Notion
Notion là công cụ ghi chú & quản lý công việc all-in-one. Cho phép tạo docs, wiki, database, task, tùy biến cao cho cá nhân & team.
- Bắt đầu
- Không gian làm việc & thanh bên
- Trang & Khối
- Cơ sở dữ liệu
- Sharing & collaboration
- Marketplace (Thư viện mẫu)
- Dữ liệu & Tích hợp
- Settings
- Gói, Hóa đơn & Thanh toán
- Bảo mật & Riêng tư
Bắt đầu
Quét nhanh
- Thiết lập workspace đầu tiên + cấu trúc cá nhân cơ bản
- Tạo trang nhanh bằng sidebar + slash commands
- Chia sẻ an toàn: member vs guest + quyền cơ bản
- Biết Settings nằm ở đâu và nên cấu hình gì trước
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn đi từ “mới toanh” tới một thiết lập Notion ổn định, dùng được ngay: có workspace, cấu trúc trang đơn giản, và cách tạo nội dung lặp lại được. Mục tiêu là giảm bối rối ban đầu và tạo đà sử dụng.
- Chọn use-case đầu tiên: ghi chú cá nhân, học tập, hoặc hub cho nhóm nhỏ
- Tạo (hoặc tham gia) một workspace và đặt tên rõ ràng (vd: Personal, Lớp 10A, Dự án X)
- Ghim 3 mục thiết yếu trên sidebar: Trang Home, Tasks, Notes
- Chọn 1 template để bắt đầu (đừng dựng từ số 0 ngay ngày đầu)
- Đặt một trang “default capture” (nơi mọi ghi chú mới đều đổ về)
- Test 5 phút: tạo 1 page, 1 database, 1 link chia sẻ
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho người mới dùng Notion hoặc muốn làm lại từ đầu với hệ thống gọn hơn. Dùng khi bạn lạc trong sidebar, chưa phân biệt page vs database, hoặc hay tạo trùng các trang lộn xộn.
- Dùng khi bạn cần một cấu trúc đơn giản, đáng tin (không phải “hệ thống hoàn hảo”)
- Dùng khi lần đầu setup Notion trên desktop/web
- Dùng trước khi mời người khác (tránh loạn quyền truy cập)
- Dùng khi chuyển từ docs/spreadsheets về một nơi
- Bỏ qua nếu workspace của bạn đã ổn và bạn đang tối ưu workflow
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Hầu hết thao tác cho người mới nằm ở sidebar bên trái (tạo page, tìm template, mở Settings). Khi build dần, bạn sẽ qua lại vài tab cốt lõi.
- Ở đâu: Sidebar → New page, Templates, Settings
- Liên quan: Workspace & sidebar (điều hướng), Pages & blocks (viết), Databases (theo dõi có cấu trúc)
- Liên quan: Sharing & collaboration (mời + quyền), Settings (tài khoản + điều khiển workspace)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Notion được cấu thành từ các page, và page có thể chứa block (text, heading, embed) và database (tập hợp các page có thuộc tính). Việc bạn cần làm lúc đầu là tạo một “home base” đơn giản và nối các trang logic qua sidebar và link.
- Tạo hoặc tham gia workspace
- Dựng cấu trúc nhỏ trên sidebar (Home → Notes / Tasks / Projects)
- Tạo page bằng blocks (/ commands) và liên kết
- Thêm 1 database để theo dõi (tasks hoặc bài tập)
- Tạo 1–2 view (vd: Board + Calendar) nếu cần
- Chia sẻ 1 page với mức quyền đúng (viewer/editor)
- Tinh chỉnh: favorites, teamspaces (nếu dùng teams), settings
Kết quả mong đợi: Bạn ghi nhanh được, tìm lại nhanh, và chia sẻ không bị sai quyền.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các từ này xuất hiện khắp Help Center. Biết chúng sẽ giảm 80% bối rối của người mới.
- Workspace: “khung chứa” cho page, người dùng và cài đặt
- Sidebar: nơi điều hướng page, teamspaces, settings, trash
- Page: một tài liệu có thể chứa blocks và databases
- Block: một đơn vị nội dung (text, heading, image, embed, to-do, v.v.)
- Database: tập hợp page có thuộc tính (view dạng table/board/calendar)
- Template: trang mẫu có sẵn để thêm và tuỳ biến
- Member vs Guest: member nằm trong workspace; guest chỉ được mời vào page cụ thể
6) State machine / Vòng đời
Vòng đời của người mới chủ yếu xoay quanh mức “trưởng thành” của nội dung (nháp → chia sẻ → duy trì). Notion không ép state, nhưng quy trình của bạn có thể có.
- Nháp: ghi chú riêng tư, thu thập tự do
- Đã sắp xếp: chuyển vào đúng page/database, gắn tag
- Đã chia sẻ: set quyền, chia link, bật comment
- Duy trì: templates/automations giảm việc lặp thủ công
- Lưu trữ: đưa khỏi sidebar hằng ngày nhưng vẫn tìm kiếm được
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Đây là các “job” bạn nên nắm trước khi làm hệ thống phức tạp.
- Tạo page nhanh (title + headings + bullets) bằng / commands
- Tìm nội dung nhanh (cấu trúc sidebar + search)
- Theo dõi việc lặp lại (tasks/bài tập) trong một database
- Tái sử dụng cấu trúc (templates cho notes/meetings/lớp học)
- Chia sẻ an toàn (mời + mức quyền)
- Chỉnh settings ảnh hưởng hằng ngày (thông báo, workspace settings)
8) Luồng chuẩn (happy path) #1 — Setup workspace đầu tiên trong 10 phút
Thiết lập nhanh, đủ ổn định để bắt đầu mà không phải nghĩ quá nhiều.
- Tạo/tham gia workspace và đặt tên rõ ràng
- Mở sidebar và tạo trang Home
- Dưới Home, tạo các trang con: Notes, Tasks, Projects
- Favorite Home + Tasks để truy cập nhanh
- Trong Tasks, chèn một database đơn giản (table) và thêm thuộc tính: Status, Due date
- Tạo ít nhất một view khác (Board theo Status nếu hữu ích)
- Thêm một template (vd: meeting notes hoặc class notes) vào khu Notes
- Test capture: thêm 1 note và 1 task có due date
Kết quả mong đợi: Sidebar gọn, có nơi ghi nhanh, và có tracker hoạt động thật sự.
9) Luồng chuẩn (happy path) #2 — Chia sẻ page với mức quyền đúng
Chia sẻ là nơi người mới hay “lộ info” hoặc chặn hợp tác. Dùng luồng này để chia sẻ gọn và đúng.
- Mở page bạn muốn chia sẻ
- Bấm Share (góc trên của trang)
- Mời member nếu họ cần truy cập nhiều nội dung workspace; mời guest nếu chỉ cần trang này
- Chọn mức quyền đúng ý định (view/comment/edit)
- Kiểm tra kế thừa quyền: sub-pages có được share theo không (hoặc không)
- Gửi link và nhờ người nhận xác nhận mở được
- Tuỳ chọn: bật/tắt public sharing nếu bạn publish
- Kiểm tra lại sau 5 phút: đảm bảo không ai có quyền cao hơn cần thiết
Kết quả mong đợi: Đúng người truy cập đúng nội dung — không thừa, không thiếu.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Dùng bảng này khi bạn phân vân chọn “đường đi” trong Notion lúc mới bắt đầu.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Ai cần truy cập? | A: Chỉ 1 người → giữ trang riêng tư | B: Cả team cần → tạo teamspace + trang chia sẻ |
| Thông tin có cấu trúc tới đâu? | A: Ghi chú tự do → page với heading + link | B: Cần theo dõi → database với thuộc tính + views |
| Tài liệu lặp lại? | A: Hiếm → duplicate page | B: Thường xuyên → tạo template (page hoặc database template) |
| Chia sẻ ra ngoài? | A: Chia sẻ một lần → mời guest | B: Publish công khai → bật share-to-web cẩn thận |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Các “bẫy” kinh điển khiến workspace rối.
- Mọi thứ thành bãi rác page: tạo Home + 2–3 khu vực cốt lõi
- Quá nhiều database quá sớm: bắt đầu với 1 cái (Tasks) rồi mở rộng sau
- Chia sẻ sai mô hình: guest cho trang cụ thể; member cho người tham gia workspace
- Không có quy ước đặt tên: dùng prefix rõ (vd: “NOTE — …”, “MEETING — …”)
- Tuỳ biến quá đà ngày 1: dùng template trước, rồi chỉnh sau 1 tuần sử dụng
12) Kiểm tra & luyện tập (tiêu chí tốt + checklist + lab + links)
Cách kiểm tra nhanh bạn setup đúng, kèm bài luyện ngắn.
