyền thông rõ (6–8 bước)
Nhầm lẫn đủ điều kiện gây ra phần lớn escalation về phúc lợi. Luồng này giúp bạn định nghĩa quy tắc, áp dụng nhất quán và làm cho nhân viên hiểu ngay.
- Viết 1 câu mô tả chính sách đủ điều kiện (ai đủ và khi nào).
- Đối chiếu chính sách với định nghĩa phổ biến (vd: 30+ giờ thường là full-time).
- Liệt kê “case biên” (part-time, giờ biến động, nhân viên mới).
- Áp dụng đủ điều kiện nhất quán khi cho nhân viên đăng ký.
- Truyền thông quy tắc trong onboarding (People + tài liệu onboarding).
- Kiểm tra lại đủ điều kiện mỗi khi giờ làm/trạng thái thay đổi.
10) Các điểm quyết định (A/B)
Các quyết định này giúp bạn chọn đúng đường setup và tránh lệch giữa payroll và đủ điều kiện.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Loại phúc lợi | A: Bảo hiểm sức khỏe | B: Phúc lợi bên thứ ba | Dùng hướng dẫn health benefits hoặc luồng “add your own deduction” tương ứng. |
| Trạng thái đủ điều kiện | A: Full-time | B: Part-time | Áp dụng chính sách đủ điều kiện và đảm bảo khớp định nghĩa phổ biến. |
| Thời điểm đăng ký | A: Open enrollment | B: Onboarding nhân viên mới | Theo hướng dẫn open enrollment hoặc quy trình onboarding tương ứng. |
| Kiểm tra tác động payroll | A: Đã verify bằng preview | B: Chưa verify | Không gửi payroll cho đến khi khấu trừ được xác minh trong preview. |
11) Hàng rào an toàn — Nên/Không nên, lỗi hay gặp, vai trò
Lỗi Benefits tốn kém vì ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương và coverage. Dùng các hàng rào này để kiểm soát thay đổi.
Nên làm
- Định nghĩa đủ điều kiện rõ ràng và ghi lại.
- Xác minh khấu trừ bằng payroll preview trước khi gửi.
- Dùng hướng dẫn trong hub cho health/open enrollment/transfer.
Không nên
- Không đổi khấu trừ giữa kỳ mà không thông báo tác động lên net pay.
- Không mặc định part-time là không đủ điều kiện (phụ thuộc chính sách/quy tắc).
- Không đặt tên khấu trừ mơ hồ (làm hỏng report).
Lỗi hay gặp (tránh)
- Đã đăng ký nhưng không có khấu trừ → không kiểm payroll preview.
- Khấu trừ nhầm người → quy tắc đủ điều kiện không áp dụng nhất quán.
- Report khó hiểu → tên khấu trừ không đồng nhất.
- Miss open enrollment → không có owner/timeline rõ.
- Tranh chấp đủ điều kiện → không truyền thông chính sách khi onboarding.
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Giúp bạn xác nhận cấu hình phúc lợi đúng và an toàn trước khi ảnh hưởng tới payroll thật.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Quy tắc đủ điều kiện được ghi lại và áp dụng nhất quán.
- Khấu trừ phúc lợi khớp lựa chọn của nhân viên và hiển thị đúng trong payroll.
- Open enrollment/transfer có owner và timeline.
- Reports và export payroll hiển thị khấu trừ rõ ràng theo tên.
- Nhân viên không bị “bất ngờ” vì net pay thay đổi (bạn đã truyền thông).
Checklist: Trước khi làm
- Chính sách đủ điều kiện đã viết (ngưỡng giờ + ngoại lệ).
- Đã chốt quy ước đặt tên khấu trừ.
- Đã có danh sách nhân viên đăng ký.
- Đã chọn ngày chạy payroll preview để kiểm chứng.
- Đã soạn thông điệp truyền thông về tác động net pay.
Checklist: Sau khi làm
- Preview hiển thị khấu trừ đúng cho từng nhân viên đăng ký.
- Đã kiểm case biên (nhân viên mới, ngoại lệ part-time).
- Kỳ payroll đầu tiên có phúc lợi đã được đối soát bằng report export.
- Mọi chỉnh sửa được ghi lại (đổi gì và vì sao).
- Đã tạo nhắc lịch open enrollment/renewal.
Bài thực hành (8–10 phút): “Smoke test đủ điều kiện + khấu trừ”
Mục tiêu: xác nhận quy tắc đủ điều kiện và 1 khấu trừ hoạt động đúng trước payroll thật.
- Chọn 1 nhân viên chắc chắn đủ điều kiện theo chính sách.
- Thêm hoặc kiểm tra cấu hình 1 khấu trừ phúc lợi.
- Chạy payroll preview và xác nhận khấu trừ xuất hiện đúng kỳ vọng.
- Kiểm tra 1 nhân viên không đủ điều kiện thì không bị khấu trừ.
- Ghi lại quy tắc + tên khấu trừ đã dùng (cho audit/reports sau này).
Thời gian & Chấm công
Xem nhanh
Time & Attendance là “sự thật về giờ công”. Nếu chấm công hoặc duyệt nghỉ phép lộn xộn, payroll sẽ lộn xộn. Giữ vòng lặp gọn: ghi nhận → rà soát → duyệt → payroll.
- Thiết lập time tracking có thể gồm các tính năng như Time Kiosk và chia sẻ vị trí (nếu có).
- Time off gồm chính sách, yêu cầu nghỉ và luồng duyệt của admin/manager.
- Giờ nghỉ phép đã duyệt sẽ được xử lý trong payroll và số dư sẽ cập nhật tương ứng.
- Dùng trạng thái (To Review / Approved / Paid) để quản lý hàng đợi.
