Paylocity

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn chạy payroll một cách nhất quán và an toàn. Kết quả cần đạt là một chu kỳ payroll dự đoán được, có checklist kiểm tra rõ ràng, xử lý ngoại lệ chuẩn, và các bước publish để nhân viên có thể tin cậy.

• Xác định lịch trả lương và mốc cutoff (timecards, adjustments)
• Xác nhận ai duyệt gì (duyệt công, duyệt/chốt payroll)
• Chuẩn hoá checklist pre-check trước mỗi lần chạy
• Chuẩn hoá checklist post-check sau mỗi lần publish

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi bạn xử lý payroll, hỗ trợ các ngoại lệ payroll, hoặc quản lý đầu ra lương cho nhân viên. Cũng nên dùng vào cuối năm (year-end) hoặc khi có thay đổi lớn về chính sách (phúc lợi, thuế, mức lương).

• Nhân sự/payroll admin và người xử lý thay thế (backup)
• HR admin quản lý thiết lập lương/compensation cho nhân viên
• Finance/leadership cần xem tổng hợp để đối soát
• Support desk xử lý câu hỏi truy cập paystub/tax form

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Payroll gắn chặt với Time & Labor, hồ sơ HR và các đầu ra Reporting/Compliance.

• Liên quan: Time & Labor (giờ công), HR & Employee Records (mức lương/thuế), Reporting & Compliance (xuất file/biểu mẫu)
• Đầu ra cho nhân viên: Mobile & Self-Service (paystubs, tax forms)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Chạy payroll như một pipeline có kiểm soát: khoá đầu vào, tính kết quả, rà soát ngoại lệ, rồi phát hành đầu ra.

1. Khoá đầu vào (timecards đã duyệt, thay đổi đã chốt)
2. Tính gross-to-net
3. Rà soát chênh lệch và ngoại lệ
4. Chốt/commit payroll
5. Phát hành đầu ra (paystubs, lịch sử lương, mức độ sẵn sàng của biểu mẫu thuế)

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Các đối tượng này xuất hiện lặp lại trong vận hành payroll và khi troubleshoot.

• Earnings (khoản thu nhập): thường, OT, thưởng, truy lĩnh (retro), ...
• Deductions (khấu trừ): phúc lợi, khấu trừ theo lệnh (garnishment), khấu trừ tự nguyện
• Taxes (thuế): khấu trừ theo thiết lập thuế của nhân viên
• Adjustments (điều chỉnh): chỉnh sửa một lần áp vào một kỳ trả lương
• Pay summary (tổng hợp lương): tổng số để review/approve

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Hãy coi mỗi kỳ trả lương như một vòng đời. Tránh bỏ qua trạng thái; việc đó tăng rủi ro và giảm khả năng audit.

• Draft/Thu thập đầu vào → Pre-check → Đã tính (Calculated) → Đã rà soát (Reviewed) → Đã duyệt (Approved) → Chốt/Commit → Phát hành (Published)
• Vòng lặp ngoại lệ: Đã tính → Sửa đầu vào (HR/Time) → Tính lại → Rà soát lại

7) Các việc cốt lõi cần làm

Ưu tiên các việc này trước; chúng bao phủ phần lớn nhu cầu payroll thực tế.

• Xác thực đầu vào (timecards đã duyệt, các thay đổi quan trọng của nhân viên đã review)
• Chạy tính payroll và kiểm tra cờ cảnh báo chênh lệch
• Áp dụng adjustments có audit trail rõ cho các ngoại lệ
• Chốt payroll và xác nhận nhân viên truy cập được đầu ra lương
• Hỗ trợ nhân viên truy cập paystub và biểu mẫu thuế

8) Luồng chuẩn #1: Chạy một chu kỳ payroll tiêu chuẩn

Dùng checklist này mỗi kỳ trả lương. Giữ nó nhất quán để bất kỳ ai cũng có thể back up bạn.