Thế nào là “tốt”
- Bạn tạo note mới trong <30 giây
- Bạn tìm note tuần trước trong <10 giây (sidebar hoặc search)
- Database Tasks có ít nhất Status + Due date
- Chia sẻ có chủ đích: không có trang public vô tình
Checklist
Pre-check
- Đã đặt tên + icon workspace
- Có trang Home
- Đã set Favorites (Home/Tasks)
- Đã tạo 1 database
- Đã thêm 1 template
Post-check
- Đã tạo note test
- Đã tạo task test có due date
- Search tìm ra cả 2
- Share test thành công (quyền viewer)
- Hiểu Trash/restore
Bài thực hành (5–10 phút)
- Tạo một trang tên “Inbox” để ghi nhanh
- Thêm block to-do và viết 5 việc
- Chuyển các việc thành một database nhỏ (hoặc chuyển vào Tasks DB)
- Tạo view “This Week” lọc theo due date
- Chia sẻ trang Inbox cho bạn bè với quyền “Can view”
Xác minh làm đúng: Bạn bè mở được nhưng không sửa được; bạn thấy task trong “This Week”.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Getting started (mục trong Help Center)
- Intro to workspaces
- Navigate with the sidebar
- Intro to writing & editing
- Intro to databases
- Sharing & permissions
Pages & blocks
Quét nhanh
- Pages là tài liệu; blocks là “viên gạch” nằm bên trong pages
- Dùng lệnh
/để thêm block nhanh (text, headings, media, embeds) - Dùng định dạng + style để trang dễ đọc/lướt
- Dùng links/backlinks để nối kiến thức (thay vì nest vô tận)
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn viết và tổ chức nội dung trong Notion bằng blocks — để pages dễ lướt, dễ chỉnh sửa và dễ chia sẻ. Kết quả là các trang nhất quán, đẹp và dễ bảo trì.
- Tạo pages theo cấu trúc lặp lại (tiêu đề → tóm tắt → các mục)
- Thêm blocks qua menu
/và hiểu nhóm cơ bản vs media vs inline - Định dạng nhanh (headings, lists, callouts, code, quotes)
- Nhúng file/media (ảnh, PDF, video) đúng chỗ cần
- Dùng links để nối pages thay vì lặp nội dung
- Áp dụng một template đơn giản cho notes/meetings/classes
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho người viết notes, docs, wiki, hoặc tài liệu học tập. Dùng khi pages của bạn bị rối, khó lướt hoặc thiếu nhất quán.
- Dùng khi bạn bắt đầu thói quen viết docs/notes mới
- Dùng khi chuyển tài liệu sẵn có thành pages trong Notion
- Dùng khi làm việc nhóm và muốn format nhất quán
- Bỏ qua nếu bạn chủ yếu làm trong databases và ít khi viết trang dài
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Bạn làm việc ngay trong bất kỳ page nào. Hầu hết thao tác là gõ “/” hoặc dùng UI định dạng.
- Ở đâu: Bất kỳ page → gõ
/để mở menu blocks - Liên quan: Templates (tái sử dụng cấu trúc), Databases (pages trong database), Sharing & collaboration (comments/mentions)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Hãy nghĩ theo kiểu “tài liệu gồm các block” thay vì “một ô text khổng lồ”. Mỗi block có thể kéo thả, nhân bản, nest hoặc chuyển loại — nên việc chỉnh sửa mang tính mô-đun.
- Bắt đầu bằng dàn ý (H1 title + các mục H2)
- Thêm các block nội dung (bullets, toggles, callouts) dưới từng mục
- Nhúng tài liệu hỗ trợ (ảnh/file/link) ngay gần đoạn liên quan
- Dùng mentions/links để kết nối pages liên quan
- Chỉnh cho dễ đọc: khoảng cách, highlight, callouts, icon/cover (tuỳ chọn)
- Chia sẻ để nhận góp ý (comments/suggested edits nếu có)
Kết quả mong đợi: Người khác lướt dưới 60 giây là nắm được ý chính.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ nội dung quan trọng trong hướng dẫn viết/chỉnh sửa của Notion.
- Blocks: text, headings, to-dos, media, embeds, code, …
- Menu
/: menu block mở bằng cách gõ “/” - Tùy chọn inline: mentions (@người, @page), ngày/nhắc việc
- Callout: block được làm nổi để nhấn mạnh
- Code block: block hiển thị đoạn code có định dạng
- Embeds: xem trước tương tác (vd: maps, Figma, video)
6) State machine / Vòng đời
Pages thường tiến hoá theo chu kỳ viết nháp và cộng tác.
- Draft: ghi nhanh, blocks chưa có cấu trúc
- Structured: có headings + sections + links chính
- Reviewed: xử lý comments, tăng độ rõ ràng
- Published/shared: set quyền; (tuỳ) kiểm tra cấu trúc wiki
- Maintained: cập nhật bằng templates/buttons/thói quen edit nhất quán
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Nắm các job này là pages sẽ “nhẹ tênh”.
- Ghi notes nhanh bằng bullets + headings
- Biến notes rối thành dàn ý gọn
- Thêm media (image/PDF/video) sát đoạn liên quan
- Tạo cấu trúc tái dùng (templates, template buttons, hoặc duplicate đơn giản)
- Link sang pages liên quan để tránh trùng lặp
- Thêm nhắc việc bằng inline dates để khỏi quên
8) Luồng chuẩn #1 — Tạo trang notes dễ lướt
Cấu trúc đơn giản, hợp cho class notes, meeting notes, hoặc research.
- Tạo page mới với tiêu đề rõ ràng (kèm ngày/chủ đề)
- Viết 2–3 dòng tóm tắt ở đầu (what + why)
- Tạo các mục bằng Heading 2: Context, Key points, Actions/Next
- Dưới Key points, ghi bullets; dùng sub-bullets cho chi tiết
- Thêm callout cho “TL;DR” hoặc “Decision” nếu cần
- Nhúng tài liệu hỗ trợ (PDF/ảnh/link) dưới mục liên quan
- Thêm @mentions cho người/pages bạn muốn liên kết
- Kết thúc bằng checklist việc cần làm (to-do list)
Kết quả mong đợi: Người khác lướt là hiểu ngay phần cốt lõi.
9) Luồng chuẩn #2 — Biến tài liệu lặp lại thành template
Đừng tự dựng lại cùng một cấu trúc mỗi lần.
- Chọn một page bạn ưng (vd: trang meeting notes tốt nhất)
- Xoá nội dung “một lần”; giữ headings/cấu trúc
- Thêm các câu nhắc bằng chữ nghiêng (vd: “Chúng ta đã quyết gì?”)
- Chèn các block mặc định (agenda list, bảng action items, …)
- Duplicate page và đặt tên “TEMPLATE — …”
- Cất templates vào khu Templates (hoặc dùng Template Gallery nếu phù hợp)
- Nếu làm nhóm: share template ở chế độ read-only; cần thì duplicate
Kết quả mong đợi: Tạo doc mới chỉ mất vài giây: duplicate template → điền → share.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Chọn đúng block/công cụ cho đúng việc.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần ghi nhanh? | A: Có → bullets/to-dos trước, cấu trúc sau | B: Không → outline bằng headings trước |
| Nội dung lặp lại nhiều? | A: Có → template hoặc template button | B: Không → một page bình thường là đủ |
| Thông tin cần theo dõi? | A: Có → database (pages có properties) | B: Không → page thường với blocks |
| Cần ngữ cảnh “giàu”? | A: Có → embed media gần đoạn text | B: Không → chỉ link ra nguồn |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Đa số vấn đề của pages là do format và thiếu nhất quán.
- Bức tường chữ: dùng headings + bullets + callouts
- Không có tóm tắt: thêm 2–3 dòng ở đầu để người đọc khỏi đoán
- Nhúng mọi thứ: chỉ embed thứ cần; còn lại thì link
- Lặp info giữa nhiều pages: link tới “source page” thay vì copy
- Template mỗi kiểu: chọn 1 cấu trúc và tái dùng
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Làm một lần là bạn sẽ tự tin build pages mãi về sau.
Checklist
- Page có title + tóm tắt ngắn
- Có headings để chia nội dung
- Có ít nhất 1 callout hoặc block “Key takeaway”
- Có links/mentions tới pages liên quan
- Có danh sách “Next actions” rõ ràng
Bài thực hành (5–15 phút)
- Tạo một page “Study Notes”
- Tạo headings: Concepts, Examples, Questions, Next steps
- Dùng menu
/để thêm 1 code block (bất kỳ ngôn ngữ) và 1 callout - Nhúng 1 ảnh hoặc PDF liên quan chủ đề
- Tạo 5 to-dos làm next actions
Xác minh làm đúng: Bạn lướt là thấy ngay Concepts/Examples/Questions.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Intro to writing & editing
- Style & customize your page
- Block basics (guide)
- Buttons (nếu bạn tự động hoá tạo pages)
Databases
Quét nhanh
- Database = một tập hợp các pages có properties
- Views (table/board/calendar/list/gallery) là các “góc nhìn” khác nhau trên cùng một dữ liệu
- Dùng properties + filters + sorts + groups để việc theo dõi thật sự dùng được
- Templates/automations giúp giảm thao tác lặp thủ công
1) Mục đích / Kết quả
Databases biến Notion thành công cụ theo dõi: tasks, bài tập, dự án, danh sách đọc—bất cứ thứ gì bạn muốn lọc, sắp xếp và xem theo nhiều cách. Kết quả là một “nguồn sự thật” duy nhất: cập nhật một lần, thấy ở mọi view.