1) Mục đích / Kết quả mong đợi
Kết quả bạn cần là dữ liệu thời gian sạch: giờ công đúng, duyệt rõ ràng và nghỉ phép chảy vào payroll mà không phải sửa tay. Việc này giảm lỗi payroll và tranh chấp với nhân viên.
- Theo dõi giờ công tin cậy (kể cả chế độ kiosk nếu áp dụng).
- Thiết lập chính sách nghỉ phép (có lương/không lương, giới hạn/không giới hạn).
- Duyệt/từ chối yêu cầu theo luồng admin/manager.
- Đảm bảo nghỉ phép đã duyệt được phản ánh trong payroll.
- Duy trì nhịp rà soát ổn định trước cutoff payroll.
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Tùy tính năng, tab này dành cho admin, manager và nhân viên. Admin đặt chính sách; manager duyệt yêu cầu; nhân viên gửi yêu cầu và chấm công (có thể qua mobile nếu bật).
- Admin thiết lập chính sách nghỉ phép và quản lý hàng đợi yêu cầu.
- Manager duyệt/từ chối nghỉ phép cho team.
- Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ (có luồng mobile app nếu có).
- Admin payroll kiểm tra nghỉ phép đã duyệt được trả đúng.
- Khi thêm tích hợp chấm công hoặc đổi chính sách.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Time & Attendance nối thẳng với Payroll (giờ công + nghỉ phép đã duyệt trở thành đầu vào trả lương) và People (bối cảnh manager/team). Reports là lớp “bằng chứng” để audit và đối soát.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Time & Attendance là một “pipeline”. Điểm mấu chốt: duyệt phải xong trước khi chạy payroll, để payroll không trở thành nơi tranh cãi về giờ công.
- Định nghĩa chính sách và quy tắc (time off policies; tracking rules).
- Nhân viên chấm công / gửi yêu cầu nghỉ.
- Manager/admin rà soát và duyệt/từ chối.
- Mục đã duyệt chảy vào xử lý payroll.
- Sau payroll, trạng thái chuyển sang Paid cho các yêu cầu liên quan.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ này xuất hiện trực tiếp trong tài liệu và màn hình time off/time tracking.
- Time off policy: chính sách nghỉ (giới hạn/không giới hạn; có lương/không lương).
- Requests queue: hàng đợi yêu cầu với trạng thái To Review / Approved / Paid.
- Record time off: admin có thể ghi nhận time off (nhân viên US) từ phần Time off.
- Time Kiosk: một chế độ chấm công được nhắc trong chủ đề time tracking.
- Time/Work tab (mobile): nơi nhân viên gửi yêu cầu nghỉ trong app.
6) Trạng thái / Vòng đời
Yêu cầu nghỉ phép có vòng đời rõ ràng giúp việc review dự đoán được.
- To Review: đã gửi nhưng chưa quyết định.
- Approved: đã duyệt nhưng chưa được trả (payroll chưa xử lý hết tất cả ngày yêu cầu).
- Paid: đã duyệt và payroll đã xử lý cho tất cả ngày yêu cầu.
- Declined: bị từ chối (kèm ghi chú cho nhân viên).
- Decline approved request: chỉ làm được nếu payroll chưa được xử lý.
7) Các “job” cốt lõi cần làm
Đây là các việc thực tế giúp Time & Attendance ổn định và “thân thiện” với payroll.
Thiết lập chính sách nghỉ phép
- Tạo chính sách giới hạn hoặc không giới hạn.
- Chọn có lương vs không lương và định nghĩa accrual/giới hạn nếu cần.
- Biết rằng contractor không thể thêm vào chính sách nghỉ phép (theo docs).
- Bật requests để giờ nghỉ đã duyệt chảy vào payroll.
Rà soát và quyết định yêu cầu
- Dùng phần Time off để xem yêu cầu.
- Duyệt/từ chối và thêm ghi chú khi cần.
- Biết khi nào được “từ chối lại” yêu cầu đã duyệt (trước payroll).
- Giữ quy tắc cutoff trước khi chạy payroll.
Cấu hình chấm công
- Thiết lập time tracking và xác nhận cách nhân viên clock in/out.
- Quyết định có dùng Time Kiosk hoặc chia sẻ vị trí không.
- Nếu dùng tích hợp, xác minh luật sync và xung đột.
- Test đủ 1 ngày time entries trước payroll.
8) Luồng chuẩn #1 — Thiết lập chính sách nghỉ + bật requests (7–9 bước)
Luồng này giúp nghỉ phép: nhân viên gửi → manager duyệt → payroll xử lý tự động.
- Mở Time & Attendance → Time off.
- Tạo policy (giới hạn/không giới hạn; có lương/không lương).
- Gán nhân viên đủ điều kiện vào policy.
- Bật time off requests để nhân viên gửi trong Gusto và ghi nhận vào payroll.
- Gán manager để xử lý requests (hoặc quyết định admin xử lý).
- Cho 1 nhân viên gửi thử 1 yêu cầu (mobile hoặc web).
- Duyệt và xác nhận nó hiện là Approved trong hàng đợi.
- Chạy payroll và xác nhận nó tiến tới Paid sau khi xử lý.
9) Luồng chuẩn #2 — Review yêu cầu hàng tuần (6–8 bước)
Giữ hàng đợi không bị dồn và tránh bất ngờ vào ngày chạy payroll.
- Mở Time & Attendance → Time off và lọc “To Review”.
- Lướt các ngày sắp tới và xem ảnh hưởng coverage (theo policy nội bộ).
- Mở từng yêu cầu và xem số dư/bối cảnh của nhân viên.
- Duyệt hoặc từ chối và kèm ghi chú nếu từ chối.
- Nếu cần chỉnh, sửa và lưu theo luồng bạn đang dùng.
- Trước cutoff payroll, xác nhận không còn request pending cho kỳ trả lương.