1. Xác nhận timecards đã nộp và đã duyệt trước cutoff
2. Rà soát các thay đổi ảnh hưởng lương (new hires, nghỉ việc, đổi rate)
3. Chạy pre-check: tìm thiếu thiết lập thuế, thiếu rate, giờ công bất thường
4. Tính payroll (gross-to-net)
5. Review summaries: tổng, chênh lệch lớn, net âm
6. Giải quyết ngoại lệ (sửa dữ liệu upstream hoặc áp adjustments có kiểm soát)
7. Tính lại nếu có thay đổi
8. Duyệt/chốt payroll theo chính sách phê duyệt của công ty
9. Publish đầu ra và xác nhận đường dẫn nhân viên xem paystub

9) Luồng chuẩn #2: Xử lý ngoại lệ payroll (thiếu giờ / sai rate)

Luôn ưu tiên sửa upstream khi có thể. Chỉ dùng adjustments khi bắt buộc, và phải ghi chú rõ.

1. Xác định ngoại lệ (nhân viên, kỳ lương, biểu hiện)
2. Kiểm tra Time & Labor: giờ, phê duyệt, chỉnh sửa
3. Kiểm tra hồ sơ HR: effective date của rate, trạng thái
4. Nếu sửa upstream kịp, sửa và tính lại payroll
5. Nếu không kịp trước deadline, áp dụng adjustment có kiểm soát
6. Thêm ghi chú audit (ai/vì sao/khi nào)
7. Tính lại và review lại summaries
8. Xác nhận đầu ra: paystub phản ánh đúng; lập kế hoạch follow-up nếu cần

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Chốt trước khi đủ phê duyệt: áp dụng cutoff công + cổng phê duyệt
• Dùng adjustments như mặc định: ưu tiên sửa upstream để lịch sử sạch
• Không review lại sau khi sửa: luôn tính lại và kiểm tra lại summaries
• Ownership không rõ: phân định ai sửa HR vs Time vs Payroll
• Quên kiểm tra nhân viên thấy được: xác minh đường paystub/tax form sau publish

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn vận hành chấm công và phê duyệt sạch để payroll chính xác. Kết quả cần đạt là một workflow ổn định cho timecard, chỉnh sửa/corrections và yêu cầu PTO, hạn chế tối đa “cháy deadline” phút cuối.

• Xác định cách nhân viên ghi nhận thời gian (web, kiosk, mobile punch)
• Xác định chuỗi phê duyệt và các mốc cutoff
• Xác định quy tắc chỉnh sửa (ai được sửa, khi nào, và ghi nhận/audit như thế nào)
• Xác định kỳ vọng khi xin PTO (thời gian báo trước, phê duyệt)

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi setup hoặc vận hành time & attendance, lịch làm (scheduling) và phê duyệt các yêu cầu. Đây cũng là “điểm đến” khi issue payroll truy vết ra lỗi từ khâu ghi nhận giờ công.

• Time admins cấu hình chính sách và quy tắc
• Supervisors duyệt timecards và các requests
• Employees chấm công, nộp timecard và gửi corrections
• Payroll admins kiểm tra giờ trước khi tính lương

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Time thường nằm cùng nhóm tính năng workforce management và kết nối trực tiếp sang Payroll.

• Liên quan: Payroll (giờ công), Mobile & Self-Service (punch/requests), Security & User Access (quyền của approver)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Time là một pipeline có cổng review + approval. Mục tiêu là giữ pipeline chạy trơn mà không mất độ chính xác.

1. Ghi nhận thời gian (punches/nhập giờ)
2. Rà soát và chỉnh (nhân viên hoặc supervisor tuỳ policy)
3. Nộp timecard
4. Duyệt timecard
5. Khoá để payroll xử lý

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những thuật ngữ này chi phối hầu hết câu hỏi “sao giờ công của tôi không đúng?”.

• Punch: bản ghi vào/ra (thường hỗ trợ mobile/kiosk)
• Timecard: tổng hợp giờ cho một kỳ
• Correction: yêu cầu/chỉnh sửa giờ công
• Schedule: lịch dự kiến vs thực tế (nếu bật)
• PTO/Nghỉ phép: thời gian nghỉ có xin và được duyệt

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Hầu hết “đồ vật” của time có trạng thái rõ ràng. Hãy nghiêm về approvals để tránh lệch payroll.

• Punch/correction: Draft → Submitted → Approved/Denied → Applied
• Timecard: Open → Submitted → Approved → Locked

7) Các việc cốt lõi cần làm

Ưu tiên các việc này để ổn định vận hành nhanh.