- Tạo database cho nhu cầu thật (tasks/học tập/dự án)
- Thêm properties trả lời câu hỏi chính (status, due, owner, priority)
- Thiết lập ít nhất 2 views (vd: Board + Calendar hoặc Table + List)
- Dùng filters/sorts/groups để chỉ hiện thứ quan trọng
- Dùng database templates để tạo entry nhất quán
- Tuỳ chọn bật sub-items/dependencies nếu thật sự cần
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho ai theo dõi nhiều mục và muốn có “nhiều view” mà không phải nhân đôi dữ liệu. Dùng khi danh sách quá dài hoặc bạn hay lạc mất việc tiếp theo.
- Dùng cho tasks, projects, homework, content calendar, inventories
- Dùng khi bạn cần nhiều view (board/status, calendar/dates)
- Dùng khi cần lọc (chỉ “due tuần này”)
- Bỏ qua nếu bạn chỉ ghi notes không cấu trúc (pages có thể đủ)
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Databases có thể là một page riêng hoặc dạng inline bên trong page.
- Ở đâu: Tạo page → thêm database (table/board/list/calendar/gallery)
- Liên quan: Pages & blocks (inline databases), Templates (database templates), Automations (buttons/database automations)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Database là một tập pages + properties. Views không nhân đôi dữ liệu; chúng chỉ đổi cách bạn nhìn dữ liệu.
- Tạo database với mục tiêu rõ ràng (1 câu)
- Định nghĩa properties (bạn cần biết gì về mỗi entry)
- Tạo views cho các câu hỏi thường gặp (Việc tiếp theo là gì? Quá hạn gì? Cái gì đang bị chặn?)
- Thêm templates để tạo entry nhanh và nhất quán
- Review hằng tuần: dọn status, chốt việc, archive mục đã xong
Kết quả mong đợi: Bạn cập nhật một task một lần, và mọi view phản ánh ngay lập tức.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Từ vựng database bạn sẽ gặp trong các bài về databases của Notion.
- Entry/Page: mỗi row/card là một page có nội dung
- Property: các trường như Status, Date, Select, Person, …
- View: các kiểu view table/board/calendar/list/gallery
- Filter/Sort/Group: cách “uốn” dữ liệu bạn nhìn thấy
- Template: cấu trúc mặc định cho entry mới
- Sub-items: các task con (nếu bật)
- Automations: hành động theo rule (tuỳ gói)
6) State machine / Vòng đời
Hầu hết tracker đều xoay quanh vòng đời theo trạng thái (dù bạn đặt tên khác).
- Backlog: đã ghi lại nhưng chưa lên lịch
- In progress: đang làm
- Blocked: đang chờ thứ gì đó
- Done: đã xong
- Archived: ẩn khỏi view hằng ngày nhưng vẫn giữ để tra cứu
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các job này giúp databases “mạnh” mà không bị ngợp.
- Thiết kế bộ properties tối giản (đừng 20 cột ngay từ đầu)
- Tạo một view lọc “Tuần này”
- Group board theo Status để kéo-thả tiến độ
- Sort theo Due date (rồi đến priority)
- Dùng templates để chuẩn hoá entry mới
- Tinh chỉnh settings khi bật tính năng nâng cao (sub-items/automations)
8) Luồng chuẩn #1 — Tạo database Tasks “dùng được thật”
Setup thực dụng với properties và hai views.
- Tạo database (Table) tên “Tasks”
- Thêm properties: Status, Due date, Priority (select), Area/Project (select)
- Tạo Board view và group theo Status
- Tạo view “Tuần này” lọc theo Due date (và có thể Status ≠ Done)
- Thêm Sort: Due date tăng dần
- Thêm 10 tasks thật (không dùng dữ liệu giả) và đặt ít nhất 3 due dates
- Test: kéo 2 tasks qua các Status trên Board
- Ẩn/giới hạn các cột bạn không dùng hằng ngày
Kết quả mong đợi: Bạn trả lời “Giờ làm gì tiếp?” trong vài giây.
9) Luồng chuẩn #2 — Dùng database templates cho entry lặp lại
Rất hợp cho meeting notes, assignments, bug reports, content briefs lưu dưới dạng pages trong database.
- Mở database và bấm dropdown cạnh nút New
- Tạo template mới và đặt tên rõ (vd: “Họp tuần”)
- Thêm cấu trúc mặc định trong template (agenda, notes, actions)
- Pre-fill các properties chuẩn (Status mặc định, tags, …)
- Tạo một entry mới từ template
- Kiểm tra properties + nội dung page tạo ra đúng như kỳ vọng
- Tuỳ chọn: khám phá repeating templates nếu bạn cần entry định kỳ
Kết quả mong đợi: Entry mới nhất quán và tạo trong vài giây.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Chọn setup đơn giản nhất nhưng vẫn trả lời được các câu hỏi của bạn.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần nhiều “góc nhìn”? | A: Có → thêm views (Board/Calendar) | B: Không → giữ 1 Table view |
| Status quan trọng? | A: Có → property Status + group Board | B: Không → dùng checkbox hoặc tag đơn giản |
| Cấu trúc lặp lại? | A: Có → database templates/repeating templates | B: Không → pages thủ công là đủ |
| Quá phức tạp? | A: Có → bỏ bớt properties, giữ 3–5 cái thiết yếu | B: Không → thêm tính năng nâng cao từng cái một |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Đau khổ với database thường đến từ “xây quá đà”.
- Quá nhiều properties: bắt đầu 3–5, chỉ mở rộng nếu dùng hằng tuần
- Không có views: tạo ít nhất 1 view trả lời “việc tiếp theo là gì?”
- Status mơ hồ: định nghĩa rõ và dùng nhất quán
- Duplicate thủ công: dùng templates cho entry lặp
- Quên review: dọn hằng tuần để backlog không “mốc”
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Bài test ngắn để chắc database của bạn “khỏe”.
Checklist
- Mục tiêu database rõ (1 câu)
- Properties tối giản và có ý nghĩa
- Có ít nhất 2 views (hoặc 1 nếu rất đơn giản)
- Filters/sorts giúp view hành động được
- Có templates cho entry lặp lại
Bài thực hành (10–15 phút)
- Tạo database “Bài tập” hoặc “Danh sách đọc”
- Thêm properties: Status, Due date, Subject/Topic
- Tạo Calendar view
- Tạo view “Quá hạn” lọc Due date < hôm nay và Status ≠ Done
- Thêm 5 mục và kiểm tra chúng hiện đúng ở các views
Xác minh làm đúng: Đổi due date là Calendar và view Quá hạn cập nhật ngay.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Databases (Help Center category)
- Intro to databases
- Views, filters, sorts & groups
- Database properties
- Database templates
- Database settings
- Sub-items & dependencies
- Database automations (nếu gói của bạn có)
Chia sẻ & cộng tác
Quét nhanh
- Chia sẻ pages cho members/groups hoặc mời guests vào đúng page cần thiết
- Chọn đúng mức quyền (toàn quyền/chỉnh sửa/bình luận/xem)
- Hiểu “kế thừa quyền” (sub-pages có thể kế thừa quyền truy cập)
- Dùng comments/@mentions để cộng tác thay vì viết lại trong chat
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn chia sẻ nội dung Notion an toàn và cộng tác mượt: mời đúng người, đặt đúng quyền, và dùng comments/@mentions để phối hợp công việc. Kết quả là ít lỗi “không có quyền” hơn và ít rủi ro chia sẻ nhầm hơn.
- Chia sẻ một page cho members/groups trong workspace
- Mời người ngoài workspace dưới dạng guest khi phù hợp
- Chọn mức quyền đúng cho từng người
- Kiểm tra kế thừa quyền cho sub-pages và nội dung liên kết
- Dùng comments và @mentions để chốt quyết định và giao việc
- Tạo một “checklist chia sẻ” đơn giản trước khi gửi link
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dành cho ai làm việc chung với bạn học, teammates, hoặc khách hàng. Dùng trước khi mời nhiều người hoặc publish bất cứ thứ gì lên web.
- Dùng cho team docs, shared tasks, project hub, bài nhóm
- Dùng khi bạn hay gặp lỗi “no access”
- Dùng khi bạn phân vân nên mời ai là guest hay member
- Bỏ qua nếu bạn chỉ làm riêng trong personal pages
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Hầu hết thao tác nằm ở phần đầu trang qua nút Share, cộng thêm các màn hình People/Members trong Settings của workspace.