10) Các điểm quyết định (A/B)
Các quyết định này giúp quản lý duyệt và tránh xung đột với xử lý payroll.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Ai duyệt yêu cầu? | A: Manager | B: Admin | Gán manager hoặc để admin xử lý theo chính sách. |
| Từ chối sau khi đã duyệt? | A: Payroll chưa xử lý | B: Payroll đã xử lý | Chỉ “decline approved request” trước khi payroll được xử lý. |
| Nhân viên gửi yêu cầu qua mobile | A: Có tab Time/Work | B: Không thấy tab Time | Kiểm tra tính năng đã bật; nếu không, nhân viên cần liên hệ employer/admin. |
| Tích hợp hệ thống time | A: Bật sync | B: Tắt sync | Xác minh cài đặt tích hợp; có trường hợp cần tắt time off requests trong Gusto. |
11) Hàng rào an toàn — Nên/Không nên, lỗi hay gặp, tích hợp
Sai sót thường đến từ chính sách mơ hồ và duyệt trễ. Các hàng rào này giữ pipeline khỏe.
Nên làm
- Bật requests để nghỉ phép đã duyệt ghi nhận vào payroll.
- Review theo lịch (hàng tuần) và dọn “To Review”.
- Dùng ghi chú khi từ chối để giảm hỏi qua hỏi lại.
Không nên
- Không để pending đến ngày chạy payroll.
- Không giả định contractor được thêm vào chính sách nghỉ.
- Không đổi loại policy tùy tiện (vd: unlimited ↔ limited có ràng buộc).
Lỗi hay gặp (tránh)
- Yêu cầu mắc kẹt ở To Review → không có nhịp review.
- Không thể decline yêu cầu đã duyệt → payroll đã xử lý rồi.
- Nhân viên không gửi được yêu cầu → tính năng chưa bật.
- Xóa policy bị chặn → còn yêu cầu pending.
- Xung đột tích hợp → trùng hoặc lệch cài đặt nghỉ phép.
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Dùng phần này để xác nhận pipeline nghỉ phép chạy đúng và payroll sẽ “ăn” được dữ liệu.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Nhân viên gửi được yêu cầu và thấy xác nhận (web/mobile).
- Manager/admin duyệt được và request chuyển sang Approved.
- Sau payroll, request chuyển sang Paid.
- Policy phản ánh đúng ý định (giới hạn/không giới hạn; có lương/không lương).
- Không còn request pending tại cutoff payroll của kỳ trả lương.
Checklist: Trước khi chạy
- Đã tạo và gán policies.
- Đã bật requests cho nhân viên.
- Đã gán manager (hoặc chốt admin phụ trách).
- Đã đặt nhịp review (hàng tuần) và cutoff trước payroll.
- Đã xác minh cài đặt tích hợp (nếu có).
Checklist: Sau khi chạy
- Ít nhất 1 request đi qua To Review → Approved.
- Ghi chú duyệt/từ chối dùng đúng lúc.
- Kỳ payroll có bao gồm giờ nghỉ đã duyệt.
- Quan sát trạng thái Paid sau khi payroll xử lý.
- Thay đổi policy được ghi lại để tham chiếu về sau.
Bài thực hành (10–12 phút): “Request → duyệt → trả”
Mục tiêu: chạy 1 yêu cầu nghỉ phép end-to-end qua các trạng thái đã nêu.
- Tạo hoặc xác minh 1 time off policy.
- Cho 1 nhân viên gửi 1 request (mobile hoặc web).
- Là admin, mở Time off → To Review và tìm request.
- Duyệt request và xác nhận nó nằm trong Approved.
- Chạy payroll cho kỳ liên quan và xác nhận nó thành Paid sau khi xử lý.
Link tài liệu chính thức
Thuế, biểu mẫu và tuân thủ
Xem nhanh
Khu vực này là “trung tâm bằng chứng & rủi ro”: thuế, tờ khai, nhiệm vụ tuân thủ và xử lý sự cố. Phần lớn vấn đề truy ngược về thiếu sót lúc setup (đăng ký, thiếu thông tin) hoặc thay đổi (bang mới, địa điểm làm việc mới).
- Dùng hub Thuế, biểu mẫu và tuân thủ để tìm các chủ đề về nộp/khai thuế.
- Dùng State compliance cho quy định/điều bắt buộc theo bang và các chủ đề riêng theo bang.
- Dùng Compliance hub để xem nhiệm vụ tuân thủ, công cụ và hồ sơ nộp.
- Để sẵn sàng cuối năm, xác nhận thông tin thuế năm và đối soát bằng reports.
1) Mục đích / Kết quả mong đợi
Kết quả bạn cần là “tự tin tuân thủ”: bạn nhìn thấy Gusto đang nộp/khai gì, bạn phải làm gì, và xử lý thông báo/vấn đề thế nào. Bạn trả lời được câu “mình có tuân thủ không?” bằng bằng chứng.
- Theo dõi tờ khai và khoản nộp thuế do Gusto xử lý theo hướng dẫn trong hub.
- Giải quyết vấn đề tài khoản thuế/tờ khai/khoản nộp bằng các bài “tax issue”.
- Dùng Compliance hub để xem tasks, tools và filings.
- Hiểu các quy định/điều bắt buộc theo bang liên quan đến lực lượng lao động của bạn.
- Sẵn sàng cuối năm bằng cách xác nhận thông tin thuế năm.
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho admin chịu trách nhiệm về tờ khai, nhiệm vụ tuân thủ và các thông báo. Bạn dùng lúc setup, khi tuyển ở khu vực pháp lý mới, và bất cứ khi nào nhận được thông báo thuế.
- Admin payroll/thuế theo dõi filings và payments.
- Ops lead quản lý compliance tasks (Compliance hub).
- Team tuyển đa bang (state compliance ảnh hưởng).