• Chốt một phương thức chấm công rõ ràng và truyền thông
• Đảm bảo nhân viên gửi được requests (PTO/corrections) từ mobile nếu có
• Đảm bảo supervisor review/approve hiệu quả
• Xử lý ngoại lệ (quên punch, OT bất thường) trước cutoff
• Cung cấp cho payroll luồng giờ công đã duyệt, sạch lỗi

8) Luồng chuẩn #1: Duyệt timecard hàng tuần

Đây là vòng lặp của supervisor giúp tránh “vỡ trận” payroll.

1. Mở hàng chờ phê duyệt mỗi ngày (hoặc tối thiểu 2 lần/tuần)
2. Quét các ca dài bất thường và các punch bị thiếu
3. Xác thực PTO được áp đúng
4. Yêu cầu chỉnh sửa sớm (đừng đợi đến ngày cutoff)
5. Duyệt các timecard sạch ngay khi nhận được
6. Ngày cutoff: chạy một lượt quét ngoại lệ cuối
7. Duyệt nốt timecards còn lại và xác nhận trạng thái lock/ready

9) Luồng chuẩn #2: Nhân viên gửi correction (ưu tiên mobile)

Một luồng correction nhất quán giúp audit trail sạch và giảm việc quản lý phải đoán.

1. Nhân viên phát hiện lỗi (quên punch / sai giờ)
2. Nhân viên gửi correction request (kèm lý do/ghi chú)
3. Supervisor nhận thông báo và mở request
4. Supervisor kiểm tra lịch/đầu mối khác nếu cần
5. Supervisor duyệt hoặc từ chối kèm comment ngắn
6. Hệ thống áp correction vào timecard
7. Nhân viên nộp lại timecard nếu policy yêu cầu
8. Supervisor duyệt timecard

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Duyệt mà không quét ngoại lệ: tạo routine hằng ngày/hằng tuần
• Cho phép sửa bằng lời nói: yêu cầu requests/notes để audit
• Cutoff mơ hồ: công bố lịch và nhắc tự động
• Quá nhiều người được sửa: giới hạn editor, dựa vào approvals
• Bỏ qua đào tạo mobile: dạy cách xin correction/PTO trên app

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn duy trì dữ liệu nhân viên sạch để nuôi payroll, time và self-service. Kết quả là ít lỗi truy cập hơn, ít “bất ngờ” lương hơn, và onboarding/offboarding nhanh hơn.

• Xác định trường nào HR quản, trường nào cho nhân viên tự cập nhật
• Áp dụng effective date cho thay đổi job/lương
• Rà soát các trường liên quan thuế trước mỗi kỳ payroll
• Giữ email/thông tin liên hệ luôn mới để hỗ trợ đăng nhập và notifications

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi tuyển mới, đổi job/lương, xử lý lỗi truy cập của nhân viên, hoặc chuẩn bị cho payroll và giai đoạn year-end (sẵn sàng tax forms).

• HR admins quản lý các thay đổi vòng đời nhân viên
• Payroll admins kiểm tra thiết lập lương và thuế
• Support staff hỗ trợ nhân viên cập nhật thông tin cá nhân
• Supervisors xác nhận danh sách team và trạng thái

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Dữ liệu nhân viên chạm gần như mọi thứ, nên hãy dùng liên kết chéo một cách chủ động.

• Liên quan: Payroll (lương/thuế), Time & Labor (điều kiện/quy tắc), Security & User Access (gán quyền/role), Mobile & Self-Service (nhân viên tự cập nhật)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Xem hồ sơ nhân viên như một “hợp đồng”: định danh + công việc + lương + thuế + quyền truy cập. Thay đổi cần được kiểm soát và có yếu tố thời điểm.

1. Tạo/xác minh thông tin định danh (tên, định danh, liên hệ)
2. Gán job và quan hệ supervisor
3. Thiết lập compensation/pay rate kèm effective date chính xác
4. Xác nhận thiết lập liên quan thuế đã đầy đủ
5. Bật employee self-service và xác nhận đường dẫn đăng nhập

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Dùng thống nhất các thuật ngữ này trong team để giảm hiểu nhầm.