- Ở đâu: Page → Share (trên cùng) + Settings → People/Members (quản lý vai trò)
- Liên quan: Workspace & sidebar (teamspaces), Settings (members/notifications), Security & privacy (2-step verification, admin controls)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Chia sẻ là một “đồ thị quyền”: ai có quyền trên page nào, ở mức nào, và quyền đó có kế thừa xuống sub-pages hay không. Luôn đặt quyền có chủ đích, rồi kiểm tra nhanh bằng một bước xác nhận.
- Xác định người nhận (member nội bộ vs guest bên ngoài)
- Mở page và bấm Share
- Thêm người/nhóm (hoặc email guest) và đặt mức quyền
- Kiểm tra sub-pages có kế thừa quyền không (và có đúng ý không)
- Gửi link và nhờ người nhận xác nhận mở được
- Rà soát lại quyền khi dự án kết thúc
Kết quả mong đợi: Không lỗi quyền bất ngờ, và không vô tình chia sẻ quá tay.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ trung tâm trong hướng dẫn chia sẻ & phân quyền của Notion.
- Member: người thuộc workspace
- Guest: chỉ được mời vào một/vài page cụ thể (không có toàn bộ workspace)
- Vai trò workspace: workspace owner, membership admin (Enterprise), member, guest
- Vai trò teamspace: teamspace owner/member (tách biệt với vai trò workspace)
- Mức quyền: full access, can edit, can comment, can view
- Kế thừa (Inheritance): sub-pages có thể kế thừa quyền từ page cha
6) State machine / Vòng đời
Quyền truy cập thường thay đổi theo giai đoạn công việc: từ nháp tới bàn giao.
- Nháp riêng tư: chỉ bạn
- Review nội bộ: teammates có thể comment/edit
- Chia sẻ ra ngoài: thêm guests/viewers với quyền tối thiểu
- Cộng tác активно: mentions, comments, notifications
- Kết thúc: gỡ quyền guest, archive page, giữ dấu vết nếu cần
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các tác vụ cộng tác thực tế bạn sẽ dùng mỗi tuần.
- Mời ai đó làm guest cho một page dự án
- Chia sẻ cho một group trong workspace để quyền nhất quán
- Chuyển page từ “được sửa” sang “chỉ xem” khi chốt bản final
- Dùng @mentions để kéo sự chú ý và ghi nhận quyết định
- Giải quyết lỗi quyền (tìm page cha đang điều khiển kế thừa)
- Quản lý members/guests trong Settings khi cần
8) Luồng chuẩn #1 — Chia sẻ page dự án cho teammate
Mặc định an toàn cho cộng tác nội bộ.
- Mở page dự án
- Bấm Share
- Tìm/chọn teammate (workspace member)
- Đặt quyền: “Can edit” nếu họ sẽ đóng góp; nếu không thì “Can comment”
- Xác nhận sub-pages có cần được share theo không
- Thêm lời nhắn ngắn: bạn muốn họ làm gì
- Gửi invite
- Nhờ họ để lại 1 comment để xác nhận quyền hoạt động
Kết quả mong đợi: Teammate mở được và cộng tác đúng mức quyền.
9) Luồng chuẩn #2 — Chia sẻ cho người ngoài (guest)
Mẫu an toàn cho khách hàng hoặc người ngoài workspace.
- Mở đúng page mà người ngoài cần
- Bấm Share
- Nhập email để mời dưới dạng guest
- Đặt quyền tối thiểu (bắt đầu từ “Can view” hoặc “Can comment”)
- Kiểm tra sub-pages nhạy cảm—tránh share page cha nếu có nội dung riêng tư
- Gửi invite và xác nhận họ truy cập được
- Khi xong việc, gỡ quyền guest trong phần quản lý members/guests của workspace
Kết quả mong đợi: Người ngoài chỉ thấy đúng thứ bạn muốn—không hơn.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Dùng để quyết guest vs member và chọn mức quyền phù hợp.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Người đó thuộc tổ chức/nhóm của bạn? | A: Có → member (truy cập workspace) | B: Không → guest (chỉ page) |
| Họ cần sửa nội dung? | A: Có → can edit/full access | B: Không → can comment/view |
| Đang share một page cha? | A: An toàn → share cha để sub-pages kế thừa | B: Rủi ro → chỉ share đúng page cần |
| Tài liệu bản final? | A: Còn draft → can comment/edit | B: Final → view-only + kiểm soát chỉnh sửa |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Lỗi chia sẻ thường là do mức quyền và kế thừa.
- Mời member khi guest là đủ: mặc định guest cho người ngoài
- Cho quyền edit quá rộng: bắt đầu view/comment; chỉ nâng quyền khi cần
- Share page cha có sub-pages riêng tư: share đúng “leaf page” an toàn
- Không gỡ quyền sau dự án: làm checklist “closeout”
- Rối quyền truy cập: lần theo quyền về page cha đang điều khiển kế thừa
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Giúp bạn tự tin và giảm “bug quyền”.
Checklist
- Đúng đối tượng (member vs guest)
- Gán mức quyền tối thiểu
- Đã kiểm tra kế thừa (sub-pages)
- Người nhận xác nhận truy cập được
- Có kế hoạch gỡ quyền sau này
Bài thực hành (5–10 phút)
- Tạo page “Collab Test”
- Tạo sub-page “Private Note” bên dưới
- Share “Collab Test” cho ai đó với quyền “Can view”
- Hỏi: họ có thấy “Private Note” không? Nếu có → bạn vừa học được rủi ro kế thừa
- Chỉnh lại: ngừng share page cha, chỉ share đúng page an toàn
Xác minh làm đúng: Người nhận chỉ thấy đúng page(s) dự định, và mức quyền khớp kế hoạch.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Sharing & permissions
- Guides: Sharing & permissions
- Manage members & guests
- Who’s who in a workspace
Marketplace (Thư viện mẫu)
Quét nhanh
- Templates là các trang dựng sẵn, bạn có thể thêm vào và tùy biến
- Template Gallery giúp bắt đầu nhanh mà không “overbuild”
- Ưu tiên template dạng “database-powered” cho các tracker (tasks/projects/meetings)
- Duplicate → chỉnh theo nhu cầu → chuẩn hoá, rồi tạo template của riêng bạn
1) Mục đích / Kết quả
Templates giúp tăng tốc setup bằng cách đưa cho bạn một cấu trúc đã được “test” sẵn: pages, databases và views đã sắp xếp. Kết quả là bạn có một hệ thống chạy được ngay, rồi tùy biến dần thay vì tự xây từ số 0.
- Chọn 1 template đúng mục tiêu thật (không chọn cái “xịn” nhất)
- Thêm vào workspace từ nút Templates hoặc khi tạo page
- Tùy biến tên/properties cho khớp workflow của bạn
- Xoá các phần không dùng để giữ nhẹ và dễ dùng
- Chuẩn hoá: tạo một “phiên bản cho team” để tái sử dụng
- Sau 1–2 tuần dùng thật, hãy xây template của riêng bạn
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Cho người mới muốn có kết quả nhanh: học sinh/sinh viên, kế hoạch cá nhân, team nhỏ. Dùng khi bạn bị cám dỗ ngồi hàng giờ để thiết kế “hệ thống hoàn hảo”.
- Dùng khi cần một hệ thống task/project/meeting thật nhanh
- Dùng khi onboarding teammate và cần tính nhất quán
- Dùng khi bạn muốn khám phá Notion làm được gì
- Bỏ qua nếu bạn đã có hệ thống ổn định và chỉ cần cải tiến nhỏ
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Templates có thể truy cập từ khu vực Templates ở sidebar và từ Template Gallery online.
- Ở đâu: Sidebar → Templates (thêm vào workspace) / Template Gallery
- Liên quan: Pages & blocks (page templates), Databases (database templates), Workspace & sidebar (tổ chức khu template)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Xem templates như “hệ thống khởi đầu”. Việc của bạn là cắt gọn và chỉnh cho phù hợp, không phải giữ nguyên mọi tính năng.
- Chọn template khớp “job” quan trọng nhất (ví dụ: tasks)
- Duplicate/thêm vào workspace
- Đổi tên databases và views theo ngôn ngữ/phong cách của bạn
- Xoá các phần bạn không dùng hàng tuần
- Chỉnh properties (status options, tags, cách dùng due date)
- Tạo một “bản nền sạch” để lần sau duplicate tiếp
Kết quả mong đợi: Có workflow dùng được ngay hôm nay, và có bản chuẩn để tái dùng ngày mai.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ hay gặp trong hướng dẫn template của Notion.
- Template: một trang Notion dựng sẵn bạn thêm vào workspace
- Template Gallery: thư viện templates
- Database-powered template: có databases + views (khuyến nghị cho tracking)
- Starter templates: các template có thể đã có sẵn trong workspace
- Duplicate: tạo bản sao để tùy biến mà không “đụng” bản gốc
6) State machine / Vòng đời
Dùng template thường đi qua các pha: tiếp nhận → ổn định.