- Người chuẩn bị biểu mẫu và đối soát cuối năm.
- Admin xử lý lỗi tài khoản thuế/tờ khai/khoản nộp.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Khu vực này phụ thuộc vào People (địa điểm làm việc và roster) và Payroll (đã trả gì). Reports cung cấp các export để bạn đối soát và trả lời yêu cầu.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Tuân thủ là một vòng lặp: cấu hình → chạy payroll → nộp/khai → theo dõi → xử lý. Compliance hub là dashboard cho tasks và filings.
- Cấu hình tài khoản thuế và thông tin công ty (giai đoạn setup).
- Chạy payroll để tạo nghĩa vụ thuế và hồ sơ.
- Dùng Taxes hub để xem filings/payments được xử lý và các forms đã nộp.
- Dùng Compliance hub để xem tasks, tools và filings.
- Xử lý issues/notices bằng bài hướng dẫn tax issues và exports từ Reports.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các khái niệm này xuất hiện xuyên suốt compliance hub và bài viết về thuế.
- Tax forms Gusto files: danh sách biểu mẫu liên bang/bang được nộp thay mặt bạn (theo hub).
- Tax payments: các khoản nộp/khấu trừ liên quan thuế payroll (theo hub).
- Compliance tasks: các việc bạn phải hoàn thành để tuân thủ quy định nhà nước.
- State mandates: quy tắc và yêu cầu theo từng bang (state compliance hub).
- Annual tax information: xác nhận cuối năm để đảm bảo báo cáo chính xác.
6) Trạng thái / Vòng đời
Một vòng đời tuân thủ thực tế là: sẵn sàng setup → khai/nộp đang hoạt động → phát hiện issue → giải quyết → xác nhận cuối năm. Hãy coi “issue” như ticket có bằng chứng.
- Setup-ready: đã nhập đủ thông tin thuế và setup công ty hoàn tất.
- Active filing: thuế/forms được xử lý khi payroll chạy.
- Issue detected: thông báo, tờ khai bị từ chối, thiếu đăng ký, v.v.
- Resolved: đã áp dụng sửa; lưu bằng chứng (reports, xác nhận).
- Year-end confirmed: xác nhận thông tin thuế năm và đối soát.
7) Các “job” cốt lõi cần làm
Các việc này giúp tuân thủ ổn định và giảm bất ngờ tốn kém.
Theo dõi Compliance hub
- Mở Compliance hub và rà tasks/tools/filings.
- Clear tasks với ownership rõ ràng.
- Ghi chú cho các việc cần làm bên ngoài.
- Rà lại sau thay đổi lớn (bang mới, pháp nhân mới).
Xử lý vấn đề thuế
- Dùng hướng dẫn “fix tax account/filing/payment issues”.
- Thu thập bằng chứng (notice, exports từ Reports, payroll history).
- Ưu tiên kiểm tra dữ liệu People và setup công ty trước.
- Theo dõi trạng thái đến khi giải quyết xong.
Chuẩn bị cuối năm
- Xác nhận thông tin thuế năm theo checklist chính thức.
- Tải payroll journal report để đối soát.
- Khai báo payroll ngoài Gusto (nếu có) theo hướng dẫn.
- Lưu exports ở nơi chia sẻ an toàn.
8) Luồng chuẩn #1 — Check tuân thủ hàng tuần (6–8 bước)
Giúp phát hiện sớm trước khi thành “thông báo khẩn”.
- Mở Compliance hub để xem tasks và filings.
- Quét các task quá hạn và gán owner.
- Rà trạng thái tax payments/filings qua các chủ đề trong Taxes hub.
- Kiểm tra thay đổi có thể ảnh hưởng tuân thủ (tuyển người ở bang mới).
- Nếu thấy issue, mở hướng dẫn “fix tax issues” liên quan và tạo ticket.
- Lưu bằng chứng (exports) cho mọi thứ bạn đã đụng tới.
9) Luồng chuẩn #2 — Mini-run sẵn sàng cuối năm (6–9 bước)
Giảm stress cuối năm bằng cách xác thực payroll history và hồ sơ khớp kỳ vọng báo cáo thuế năm.
- Mở bài xác nhận annual tax information và làm theo các bước.
- Xác nhận People roster đầy đủ (thiếu người = thiếu info thuế).
- Xác định payroll nào chạy ngoài Gusto và ghi nhận nếu cần.
- Tải payroll journal report và đối soát tổng.
- Đánh dấu lệch và xử lý trước khi chốt filings.
- Lưu note đối soát (đã kiểm gì và exports nằm ở đâu).
10) Các điểm quyết định (A/B)
Các quyết định này giúp bạn vẫn tuân thủ khi lực lượng lao động/vận hành thay đổi.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Tuyển ở bang mới | A: Chỉ trong 1 bang | B: Bang mới | Rà yêu cầu state compliance và cập nhật setup trước payroll. |
| Phát sinh vấn đề thuế | A: Lệch dữ liệu nhỏ | B: Vấn đề tờ khai/khoản nộp | Dùng hướng dẫn “fix tax issues” và thu thập bằng chứng. |
| Cần bằng chứng audit | A: Xác nhận nhanh | B: Đối soát chi tiết | Dùng exports từ Reports (payroll journal, v.v.) làm bằng chứng. |
| Rủi ro sai cuối năm | A: Tất cả payroll trong Gusto | B: Có payroll ngoài Gusto | Ghi nhận non-Gusto payroll theo hướng dẫn trong bước xác nhận annual tax. |
11) Hàng rào an toàn — Nên/Không nên, lỗi hay gặp, vai trò
Tuân thủ là chuyện “bằng chứng + quy trình”. Các hàng rào này giúp bạn không sửa sai chỗ hoặc mất dấu việc đã làm.
Nên làm
- Dùng Compliance hub như dashboard công việc.