• Hồ sơ người/nhân viên (Person/Employee record): hồ sơ gốc cho admin và nhân viên
• Job/Vị trí (Job/Position): phân công công việc và chuỗi báo cáo
• Lương/đãi ngộ (Compensation): mức lương và loại trả lương (theo cấu hình của công ty)
• Truy cập biểu mẫu thuế (Tax forms access): đường dẫn để nhân viên xem W-2 và các biểu mẫu liên quan
• Trường self-service: những trường nhân viên được phép tự sửa (tuỳ công ty)

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Hồ sơ nhân viên đi qua các sự kiện vòng đời. Kiểm soát chuyển trạng thái để bảo vệ độ chính xác payroll và reporting.

• Ứng viên/Pre-hire → Đang làm (Active) → Nghỉ phép (tuỳ chọn) → Nghỉ việc (Terminated)
• Sự kiện thay đổi: đổi job, đổi lương, đổi supervisor (có effective date)

7) Các việc cốt lõi cần làm

Những việc này bao phủ phần lớn tác vụ HR admin phổ biến cho team mới.

• Onboard hồ sơ nhân viên mới với thông tin liên hệ đúng
• Xử lý đổi job hoặc đổi lương với effective date chuẩn
• Sửa lỗi đăng nhập bằng cách kiểm tra email/liên hệ và quyền truy cập
• Hướng dẫn nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân khi được phép
• Chuẩn bị checklist kiểm tra chất lượng hồ sơ trước payroll/year-end

8) Luồng chuẩn #1: Onboard hồ sơ nhân viên mới (baseline)

Luồng này giảm việc phải sửa về sau bằng cách kiểm tra các phần thiết yếu ngay từ đầu.

1. Tạo/xác minh thông tin định danh và trường tên pháp lý
2. Nhập email công việc hợp lệ và xác minh (giảm lỗi truy cập)
3. Gán job/supervisor và các thuộc tính tổ chức bắt buộc
4. Thiết lập compensation/thông tin lương với effective date chính xác
5. Xác nhận các trường thiết lập thuế đã đủ theo quy trình nội bộ
6. Bật quyền employee self-service (role/permissions nếu áp dụng)
7. Gửi nhân viên đường dẫn đăng nhập và checklist ngày đầu (bao gồm truy cập paystub/tax form)
8. Chạy nhanh 1 report hoặc xem summary để xác nhận dữ liệu hiển thị đúng

9) Luồng chuẩn #2: Xử lý “không vào được / thiếu email trong hồ sơ”

Nhiều lỗi truy cập đến từ email/thông tin liên hệ thiếu hoặc cũ, và quyền role. Hãy sửa hồ sơ trước, rồi thử lại các bước đăng nhập.

1. Xác nhận nhân viên dùng portal desktop hay mobile
2. Kiểm tra hồ sơ nhân viên có email hay chưa
3. Cập nhật thông tin liên hệ theo policy và lưu
4. Xác minh self-service đã được bật (role/tiles)
5. Cho nhân viên reset mật khẩu và thử đăng nhập lại
6. Xác nhận nhân viên vào được khu vực Pay và Tax Forms
7. Nếu vẫn bị chặn, escalate cho owner security/admin để kiểm tra cấu hình truy cập

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Thiếu thông tin liên hệ: bắt buộc có email đã xác minh khi onboarding
• Effective date sai: chuẩn hoá bước “check effective date” trước khi lưu
• Cấp quyền self-service quá tay: chỉ bật các trường nhân viên được phép sửa
• Ownership mơ hồ: phân rõ trách nhiệm HR vs Payroll vs IT
• Chỉ chữa triệu chứng: lỗi truy cập luôn truy về hồ sơ + roles

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn quản lý phúc lợi sao cho lựa chọn đăng ký (enrollment) tự động tạo ra khoản khấu trừ lương đúng và hiển thị đúng cho nhân viên. Kết quả là chu kỳ đăng ký ổn định và ít lỗi khấu trừ hơn.

• Định nghĩa cấu trúc gói phúc lợi và quy tắc đủ điều kiện
• Khớp thời điểm khấu trừ với lịch payroll
• Chuẩn hoá xử lý life event và tài liệu kèm theo
• Rà soát đăng ký trước các kỳ chạy payroll

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi chạy open enrollment, onboarding phúc lợi cho nhân viên mới, xử lý life events, hoặc đối soát khấu trừ.