- Browse: xem nhanh và đối chiếu với mục tiêu
- Adopt: thêm vào workspace
- Customize: đổi tên, bỏ bớt “rác”, chỉnh properties
- Standardize: tạo bản nền sạch để duplicate
- Maintain: tinh chỉnh dựa trên việc dùng hàng tuần
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Dùng template để tiết kiệm thời gian và giảm lệch chuẩn.
- Tìm template cho workflow quen thuộc (to-do, projects, meetings, docs)
- Đánh giá độ phức tạp (chọn cái đơn giản nhất nhưng dùng được)
- Tùy biến database properties và views
- Bỏ các phần bạn không dùng
- Tạo phiên bản “sẵn cho team”
- Hướng dẫn người khác cách duplicate và sử dụng
8) Luồng chuẩn #1 — Adopt một template cho team
Cách an toàn để đưa template vào team mà không làm mọi người ngợp.
- Chọn một database-powered template khớp nhu cầu chung (tasks/projects/meetings)
- Thêm vào workspace
- Đổi tên các database/view quan trọng theo “ngôn ngữ team”
- Cắt còn phần cốt lõi (xoá phần không dùng hàng tuần)
- Thiết lập chia sẻ: teammate có thể xem/sửa tuỳ nhu cầu
- Viết một đoạn ngắn “Team dùng cái này như thế nào” ở đầu
- Nhờ 1 teammate thử 1 ngày và feedback
- Chốt (freeze) bản nền và dùng về sau
Kết quả mong đợi: Team dùng workflow nhất quán với ít ma sát.
9) Luồng chuẩn #2 — Biến template thành hệ thống nhẹ của riêng bạn
Hợp cho kế hoạch cá nhân hoặc hệ thống học tập.
- Chọn 1 template cho mục tiêu chính
- Duplicate vào khu “My System”
- Xoá mọi phần bạn không dùng hàng tuần
- Đổi Status theo cách bạn nghĩ (vd: Chưa bắt đầu/Đang làm/Xong)
- Tạo 1 view “Today” hoặc “This Week”
- Thêm 10 item thật và dùng 7 ngày
- Sau 1 tuần, bỏ nốt những thứ bạn không chạm vào
Kết quả mong đợi: Một hệ thống khớp thói quen của bạn, không phải “aesthetic” của người khác.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Chọn template theo ràng buộc và tốc độ adopt.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần quick wins? | A: Có → chọn template đơn giản nhất | B: Không → thử template giàu tính năng rồi cắt gọn sau |
| Track nhiều item? | A: Có → database-powered template | B: Không → page template đơn giản |
| Rủi ro team khó adopt? | A: Cao → scope nhỏ + hướng dẫn rõ | B: Thấp → template workspace rộng hơn cũng OK |
| Entry lặp lại nhiều? | A: Thường xuyên → thêm templates ngay trong databases | B: Ít → duplicate thủ công là đủ |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Template “fail” khi quá phức tạp hoặc không bao giờ được tùy biến.
- Chọn theo vẻ ngoài: hãy chọn theo độ khớp workflow
- Giữ tất cả tính năng: xoá phần không dùng càng sớm càng tốt
- Không có hướng dẫn: thêm khối “How to use” ở đầu
- Over-customize ngay lập tức: dùng 1 tuần rồi mới chỉnh mạnh
- Nhiều template cạnh tranh nhau: chuẩn hoá 1 bản nền duy nhất
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Cách đơn giản để “test” một template trước khi commit.
Checklist
- Template khớp job-to-be-done chính
- Chỉ giữ các tính năng bạn dùng hàng tuần
- Database properties trả lời đúng câu hỏi của bạn
- Bạn tạo ít nhất 1 view “hành động được” (actionable)
- Bạn giải thích cho người khác trong 30 giây được
Bài thực hành (5–10 phút)
- Chọn template “To-do list” hoặc “Projects & tasks”
- Thêm vào workspace
- Xoá 2 section bạn không dùng
- Tạo view “This Week”
- Thêm 5 item thật và hoàn thành 1 item
Xác minh làm đúng: Bạn thêm item mới trong <15 giây và thấy ngay việc tiếp theo.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- The ultimate guide to Notion templates
- Getting started with templates for your team
- Start with a template
Dữ liệu & tích hợp
Quét nhanh
- Kết nối Notion với công cụ khác qua tích hợp có sẵn và API
- Thêm/quản lý kết nối ở cấp workspace hoặc cấp trang
- Tích hợp Slack là điểm khởi đầu phổ biến (thông báo + gửi thông tin)
- Dùng automation/hành động webhook qua các công cụ đối tác (workflow no-code)
1) Mục đích / Kết quả
Tích hợp giúp giảm copy-paste thủ công bằng cách kết nối Notion với các công cụ như Slack và các nền tảng automation đối tác. Kết quả là workspace “đồng bộ” với cách team bạn đang giao tiếp và làm việc.
- Hiểu “connection/kết nối” trong Notion là gì
- Thêm connection ở cấp workspace và/hoặc cấp trang
- Thiết lập một tích hợp cơ bản (vd: thông báo Slack)
- Nắm “vệ sinh tích hợp”: quyền tối thiểu, rà soát, gỡ khi xong
- Phân biệt cài đặt OAuth qua đối tác và token tích hợp nội bộ
- Nhận biết khi nào nên dùng Notion API (workflow custom)
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Cho team/cá nhân dùng nhiều công cụ và muốn giảm thao tác tay. Nên dùng khi cấu trúc Notion lõi của bạn đã ổn định.
- Dùng nếu muốn Slack cập nhật khi có thay đổi trong Notion
- Dùng nếu cần chuyển dữ liệu giữa các app (qua nền tảng đối tác)
- Dùng nếu bạn xây workflow tích hợp custom bằng Notion API
- Bỏ qua nếu bạn còn đang học pages/databases cơ bản và chưa “vững”
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Integrations nằm ở khu quản lý kết nối và ngay trong các trang.
- Ở đâu: Help Center → Data & integrations; Settings/khu quản lý kết nối (tuỳ gói)
- Liên quan: Automations (buttons/hành động webhook), Security & privacy (an toàn quyền truy cập), Databases (đích tích hợp)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Tích hợp là một “cầu nối có uỷ quyền”: nó chỉ đọc/ghi những gì bạn cấp. Hãy bắt đầu từ 1 workflow nhỏ nhưng giá trị cao (như thông báo Slack), rồi mở rộng.
- Chọn 1 workflow muốn cải thiện (thông báo, thu thập dữ liệu, publish)
- Chọn cách tích hợp (native integration vs tool đối tác vs API)
- Cài đặt/kết nối với quyền tối thiểu cần thiết
- Giới hạn phạm vi ở các trang/database cụ thể
- Test bằng một thay đổi nhỏ và xác nhận hành vi đúng
- Ghi chú workflow (ai sở hữu, cách tắt/gỡ)
Kết quả mong đợi: Tích hợp tiết kiệm thời gian mỗi tuần và không tạo rủi ro truy cập “bất ngờ”.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ hay gặp trong hướng dẫn tích hợp của Notion.
- Connection (kết nối): tích hợp đã được cấp quyền trong workspace
- OAuth install: kết nối qua luồng uỷ quyền của nền tảng đối tác
- Internal integration token: cách cài dựa trên token cho một số tích hợp
- Notion API: truy cập lập trình để làm tích hợp
- Webhook actions: trigger/action qua công cụ automation để nối app
6) State machine / Vòng đời
Integrations nên có “vòng đời có chủ sở hữu” để khỏi bị bỏ quên.
- Planned: xác định workflow + gán người phụ trách
- Installed: thêm connection với quyền tối thiểu
- Validated: test event xác nhận hoạt động đúng
- Operational: dùng hàng tuần; theo dõi lỗi
- Retired: tắt/gỡ khi không còn cần
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các tác vụ tích hợp mà người mới hay làm thật.
- Kết nối Slack và gửi cập nhật/thông báo theo hoạt động Notion
- Thêm/quản lý connections trong workspace và trong trang
- Dùng link previews để giữ ngữ cảnh từ công cụ ngoài trong trang Notion
- Chọn một workflow automation qua đối tác (vd: publish qua webhooks)
- Quyết định khi nào dùng Notion API vs no-code
- Định kỳ audit và gỡ connection không dùng
8) Luồng chuẩn #1 — Thiết lập tích hợp Slack cho một workflow Notion
Khởi đầu phổ biến: nối giao tiếp team với tracker công việc.