- Lưu exports làm bằng chứng khi xử lý issues.
- Rà state compliance khi địa điểm làm việc thay đổi.
Không nên
- Không bỏ qua notice hay “lỗi nhỏ”—tạo ticket và theo dõi.
- Không đổi dữ liệu setup cốt lõi nếu chưa hiểu ảnh hưởng xuống payroll.
- Không đợi tới cuối năm mới đối soát—làm mini-run sớm.
Lỗi hay gặp (tránh)
- Tuyển ở bang mới nhưng không check mandates.
- Thử sửa filings mà không kéo đúng reports.
- Lệch cuối năm vì không ghi nhận payroll ngoài Gusto.
- Cho rằng “không thấy gì = tuân thủ” thay vì check Compliance hub.
- Không ghi lại đã đổi gì, khi nào, vì sao (khó debug về sau).
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Giúp tuân thủ đo được, thay vì “cảm giác”.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Compliance hub không có task vô chủ; mọi thứ được theo dõi đến khi xong.
- Filings/payments được hiểu rõ và có bằng chứng qua hub + exports.
- Thay đổi state compliance được rà khi work location đổi.
- Xác nhận cuối năm được làm kèm đối soát payroll journal.
- Issues được giải quyết với trail bằng chứng (reports, notes, kết quả).
Checklist: Trước khi check
- Bookmark Compliance hub và review hàng tuần.
- Gán owner cho hàng đợi notices/issues.
- Chốt nơi lưu exports (lưu trữ an toàn).
- Rà kế hoạch tuyển theo bang (nếu mở rộng).
- Xác nhận quyền Reports cho người phụ trách tuân thủ.
Checklist: Sau khi check
- Tasks được clear hoặc gán owner + due date.
- Mọi tax issue đều có ticket + gói bằng chứng.
- Exports hàng tháng được lưu (payroll journal, v.v.).
- Mini-run cuối năm hoàn thành trước mùa deadline.
- Review state compliance sau mỗi lần đổi location.
Bài thực hành (10 phút): “Gói bằng chứng tuân thủ”
Mục tiêu: luyện gom bộ bằng chứng tối thiểu để trả lời câu hỏi/notice về tuân thủ.
- Mở Compliance hub và chọn 1 task hoặc 1 filing item đang thấy.
- Mở Taxes hub và ghi lại nhóm liên quan (payments/forms).
- Tải 1 report export liên quan từ Reports (vd: payroll journal).
- Viết tóm tắt 3 dòng: bạn đã kiểm gì, thấy gì, exports được lưu ở đâu.
- Lưu gói này vào nơi an toàn để tham chiếu về sau.
Báo cáo
Lướt nhanh
Reports là lớp “bằng chứng”. Khi ai đó hỏi “đã xảy ra chuyện gì?”, câu trả lời nên đến từ file export, không phải trí nhớ. Nếu bạn không thấy Reports, rất có thể là do thiếu quyền.
- Reports chứa các file xuất dữ liệu payroll, HR, time và tax.
- Nếu Reports không có ở menu trái, hãy nhờ Primary admin cấp reporting permissions.
- Dùng export để kiểm tra/đối chiếu thông tin thuế năm và payroll journals.
- Dùng báo cáo để hỗ trợ audit/notice và đối soát nội bộ (finance reconciliation).
1) Mục đích / Kết quả cần đạt
Kết quả bạn cần là trả lời nhanh và chính xác, có chứng cứ bằng export: payroll journals cho kế toán, snapshot headcount/HR cho vận hành, và export “sẵn cho thuế” để tuân thủ.
- Truy cập và xuất dữ liệu payroll/HR/time/tax.
- Chuẩn hoá một “gói báo cáo” hàng tháng cho finance và compliance.
- Giảm câu hỏi phát sinh bằng cách chia sẻ một nguồn sự thật thống nhất.
- Dùng export để kiểm tra sẵn sàng cho year-end (payroll journal).
- Đảm bảo đúng người có reporting permissions.
2) Ai cần dùng + Khi nào dùng
Reports dành cho admin và các bên cần bằng chứng: finance, HR ops, người phụ trách thuế/tuân thủ và cố vấn bên ngoài. Bạn dùng sau khi chạy payroll, khi chốt sổ tháng và vào giai đoạn year-end.
- Finance đối soát payroll và bút toán sổ cái.
- Chủ sở hữu compliance chuẩn bị cho notice/audit.
- HR ops xem xu hướng headcount/time.
- Primary admin cấp quyền xem báo cáo.
- Người review year-end xác nhận thông tin thuế năm.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Reports nằm “hạ nguồn” của mọi thứ: People + Payroll + Time & Attendance + Taxes. Đây cũng là khu vực nhạy cảm về quyền, được kiểm soát bởi thiết lập admin.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Reports là một pipeline: chọn câu hỏi → chọn báo cáo đúng → export → lưu trữ → tra cứu lại. Chìa khoá là sự nhất quán: dùng cùng một “gói báo cáo” theo từng kỳ.
- Xác định câu hỏi (tổng payroll, thông tin thuế, headcount, time off).
- Mở Reports và chọn báo cáo tương ứng.
- Tuỳ biến field/bộ lọc nếu hệ thống hỗ trợ.
- Export và lưu vào nơi đã thống nhất.
- Dùng export làm bằng chứng cho đối soát/notice/year-end.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Thuật ngữ của Reports khá đơn giản: biết nằm ở đâu và vì sao quan trọng.
- Reports section: khu vực trên menu trái để xem và tải dữ liệu.
- Reporting permissions: quyền truy cập do Primary admin kiểm soát.
- Payroll journal report: dùng để đối chiếu thông tin thuế năm.
- Payroll/HR/Time/Tax data: các nhóm báo cáo chính.
- Export: file tải xuống dùng để đối soát và làm bằng chứng.