• Benefits administrators (quản trị phúc lợi)
• Payroll administrators (ảnh hưởng khấu trừ)
• HR administrators (ảnh hưởng vòng đời nhân viên)
• Employees (tự đăng ký nếu self-service được bật)

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Phúc lợi liên kết mạnh nhất với hồ sơ nhân viên, khấu trừ payroll và hiển thị self-service cho nhân viên.

• Liên quan: HR & Employee Records, Payroll, Mobile & Self-Service
• Ghi chú dữ liệu: Nếu module Benefits không được bật trong gói Paylocity của bạn, hãy xem các mục nâng cao là Không áp dụng.

4) Mô hình tư duy / Luồng

Phúc lợi là một vòng lặp: định nghĩa gói → nhân viên đăng ký → kiểm tra/đối soát → áp khấu trừ vào payroll → thay đổi phát sinh theo sự kiện.

1. Thiết lập gói + điều kiện đủ điều kiện
2. Mở cửa sổ đăng ký (enrollment window)
3. Nhân viên gửi lựa chọn (elections)
4. Admin kiểm tra và dọn lỗi
5. Khấu trừ được áp dụng trong payroll
6. Thay đổi liên tục (life events/nghỉ việc)

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Dùng nhất quán các thuật ngữ này giữa HR, payroll và benefits để tránh nhầm lẫn.

• Gói (Plan): gói phúc lợi (y tế, nha khoa, hưu trí, v.v.)
• Điều kiện (Eligibility): quy tắc xác định ai được đăng ký
• Lựa chọn (Election): mức/loại quyền lợi nhân viên chọn
• Khấu trừ (Deduction): dòng khấu trừ trên payroll gắn với election
• Sự kiện đời sống (Life event): thay đổi đủ điều kiện làm thay đổi election

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Đăng ký và sự kiện thường đi theo tiến trình trạng thái được kiểm soát.

• Đăng ký: Chưa bắt đầu → Đang thực hiện → Đã gửi → Đã duyệt/Đã xác thực → Có hiệu lực
• Life event: Khởi tạo → Bằng chứng/Rà soát (tuỳ chọn) → Đã duyệt → Có hiệu lực

7) Các việc cốt lõi cần làm

Các việc này giúp ổn định vận hành phúc lợi cho team mới.

• Chuẩn bị cửa sổ đăng ký với hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên
• Kiểm tra elections và xử lý các submission thiếu/sai
• Xác nhận khấu trừ áp đúng trong payroll
• Xử lý life events kèm tài liệu
• Đối soát thay đổi khi nhân viên nghỉ việc hoặc đổi trạng thái

8) Luồng chuẩn #1: Chạy open enrollment

Xem open enrollment như một mini project có checkpoint.

1. Xác nhận gói và quy tắc eligibility đã chốt
2. Công bố ngày đăng ký và hướng dẫn cho nhân viên
3. Mở enrollment window và theo dõi trạng thái nộp
4. Nhắc những người chưa nộp
5. Xác thực các elections đã gửi (spot-check các ca biên)
6. Sửa lỗi (thiếu thông tin, chọn không đủ điều kiện)
7. Đóng cửa sổ và khoá các election có hiệu lực
8. Chạy kiểm tra trước payroll cho các khoản khấu trừ dự kiến
9. Xác nhận kỳ payroll đầu tiên có khấu trừ khớp kỳ vọng

9) Luồng chuẩn #2: Thay đổi theo life event (tập trung ảnh hưởng khấu trừ)

Life event có thể làm khấu trừ thay đổi ngay; xử lý với tài liệu rõ ràng và chú ý thời điểm hiệu lực.