- Mở hướng dẫn thiết lập Slack integration của Notion
- Kết nối workspace Notion với đúng Slack workspace
- Chọn event nào của database/page sẽ báo Slack (giữ tối thiểu)
- Chọn kênh Slack để nhận thông báo
- Kích hoạt một event test trong Notion (vd: đổi status)
- Xác nhận Slack nhận đúng nội dung mong đợi
- Viết một ghi chú ngắn “Cái gì sẽ trigger” ngay trong trang Notion
Kết quả mong đợi: Slack cập nhật ổn định cho các event bạn thật sự quan tâm.
9) Luồng chuẩn #2 — Thêm & quản lý connections với API (mức high-level cho người mới)
Nếu cần hành vi tuỳ biến, Notion hỗ trợ tích hợp qua API. Đây là chuỗi bước “an toàn cho người mới” (không yêu cầu code ở đây).
- Xác định nhu cầu: đọc dữ liệu, ghi dữ liệu, hay cả hai
- Chọn/cài phương thức tích hợp (partner OAuth vs internal token, tuỳ hỗ trợ)
- Thêm connection và chia sẻ (share) các trang/database mục tiêu cho integration
- Kiểm tra quyền đã giới hạn đúng nội dung dự định
- Test bằng một thao tác dữ liệu nhỏ (search/query/update)
- Ghi chú cách rotate/revoke quyền khi cần
Kết quả mong đợi: Bạn hiểu các bước setup và có thể triển khai tiếp một cách an toàn.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Chọn con đường tích hợp đơn giản nhất nhưng đáp ứng nhu cầu.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần automation nhanh? | A: Có → native integration hoặc tool đối tác | B: Không → cân nhắc API để tự build |
| Phạm vi nhạy cảm? | A: Có → giới hạn trang cụ thể; quyền tối thiểu | B: Không → có thể rộng hơn (nhưng vẫn nên audit) |
| Workflow chỉ dùng 1 lần? | A: Có → làm thủ công + link previews | B: Lặp hàng tuần → đầu tư automation |
| Ai bảo trì? | A: Không ai → giữ thật đơn giản | B: Có owner → tích hợp phức tạp hơn cũng OK |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Hỏng tích hợp thường do phạm vi quyền và “owner”.
- Cài quá nhiều thứ: bắt đầu từ 1 workflow
- Quyền quá rộng: chỉ share đúng pages/databases cần thiết
- Không có owner: gán người chịu trách nhiệm bảo trì/tắt khi lỗi
- Spam thông báo: giảm triggers; chỉ báo event quan trọng
- Không audit: gỡ connection không dùng theo quý
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Chạy check nhanh này sau khi setup bất kỳ tích hợp nào.
Checklist
- Tích hợp giải quyết “đau” hàng tuần (không phải chỉ cho vui)
- Quyền truy cập là tối thiểu
- Triggers đã được ghi rõ
- Test event chạy thành công
- Đã xác định owner
Bài thực hành (10 phút)
- Chọn 1 integration (Slack là lựa chọn phổ biến)
- Kết nối và đặt 1 rule thông báo duy nhất
- Kích hoạt 1 event trong Notion
- Xác nhận message đến và dễ hiểu
- Viết một ghi chú ngắn “Cách tắt” cho tương lai
Xác minh làm đúng: 1 hành động trong Notion tạo ra 1 sự kiện ngoài đúng—không ồn.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Data & integrations (Help Center category)
- Add & manage integrations
- Integrate Slack
- Guides: Connecting tools to Notion
- Notion API Docs (developers)
Cài đặt
Quét nhanh
- Cài đặt kiểm soát tuỳ chọn tài khoản, thông báo và cấu hình workspace
- Người mới nên thiết lập: thông báo, các mục cơ bản của workspace và bảo mật cơ bản
- Biết chỗ quản lý People/Members (vai trò + khách/guest)
- Đừng chỉnh quá đà: chỉ đổi những gì ảnh hưởng luồng dùng hằng ngày
1) Mục đích / Kết quả
Cài đặt là nơi bạn “tinh chỉnh” Notion để khớp với cách bạn làm việc và cách workspace được quản trị. Kết quả là ít bị phân tâm (thông báo), ít đau đầu về quyền truy cập (thành viên/vai trò), và ít bất ngờ về bảo mật.
- Thiết lập tuỳ chọn tài khoản (ngôn ngữ, thiết lập cá nhân nếu có)
- Cấu hình thông báo để không bỏ lỡ cập nhật quan trọng
- Hiểu các cài đặt workspace cơ bản (domain, cấu hình chung)
- Quản lý người dùng: members, guests và roles (tuỳ nơi áp dụng)
- Bật tuỳ chọn bảo mật như xác minh 2 bước nếu có
- Biết cách tìm cài đặt nâng cao (IP/domains/HIPAA có thể tuỳ gói)
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Cho ai muốn Notion hợp với nhịp làm việc (và cho admin quản lý workspace dùng chung). Dùng sau khi bạn đã tạo vài trang và đã biết thứ gì đang “gây khó chịu”.
- Dùng khi thông báo quá ồn hoặc quá im
- Dùng khi bạn mời người khác và cần rõ ràng về vai trò
- Dùng khi set up workspace cho team hoặc lớp học
- Bỏ qua nếu bạn chỉ đang khám phá và chưa “commit” dùng lâu dài
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Cài đặt truy cập từ sidebar.
- Ở đâu: Sidebar → Settings
- Liên quan: Sharing & collaboration (people/roles), Plans billing & payment (đổi gói), Security & privacy (điều khiển bảo mật)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Cài đặt chia thành: (1) tuỳ chọn cá nhân, (2) cấu hình cấp workspace, và (3) bảo mật/quản trị. Hãy bắt đầu từ những thứ ảnh hưởng trải nghiệm hằng ngày trước.
- Thiết lập mặc định thông báo (để không miss mentions/reminders)
- Rà soát workspace basics (tên, trusted domains nếu liên quan)
- Xác nhận ai được mời/quản lý người dùng (roles/permissions)
- Bật bảo mật cơ bản (xác minh 2 bước nếu áp dụng)
- Sau đó mới xem các điều khiển nâng cao cho tổ chức (tuỳ gói)
Kết quả mong đợi: Notion hoạt động “dễ đoán” cho bạn và team (không ping bất ngờ, không thiếu cảnh báo quan trọng).
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ hay gặp trong mục Settings của Notion.
- Account settings & preferences: cấu hình cá nhân
- Notification settings: những thứ kích hoạt thông báo
- Workspace settings: cấu hình cấp workspace (domain, cài đặt chung)
- Two-step verification: lớp bảo mật bổ sung (nếu có)
- People/Members: quản lý member/guest
6) State machine / Vòng đời
Thay đổi cài đặt nên có chủ đích và có thể “quay lại”.
- Baseline: cài đặt mặc định
- Tuned: đã chỉnh thông báo + tuỳ chọn
- Governed: đặt roles/chính sách cho cộng tác
- Reviewed: rà soát định kỳ (tháng/quý)
- Updated: cập nhật khi team/quy trình thay đổi
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các tác vụ cài đặt “đáng tiền” giúp cải thiện trải nghiệm hằng ngày.
- Giảm ồn: tắt các loại thông báo không cần
- Đảm bảo bạn nhận mentions/reminders ổn định
- Thiết lập trusted domains nếu bạn quản lý workspace tổ chức dùng chung
- Quản lý members/guests và roles khi onboarding/offboarding
- Bật tính năng bảo mật (xác minh 2 bước) nếu có
- Chỉ tìm điều khiển nâng cao khi thật sự cần (IP/domains/HIPAA có thể tuỳ gói)
8) Luồng chuẩn #1 — Chỉnh thông báo để “có ích”
Đạt trạng thái: “Thấy cái quan trọng, bỏ qua phần còn lại.”
- Mở Settings từ sidebar
- Vào mục Notification settings
- Xác định 2–3 loại alert bạn không được phép bỏ lỡ (mentions, reminders, comment quan trọng)
- Tắt hoặc giảm các alert gây ồn mà bạn hay bỏ qua
- Test: @mention chính bạn hoặc đặt một reminder
- Xác nhận bạn nhận đúng thông báo mong đợi
- Chỉnh lại sau 2 ngày dùng thật
Kết quả mong đợi: Bạn nhận thông báo “tín hiệu cao” ổn định mà không bị làm phiền liên tục.
9) Luồng chuẩn #2 — Chuẩn bị cài đặt workspace trước khi mời người
Một lượt “admin nhẹ” trước khi cộng tác tăng tốc.