6) Trạng thái / Vòng đời
Việc dùng Reports mang tính chu kỳ: theo từng kỳ payroll và theo tháng, thêm một chu kỳ năm cho year-end. Hãy coi mỗi chu kỳ như checklist để không thiếu export.
- Mỗi kỳ payroll: export một bộ “bằng chứng payroll” sau khi xử lý.
- Chốt sổ tháng: export báo cáo tổng hợp và đối soát.
- Theo quý: chuẩn bị snapshot compliance khi cần.
- Hàng năm: xác nhận thông tin thuế năm bằng payroll journal.
- Phát sinh: dùng export để phản hồi notice/audit nhanh.
7) Các “việc chính” cần làm
Các việc dưới đây giúp bạn nhanh và đáng tin khi làm reporting.
Tạo gói báo cáo
- Chọn 3–5 báo cáo lõi tổ chức cần.
- Chốt nhịp: mỗi kỳ payroll + chốt sổ tháng.
- Gán owner và nơi lưu trữ.
- Giữ tên file nhất quán để dễ tìm.
Sửa lỗi thiếu quyền
- Nếu không thấy Reports, hãy yêu cầu reporting permissions.
- Nhờ Primary admin cấp quyền phù hợp.
- Xác nhận lại bằng cách mở và export một báo cáo nhỏ.
- Ghi lại ai có quyền và vì sao.
Hỗ trợ year-end
- Dùng payroll journal để đối chiếu thông tin năm.
- Lưu export an toàn để phục vụ auditor/advisor.
- Đối soát chênh lệch càng sớm càng tốt.
- Kèm một ghi chú bằng chứng cho mỗi bộ export.
8) Luồng chuẩn #1 — Đối soát sau kỳ payroll (6–8 bước)
Luồng này tạo “dấu vết kiểm tra” đáng tin ngay sau khi chạy payroll.
- Xác nhận payroll đã xử lý trong payroll history.
- Mở Reports và chọn một báo cáo payroll để export.
- Export và lưu vào thư mục finance.
- Spot-check tổng tiền so với tóm tắt trong payroll history.
- Ghi chú các outliers (thay đổi lớn) và lý do.
- Chia sẻ export (hoặc tóm tắt) cho stakeholders khi cần.
9) Luồng chuẩn #2 — Sửa lỗi “Tôi không thấy Reports” (6–7 bước)
Đây là lỗi newbie rất thường gặp và hầu như là vấn đề quyền, không phải bug.
- Xác nhận Reports không có trong menu trái.
- Xác định vai trò của bạn (admin hay primary admin).
- Nhờ Primary admin cấp reporting permissions.
- Đăng xuất/đăng nhập lại và kiểm tra nav.
- Mở Reports và export một báo cáo nhỏ để test.
- Ghi lại thay đổi quyền (ai cấp và vì sao).
10) Điểm quyết định (A/B)
Dùng các quyết định này để chọn đúng workflow và tránh chia sẻ dữ liệu quá mức.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Dữ liệu cần lấy | A: Tổng payroll | B: Bằng chứng thuế/tuân thủ | Export báo cáo payroll vs bộ bằng chứng year-end/compliance. |
| Ràng buộc quyền | A: Thấy Reports | B: Không thấy Reports | Yêu cầu Primary admin cấp reporting permissions. |
| Chia sẻ export | A: Nội bộ | B: Cố vấn/audit bên ngoài | Chỉ chia sẻ tối thiểu cần thiết; lưu trữ an toàn và track đã chia sẻ gì. |
| Tần suất | A: Mỗi kỳ payroll | B: Chỉ theo tháng | Ưu tiên gói tối thiểu theo kỳ payroll + gói chốt sổ tháng để ít bất ngờ. |
11) Guardrails — Nên/Không nên, lỗi thường gặp, vai trò
Reports chứa dữ liệu nhạy cảm. Guardrails ở đây tập trung vào quyền và thói quen lưu bằng chứng nhất quán.
Nên
- Dùng Reports để export thay vì chụp screenshot thủ công.
- Giữ gói báo cáo ổn định và quy ước đặt tên file.
- Cấp reporting permissions có chủ đích.
Không nên
- Không chia sẻ export quá rộng cho người không cần.
- Không dựa vào trí nhớ cho số liệu—hãy export và trích dẫn.
- Không bỏ qua việc thiếu Reports; hãy sửa quyền.
Lỗi thường gặp (tránh)
- Không thấy Reports → chưa được cấp reporting permissions.
- Export không nhất quán → không có gói báo cáo chuẩn.
- Cuống khi audit → không lưu export theo thời gian.
- Nhầm field → không có quy ước đặt tên/ghi chú.
- Rò rỉ dữ liệu → lưu export ở nơi không an toàn.
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Mục tiêu là tạo thói quen lặp lại được: export, kiểm tra, lưu trữ và tái sử dụng.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Có export cho mọi kỳ payroll và mọi lần chốt sổ tháng.
- Quyền đúng theo “least-privilege” (có Reports nhưng không thừa quyền payroll).
- Year-end check tham chiếu payroll journal export.
- Export dễ tìm nhờ tên file nhất quán.
- Stakeholders nhận được câu trả lời nhanh, có bằng chứng, không đoán.
Checklist: Trước khi làm
- Reports hiển thị trong nav (đã xác nhận quyền).
- Đã quyết định nơi lưu trữ và quy ước đặt tên.
- Đã chọn gói báo cáo lõi (3–5 báo cáo).
- Đã gán owner (mỗi kỳ payroll / theo tháng).
- Đã thống nhất quy tắc chia sẻ (nội bộ vs bên ngoài).
Checklist: Sau khi làm
- Đã lưu export cho kỳ payroll gần nhất.
- Đã đối soát nhanh với payroll history.
- Đã ghi chú outliers (đổi gì và vì sao).
- Đã lên lịch gói year-end (check giữa năm).
- Đã lên lịch review quyền theo quý.
Bài thực hành (8–10 phút): “Tạo gói 3 báo cáo”
Mục tiêu: tạo một gói báo cáo nhỏ để dùng lại mỗi kỳ payroll.
- Mở Reports bằng tài khoản admin.
- Chọn 3 báo cáo bạn dùng nhiều nhất (payroll + tax + time/HR).
- Export từng báo cáo và lưu theo quy ước tên file.
- Viết 1 ghi chú: mỗi báo cáo trả lời câu hỏi gì.
- Chia sẻ ghi chú cho stakeholders (không nhất thiết gửi file export thô).
Link tài liệu chính thức
Thư mục ứng dụng
Lướt nhanh
Tích hợp giúp tiết kiệm thời gian—nhưng chỉ hiệu quả khi bạn chọn rõ “nguồn sự thật” (system of record). Bắt đầu từ phần tổng quan, rồi chọn nhóm tích hợp khớp với workflow của bạn (kế toán, tuyển dụng, chấm công, v.v.).
- Bắt đầu với “About integrations” và phần tổng quan App directory.
- Duyệt “Integration categories” để tìm công cụ theo nhu cầu (kế toán, ngân hàng, tuyển dụng, v.v.).
- Một số thiết lập có các chủ đề liên quan đến tích hợp qua API.
- Khi tích hợp hệ thống time, hãy kiểm tra kỹ hành vi time-off/time-tracking.
1) Mục đích / Kết quả cần đạt
Kết quả bạn cần là đồng bộ ổn định, giảm thao tác thủ công nhưng không tạo xung đột dữ liệu. Một tích hợp “tốt” có chủ sở hữu rõ cho từng trường dữ liệu và nhịp sync dự đoán được.
- Kết nối Gusto với công cụ kế toán, tuyển dụng, chấm công và nhiều thứ khác.
- Dùng App directory để tìm các tích hợp được hỗ trợ.
- Hiểu các lựa chọn tích hợp, gồm cả tích hợp qua API (khi áp dụng).
- Đặt rõ “system of record” cho từng trường (giờ công, nghỉ phép, dữ liệu nhân sự).
- Ghi rõ ai chịu trách nhiệm xử lý sự cố và escalations với vendor.
2) Ai cần dùng + Khi nào dùng
Tab này dành cho admin kết nối Gusto với các hệ thống khác. Dùng khi thiết lập ban đầu, khi thay đổi công cụ, hoặc khi cần xử lý lỗi đồng bộ.
- Admin thiết lập kết nối kế toán, HR, tuyển dụng, hoặc chấm công.
- Payroll admin đảm bảo giờ công và khoản khấu trừ chảy đúng.
- Ops chuẩn hoá hệ thống onboarding/hiring cùng Gusto.
- Team kỹ thuật khảo sát tích hợp qua API.
- Bất kỳ ai đang troubleshoot một tích hợp cụ thể.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Tích hợp chạm vào nhiều module. Phổ biến nhất là Payroll (giờ công/khoản khấu trừ/export kế toán), People (đồng bộ danh sách nhân sự) và Time & Attendance (hệ thống time).
4) Mô hình tư duy / Luồng
Tích hợp là một “hợp đồng”: hệ thống nào sở hữu dữ liệu nào, và cập nhật sẽ chảy theo hướng nào. Bắt đầu phạm vi nhỏ, test, rồi mở rộng.
- Chọn đúng nhóm tích hợp theo nhu cầu.
- Đọc tổng quan tích hợp và yêu cầu/prerequisites.
- Kết nối và cấp quyền (có thể cần quyền admin).
- Map field hoặc xác nhận dữ liệu nào sẽ sync (people, hours, deductions, v.v.).
- Test với tập dữ liệu nhỏ (1 nhân viên, 1 kỳ payroll).
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ này thường xuất hiện trong điều hướng và hướng dẫn tích hợp.
- App directory: danh mục các tích hợp được hỗ trợ.
- Integration categories: nhóm như kế toán, ngân hàng, tuyển dụng, v.v.
- About integrations: tổng quan + khái niệm (có thể gồm cả API integrations).
- API integrations: hướng tiếp cận tích hợp qua API (được nhắc trong About integrations).
- Field mapping: cách map tài khoản/trường dữ liệu (vd: mapping kế toán).
6) Trạng thái / Vòng đời
Vòng đời tích hợp an toàn: khám phá → kết nối → test → theo dõi → điều chỉnh → (tuỳ chọn) ngắt kết nối. Hãy coi “disconnect” là một sự kiện có kế hoạch để tránh hổng dữ liệu.
- Khám phá: chọn từ Integration categories.
- Kết nối: uỷ quyền và cấu hình (theo guide của từng tích hợp).
- Test: kiểm tra một case nhỏ end-to-end.
- Theo dõi: quan sát lỗi sync và xung đột.
- Ngắt kết nối: làm theo bước của nhà cung cấp và xác nhận phần nào sẽ ngừng sync.
7) Các “việc chính” cần làm
Các việc này chiếm ~90% thành công của tích hợp: chọn đúng, map đúng, và kiểm tra đúng.
Chọn tích hợp phù hợp
- Bắt đầu từ Integration categories theo use-case.
- Xác nhận tích hợp hỗ trợ workflow bạn cần (vd: hiring, chuẩn bị thuế).
- Xác định dữ liệu sẽ sync (people, hours, accounting).
- Quyết định nguồn sự thật cho từng field.
Cấu hình mapping (kế toán)
- Hiểu tuỳ chọn mapping trước khi sync.
- Giữ tên mapping khớp chart of accounts.
- Test kết quả trong Reports sau kỳ payroll đầu tiên.
- Ghi lại quyết định mapping cho admin sau này.