- Mở Settings → Workspace settings
- Xác nhận tên/icon workspace rõ ràng
- Rà soát domain/trusted domain nếu phù hợp với tổ chức
- Mở People/Members và hiểu các roles đang có
- Chốt mô hình share mặc định (members vs guests)
- Mời 1 user test và kiểm tra cộng tác hoạt động
- Ghi một note onboarding ngắn (tìm Home/Tasks ở đâu)
Kết quả mong đợi: Thành viên mới vào trơn tru, ít lỗi quyền truy cập.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Chỉ thay đổi tối thiểu để giải quyết đúng vấn đề.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Thông báo quá ồn? | A: Có → giảm các loại alert | B: Không → giữ mặc định |
| Sắp onboarding team? | A: Có → rà People/Members + roles | B: Không → hoãn cài đặt admin |
| Có yêu cầu bảo mật? | A: Có → bật xác minh 2 bước và org controls (tuỳ gói) | B: Không → setup cơ bản là đủ |
| Cần điều khiển nâng cao? | A: Có → tham khảo tài liệu Security/Enterprise | B: Không → đừng động vào cài đặt nâng cao |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Đa phần là “chỉnh trước, hiểu sau”.
- Tắt quá nhiều thông báo: giữ mentions/reminders bật
- Đổi chính sách workspace giữa dự án: đồng bộ thay đổi với cách team giao tiếp
- Vai trò mơ hồ: chốt ai chịu trách nhiệm membership/admin
- Bỏ qua bảo mật cơ bản: bật xác minh 2 bước nếu có dữ liệu nhạy cảm
- Sửa cài đặt nâng cao khi chưa cần: tránh IP/domains/HIPAA nếu không có yêu cầu
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Xác nhận cài đặt bằng một bài test thực tế nhanh.
Checklist
- Bạn nhận @mentions và reminders
- Không bị ngợp vì thông báo rác
- Workspace basics đã được set
- Bạn biết chỗ quản lý People/Members
- Đã cân nhắc bảo mật cơ bản (xác minh 2 bước nếu áp dụng)
Bài thực hành (5–10 phút)
- Đặt một reminder trong một trang
- @mention bạn bè hoặc chính bạn trong một comment
- Xác nhận thông báo đến
- Chỉnh 1 setting và kiểm tra nó thay đổi hành vi
- Ghi lại “mặc định ưa thích” của bạn trong một trang nhỏ
Xác minh làm đúng: Alerts ổn định và khớp với thứ bạn thật sự muốn thấy.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Settings (Help Center category)
- Account settings & preferences
- Notification settings
- Workspace settings
- Two-step verification
Gói, thanh toán & chi trả
Quét nhanh
- Gói quyết định quyền truy cập tính năng và các điều khiển quản trị
- Chi phí bị ảnh hưởng bởi thay đổi thành viên (quy mô team quan trọng)
- Giữ hóa đơn/phương thức thanh toán gọn gàng, dễ tìm
- Dùng tab này khi nâng cấp gói, thêm thành viên, hoặc xử lý hoàn tiền
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp người mới hiểu: billing nằm ở đâu, đổi gói hoạt động thế nào và việc thêm/bớt thành viên ảnh hưởng chi phí ra sao. Kết quả là ít “shock” khi bạn mời thêm người hoặc nâng cấp để dùng tính năng.
- Xác định gói hiện tại và nó mở những gì
- Biết nơi đổi gói và quản lý thông tin thanh toán
- Hiểu rằng thêm/bớt members có thể làm thay đổi billing
- Giữ phương thức thanh toán và hóa đơn luôn truy cập được
- Biết nơi xem thông tin hoàn tiền/chương trình education/startups (nếu liên quan)
- Áp dụng quy trình “chủ sở hữu billing” đơn giản cho workspace team
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Cho workspace owners/admins hoặc bất kỳ ai đang trả phí cho gói. Dùng khi bạn nâng cấp, mời thêm members, hoặc cần xử lý các khoản charge bất thường.
- Dùng trước khi thêm nhiều members vào workspace trả phí
- Dùng khi cần bật tính năng trả phí (automations, điều khiển admin nâng cao, v.v.)
- Dùng khi bạn cần hóa đơn để hoàn ứng/claim chi phí
- Bỏ qua nếu bạn dùng workspace cá nhân miễn phí và không đổi gói
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Nội dung billing nằm trong danh mục billing của Help Center và trong phần settings/admin của workspace.
- Ở đâu: Help Center → Plans, billing & payment; cài đặt billing của workspace (tuỳ gói)
- Liên quan: Settings (quyền sở hữu workspace), Security & privacy (điều khiển enterprise), Sharing & collaboration (thay đổi membership)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Billing thường bị “kích hoạt” bởi việc chọn gói + thay đổi số chỗ/người (seat/membership). Hãy thay đổi có chủ đích và ghi chú kiểm toán ngắn cho team.
- Kiểm tra gói hiện tại và giới hạn
- Dự báo membership (sắp thêm bao nhiêu người?)
- Chọn thời điểm nâng/hạ gói
- Cập nhật phương thức thanh toán nếu cần
- Tải xuống/lưu hóa đơn định kỳ
- Sau khi đổi, xác nhận billing khớp với kỳ vọng
Kết quả mong đợi: Bạn chủ động nâng gói và kiểm soát chi phí, thay vì bị động xử lý bất ngờ.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ hay gặp trong tài liệu billing.
- Gói (Plan): tầng thuê bao quyết định tính năng
- Chu kỳ thanh toán (Billing cycle): theo tháng/năm (nếu áp dụng)
- Hóa đơn (Invoices): chứng từ ghi nhận khoản thu
- Phương thức thanh toán: thẻ/thông tin billing
- Thành viên (Members): có thể ảnh hưởng billing trong workspace team
6) State machine / Vòng đời
Thay đổi billing thường xảy ra khi team tăng trưởng và đến kỳ gia hạn.
- Dùng thử/Miễn phí: khám phá tính năng
- Đã nâng cấp: gói trả phí đang hoạt động
- Mở rộng: thay đổi membership làm đổi billing
- Gia hạn: tiếp tục theo chu kỳ
- Hạ gói/Hủy: giảm hoặc kết thúc gói
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các việc billing phổ biến để tránh đau đầu.
- Kiểm tra chi tiết gói trước khi bật tính năng mới
- Đổi gói đúng thời điểm (trước khi rollout cho team)
- Quản lý phương thức thanh toán
- Truy cập và lưu hóa đơn
- Hiểu tác động billing khi thêm/bớt members
- Yêu cầu hoàn tiền hoặc đăng ký chương trình (education/startups) nếu đủ điều kiện
8) Luồng chuẩn #1 — Nâng gói an toàn trước khi rollout cho team
Luồng rủi ro thấp khi bạn sắp onboard thêm người.
- Ước lượng số members sẽ thêm trong 30 ngày tới
- Rà soát tính năng cần dùng (và có bị giới hạn theo gói không)
- Chọn gói phù hợp
- Cập nhật phương thức thanh toán trước khi đổi gói
- Nâng cấp và xác nhận gói đã active
- Thêm members theo từng đợt (bắt đầu 1–2 người) và kiểm tra mọi thứ hoạt động
- Tải hóa đơn đầu tiên và lưu vào một trang admin dùng chung
Kết quả mong đợi: Team có đủ tính năng cần, billing vẫn “dễ đoán”.
9) Luồng chuẩn #2 — Vệ sinh billing định kỳ (hàng tháng)
Giữ tài chính và quản trị gọn gàng.
- Kiểm tra hóa đơn trong tháng
- Lưu hóa đơn vào một trang “Billing” duy nhất
- Rà soát số lượng thành viên (gỡ account/guest không dùng nếu liên quan)
- Xác nhận phương thức thanh toán còn hiệu lực (tránh thanh toán thất bại)
- Xem trước kỳ gia hạn hoặc thay đổi gói sắp tới
- Ghi chú ngắn dạng changelog cho các thay đổi
Kết quả mong đợi: Bạn luôn biết mình đã trả tiền cho cái gì và vì sao.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Dùng khi phân vân đổi gói hay điều chỉnh membership.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần tính năng trả phí ngay? | A: Có → nâng gói trước khi rollout | B: Không → giữ gói hiện tại |
| Team tăng nhanh? | A: Có → dự báo seats + tác động billing | B: Không → chỉ review theo tháng |
| Cần hóa đơn? | A: Có → setup nơi lưu hóa đơn + người phụ trách | B: Không → tuỳ chọn |
| Chi phí quá cao? | A: Có → gỡ members không dùng/điều chỉnh gói | B: Không → giữ ổn định |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Bất ngờ billing chủ yếu đến từ “thời điểm” và thay đổi membership.
- Nâng gói mà không có mục tiêu: gắn nâng gói với nhu cầu thật
- Thêm members không dự báo: ước tính chi phí trước
- Không lưu hóa đơn: lưu hàng tháng vào một chỗ
- Không có người phụ trách billing: phân công rõ trong workspace team
- Bỏ qua chính sách/hoàn tiền: tham khảo bài help chính thức khi có vấn đề
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Bài “sanity check” sau mỗi lần đổi gói hoặc đổi membership.