Xác thực hành vi hệ thống time
- Nếu tích hợp time tools, kiểm tra thiết lập yêu cầu nghỉ phép.
- Test đồng bộ giờ công cho một kỳ trả lương.
- Xác nhận phê duyệt diễn ra ở đúng hệ thống.
- Có kế hoạch rollback (bước disconnect).
8) Luồng chuẩn #1 — Chọn và kết nối một tích hợp (6–9 bước)
Luồng này giảm rủi ro bằng cách ép bạn đi theo: chọn → hiểu → kết nối có kiểm soát → test.
- Mở Integration categories và chọn use-case (vd: accounting, hiring).
- Đọc “About integrations” để nắm prerequisites.
- Xác nhận tích hợp phù hợp workflow (fields và phạm vi sync).
- Kết nối/uỷ quyền bằng quyền admin và hoàn tất các bước setup.
- Chạy test nhỏ (1 nhân viên hoặc 1 kỳ payroll).
- Kiểm tra kết quả ở tab liên quan (People/Payroll/Reports).
9) Luồng chuẩn #2 — Xử lý xung đột tích hợp time (6–10 bước)
Tích hợp time thường hỏng khi cả hai hệ thống cùng “nhận mình là chủ” của time off hoặc hours. Làm theo cấu trúc: xác định owner → căn chỉnh thiết lập → retest.
- Xác định hệ thống nào là nguồn sự thật cho yêu cầu nghỉ phép (time off requests).
- Đọc hướng dẫn tích hợp về các thiết lập bắt buộc (vd: một số yêu cầu tắt time off requests trong Gusto).
- Xác nhận policy nghỉ phép tồn tại và khớp giữa các hệ thống nếu cần.
- Test một yêu cầu và xác nhận nó vào đúng hàng đợi phê duyệt.
- Chạy thử payroll preview nhỏ để đảm bảo hours/time off chảy đúng.
- Nếu chưa ổn, ngắt kết nối để revert, rồi escalations cho vendor.
10) Điểm quyết định (A/B)
Dùng các quyết định này để tránh xung đột sync và rollout lộn xộn.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… | Làm việc này |
|---|---|---|---|
| Mục tiêu tích hợp | A: Export kế toán | B: Workflow tuyển dụng/time | Chọn đúng category trước (accounting vs hiring/time). |
| Chủ sở hữu field | A: Gusto sở hữu dữ liệu people | B: Hệ thống khác sở hữu | Định nghĩa nguồn sự thật và tránh chỉnh hai chiều nếu không có luật. |
| Chủ sở hữu time off | A: Yêu cầu nghỉ phép ở Gusto | B: Yêu cầu ở hệ thống ngoài | Căn chỉnh thiết lập (có thể phải tắt yêu cầu trong Gusto) theo guide tích hợp. |
| Quy mô rollout | A: Test 1–2 người | B: Rollout toàn bộ | Luôn test trước; xác thực trong Reports sau 1 chu kỳ. |
11) Guardrails — Nên/Không nên, lỗi thường gặp, quyền
Tích hợp có thể tạo lỗi “im lặng”. Guardrails ở đây tập trung vào phạm vi, test và tránh đồng sở hữu dữ liệu.
Nên
- Bắt đầu từ tổng quan tích hợp và prerequisites.
- Test trên một nhóm nhỏ trước khi rollout rộng.
- Xác thực kết quả bằng Reports sau chu kỳ đầu.
Không nên
- Không để hai hệ thống cùng sửa một field nếu không có luật.
- Không bỏ qua xung đột time off—hãy chọn một owner.
- Không bỏ qua việc ghi lại mapping (kế toán) và phạm vi sync.
Lỗi thường gặp (tránh)
- Chọn sai tích hợp → không bắt đầu từ categories.
- Xung đột sync → không quyết định nguồn sự thật.
- Time off bị nhân đôi → cả hai hệ thống cùng nhận yêu cầu.
- Export kế toán không dùng được → mapping không được chuẩn bị.
- Không troubleshoot được → không có test case hoặc tài liệu.
12) Bằng chứng & Thực hành — checklist + lab
Giúp bạn triển khai tích hợp an toàn và giữ ổn định lâu dài.
“Đúng chuẩn” trông như thế nào
- Đã ghi lại category và mục tiêu tích hợp (vì sao dùng).
- Đã định nghĩa nguồn sự thật cho field chính (people, hours, time off, accounting).
- Có một test case thành công, ghi lại được và lặp lại được.
- Reports export xác nhận kết quả sau chu kỳ đầy đủ đầu tiên.
- Có kế hoạch disconnect nếu có sự cố.
Checklist: Trước khi làm
- Đã chọn tích hợp từ categories.
- Đã đọc prerequisites (About integrations).
- Đã viết quyết định nguồn sự thật.
- Đã có test plan (ai, chu kỳ nào, kiểm gì).
- Đã ghi chú rollback/disconnect plan.
Checklist: Sau khi làm
- Test case thành công và có tài liệu.
- Reports export xác thực kết quả.
- Hành vi time off/time tracking đã xác nhận (không trùng lặp).
- Mapping đã lưu (nếu là kế toán).
- Đã gán owner theo dõi và escalations vendor.
Bài thực hành (8–10 phút): “Tài liệu phạm vi tích hợp”
Mục tiêu: tạo 1 trang scope note giúp tránh nhầm lẫn và troubleshoot nhanh.
- Chọn một integration category bạn dự định dùng.
- Viết: mục đích, owner và dữ liệu nó sync.
- Quyết định nguồn sự thật cho 3 field (vd: tên nhân viên, hours, time off).
- Thêm checklist test: bạn sẽ kiểm gì trong Reports sau lần chạy đầu tiên.
- Thêm rollback note (cách disconnect và phần nào ngừng sync).