Checklist
- Gói khớp tính năng cần
- Đã xác nhận phương thức thanh toán
- Đã tải/lưu hóa đơn
- Đã kiểm tra số lượng members
- Đã cập nhật ghi chú admin
Bài thực hành (5–10 phút)
- Tạo một trang admin “Billing”
- Thêm các mục: Plan, Invoices, Payment method, Membership notes
- Dán tóm tắt (tránh số nhạy cảm nếu chia sẻ rộng)
- Đặt một nhắc nhở hàng tháng trong Tasks database để cập nhật
Xác minh làm đúng: Bạn trả lời được “đang dùng gói nào và hóa đơn nằm ở đâu?” trong dưới 30 giây.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Plans, billing & payment (Help Center category)
- Change your plan
- Billing
- How adding & removing members impacts billing
- Invoices
- Payment methods
- Refunds
Bảo mật & quyền riêng tư
Quét nhanh
- Bảo mật là tổng hợp của cài đặt + phân quyền + thói quen vận hành
- Áp dụng “ít quyền nhất”: chỉ chia sẻ đúng phần cần, cho đúng người
- Bật xác minh 2 bước khi có thể
- Các kiểm soát Enterprise (SSO/SCIM/audit logs) phụ thuộc gói
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn bảo vệ nội dung Notion: kiểm soát truy cập, giảm chia sẻ nhầm, và hiểu các lựa chọn bảo mật hiện có. Kết quả là workspace xử lý thông tin nhạy cảm một cách có chủ đích.
- Áp dụng chia sẻ theo “ít quyền nhất” (tối thiểu quyền)
- Phân biệt trang riêng tư, trang chia sẻ và trang công khai
- Bật các nền tảng bảo mật cơ bản như xác minh 2 bước (nếu có)
- Nắm các tính năng enterprise theo gói (SSO/SCIM/audit logs)
- Thiết lập “vệ sinh vận hành” (review guests, gỡ quyền cũ)
- Biết nơi tìm tài liệu về thực hành quyền riêng tư
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Cho bất kỳ ai lưu thông tin cá nhân, tài liệu học tập/công việc, hoặc tri thức đội nhóm. Dùng trước khi publish trang lên web hoặc mời nhiều khách bên ngoài.
- Dùng nếu bạn chia sẻ nội dung ra bên ngoài (khách hàng, cộng tác viên)
- Dùng nếu workspace có nhiều members/guests
- Dùng nếu tổ chức cần tuân thủ/kiểm soát bảo mật
- Chỉ “bỏ qua” khi bạn giữ mọi thứ riêng tư và không nhạy cảm (nhưng vẫn khuyến nghị)
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Bảo mật được trình bày trong danh mục Security & privacy của Help Center và các khu vực cài đặt liên quan.
- Ở đâu: Help Center → Security & privacy; Settings → Xác minh 2 bước; UI chia sẻ trên từng trang
- Liên quan: Sharing & collaboration (phân quyền), Settings (công tắc bảo mật), Data & integrations (quyền truy cập của kết nối)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Bảo mật là “nhiều lớp”: bảo mật tài khoản, quản trị workspace, quyền trang, và quyền của integrations. Bắt đầu từ lớp tác động lớn nhất trước.
- Bảo vệ tài khoản (bật xác minh 2 bước nếu có)
- Dùng đúng vai trò (owner/admin/member/guest) và giữ tối thiểu cần thiết
- Đặt quyền trang có chủ đích (xem/bình luận/sửa)
- Rà soát chia sẻ công khai và tắt nếu không cần
- Kiểm tra integrations/connections và gỡ cái không dùng
- Định kỳ rà soát guests và quyền truy cập bên ngoài
Kết quả mong đợi: Bạn giải thích được “ai có quyền gì ở đâu” và tự tin rằng nó đúng.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ bảo mật thường gặp trong tài liệu chính thức của Notion.
- Xác minh 2 bước: thêm một lớp xác thực
- Vai trò (Roles): workspace owner/membership admin/member/guest (tùy gói)
- Quyền (Permissions): toàn quyền/sửa/bình luận/xem theo từng trang
- SSO (SAML): đăng nhập một lần cho enterprise (tùy gói)
- SCIM: tự động cấp phát người dùng (tùy gói)
- Audit log: nhật ký hoạt động (tùy gói)
6) State machine / Vòng đời
“Tư thế bảo mật” nên trưởng thành dần khi bạn đi từ cá nhân → team → tổ chức.
- Cá nhân: trang riêng tư, bảo mật tài khoản cơ bản
- Nhóm nhỏ: quy tắc chia sẻ rõ ràng + vệ sinh guest
- Tổ chức: quản trị vai trò + kiểm soát domain (khi cần)
- Enterprise: SSO/SCIM/audit controls (tùy gói)
- Liên tục: audit định kỳ và dọn quyền truy cập
7) Các “việc cần làm” cốt lõi
Các việc bảo mật thân thiện cho người mới nhưng tác động rất lớn.
- Bật xác minh 2 bước (nếu có)
- Giảm chia sẻ quá tay bằng cách ưu tiên xem/bình luận thay vì sửa
- Gỡ guest sau khi dự án kết thúc
- Nhận diện trang công khai và tắt nếu không chủ đích
- Rà soát integrations và phạm vi quyền của chúng
- Biết nơi tìm tài liệu về thực hành bảo mật/quyền riêng tư
8) Luồng chuẩn #1 — “Khóa” workspace để cộng tác an toàn
Một lượt rà soát bảo mật nhẹ cho team mới.
- Liệt kê loại nội dung bạn lưu (công khai vs nhạy cảm)
- Đặt hành vi chia sẻ mặc định (chỉ nội bộ trừ khi được duyệt)
- Thiết lập vai trò tối thiểu cho admins/owners
- Rà soát các trang chia sẻ nhiều nhất và đảm bảo quyền đúng
- Kiểm tra trang công khai và tắt share-to-web nếu không cần
- Khuyến nghị members bật xác minh 2 bước (nếu có)
- Tạo trang “Quy tắc bảo mật” ngắn cho team
Kết quả mong đợi: Cộng tác trơn tru mà không vô tình lộ nội dung.
9) Luồng chuẩn #2 — Dọn truy cập bên ngoài (guest audit)
Dùng hàng tháng hoặc lúc kết thúc dự án để giảm rủi ro “quyền tồn đọng”.
- Xác định danh sách guests hiện tại và lý do họ có quyền
- Với mỗi guest: xác nhận các trang họ truy cập còn cần thiết không
- Giảm quyền (sửa → bình luận/xem) nếu hợp tác đã kết thúc
- Gỡ guests không còn cần quyền
- Rà lại các trang quan trọng: tránh chia sẻ nhầm do inheritance
- Ghi lại thay đổi vào một ghi chú admin
Kết quả mong đợi: Chỉ người còn tham gia mới giữ quyền truy cập.
10) Điểm ra quyết định (A/B)
Dùng khi cân bằng tiện lợi và bảo mật.
| Tình huống | Nếu A… | Nếu B… |
|---|---|---|
| Cần cộng tác bên ngoài? | A: Có → mời làm guest với quyền tối thiểu | B: Không → giữ trang nội bộ |
| Trang có nên công khai? | A: Có → publish có chủ đích, rà nội dung | B: Không → tắt share-to-web |
| Có cần integration? | A: Có → giới hạn phạm vi ở vài trang/database cụ thể | B: Không → đừng cài |
| Tổ chức cần compliance? | A: Có → tham khảo kiểm soát enterprise (SSO/SCIM/audit) | B: Không → bám basics + review định kỳ |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
Sự cố bảo mật thường do “vô tình” chứ không phải ác ý — hãy chặn các tình huống vô tình.
- Chia sẻ trang cha: có thể làm lộ trang con riêng tư
- Ai cũng được sửa: mặc định dùng bình luận/xem
- Không bao giờ gỡ guest: audit sau dự án
- Cài integration không kiểm soát phạm vi: cấp quyền tối thiểu
- Bỏ qua bảo mật tài khoản: bật xác minh 2 bước nếu có
12) Kiểm tra & luyện tập (checklist + lab + links)
Bài tập nhỏ để bạn tự tin kiểm soát quyền truy cập.
Checklist
- Đã bật xác minh 2 bước (nếu có)
- Trang công khai được rà soát có chủ đích
- Danh sách guests sạch và cập nhật
- Trang quan trọng dùng quyền tối thiểu
- Integrations được audit và giới hạn phạm vi
Thực hành (10 phút)
- Chọn một trang quan trọng
- Rà “ai có quyền” và “ở mức nào”
- Giảm 1 người từ sửa → bình luận (nếu phù hợp)
- Kiểm tra trang con xem có bị ảnh hưởng inheritance không
- Viết một ghi chú ngắn “Chính sách truy cập” ngay trên trang
Xác minh làm đúng: Bạn mô tả được quyền rõ ràng, và thay đổi hoạt động đúng như mong đợi.
Link tài liệu chính thức (tên mục)
- Security & privacy (Help Center category)
- Privacy practices
- Notion Security & Compliance overview (security page)
- Two-step verification
- Sharing & permissions