1. Nhân viên khởi tạo life event (nếu self-service bật) hoặc HR khởi tạo
2. Thu thập thông tin/bằng chứng theo policy
3. Rà soát eligibility và các thay đổi được phép
4. Duyệt và đặt effective date
5. Xác thực elections đã cập nhật
6. Kiểm tra payroll preview cho thay đổi khấu trừ
7. Thông báo cho nhân viên thay đổi gì và có hiệu lực khi nào
8. Ghi nhận thay đổi để đảm bảo audit trail

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Không khớp effective dates: luôn xác nhận khi nào khấu trừ bắt đầu
• Bỏ qua bước xác thực: spot-check ca biên trước kỳ payroll đầu tiên
• Hướng dẫn nhân viên mơ hồ: công bố bước đơn giản và deadline rõ
• Xử lý life events kiểu “miệng”: bắt buộc quy trình thay đổi có tài liệu
• Bỏ qua payroll preview: kiểm tra khấu trừ trước khi commit payroll

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn bật và hỗ trợ nhân viên tự phục vụ (self-service) và dùng mobile. Kết quả là ít ticket hỗ trợ hơn, phê duyệt nhanh hơn, và nhân viên tự xem được thông tin lương/biểu mẫu thuế.

• Xác định những gì nhân viên nên tự làm (thông tin lương, biểu mẫu thuế, cập nhật hồ sơ)
• Xác định những gì supervisor nên phê duyệt khi đang di chuyển (yêu cầu, timecards)
• Đảm bảo cấu hình thông báo để công việc không bị đứng
• Tạo “cheat sheet top 3 đường dẫn” đơn giản cho nhân viên

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi rollout Paylocity cho nhân viên, training supervisor, hoặc xử lý các câu hỏi “làm sao để…” thường gặp (phiếu lương, W-2, reset mật khẩu, xin nghỉ).

• Nhân viên cần truy cập lương và biểu mẫu thuế
• Supervisor phê duyệt yêu cầu/timecards
• Nhân sự/Payroll support muốn giảm volume ticket
• IT/security admin quản lý chính sách truy cập

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Mobile và ESS là lớp “hướng nhân viên” nằm trên dữ liệu HR, Time và Payroll.

• Liên quan: HR & Employee Records (email/liên hệ), Payroll (đầu ra lương), Time & Labor (yêu cầu/timecards), Security & User Access (roles)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Self-service thành công khi 3 thứ khớp nhau: hồ sơ nhân viên chính xác, quyền đúng, và đường dẫn thao tác rõ ràng.

1. Hồ sơ nhân viên có email/thông tin liên hệ đúng
2. Nhân viên được bật quyền self-service phù hợp
3. Nhân viên dùng các đường dẫn Pay/Time/Profile để thao tác
4. Supervisor nhận thông báo và phê duyệt
5. Hệ thống cập nhật dữ liệu payroll/time tương ứng

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Các thuật ngữ này khớp với thứ nhân viên và supervisor gặp nhiều nhất.

• Khu Pay: phiếu lương/paychecks + paystubs và biểu mẫu thuế
• Biểu mẫu thuế (Tax Forms): đường dẫn xem W-2 (desktop/mobile)
• Yêu cầu (Requests): xin nghỉ, sửa giờ, chi phí (nếu bật)
• Thông báo (Notifications): push/email nhắc phê duyệt và cập nhật
• Hồ sơ (Profile): thông tin cá nhân/liên hệ (được sửa hay không tuỳ cấu hình)

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Các thao tác self-service thường tạo ra hạng mục cần phê duyệt.

• Yêu cầu: Nháp → Đã gửi → Duyệt/Từ chối → Áp dụng
• Lỗi truy cập: Thiếu dữ liệu/quyền → Cập nhật → Thử đăng nhập lại → Đã xử lý

7) Các việc cốt lõi cần làm

Ưu tiên các job self-service có volume cao nhất trước.

• Reset mật khẩu / khôi phục Company ID
• Tìm và tải paystub
• Tìm và tải biểu mẫu thuế (W-2) đúng năm
• Gửi yêu cầu xin nghỉ và theo dõi trạng thái
• Cập nhật thông tin liên hệ (nếu được phép)

8) Luồng chuẩn #1: Nhân viên lấy paystub và email/tải xuống

Dùng như script hỗ trợ chuẩn (desktop hoặc mobile).

1. Xác nhận nền tảng: portal desktop hay app mobile
2. Đi tới khu Pay
3. Mở lịch sử lương/danh sách check
4. Chọn đúng ngày check
5. Tải xuống hoặc export PDF paystub (hoặc gửi email theo luồng app nếu có)
6. Xác nhận PDF mở được và rõ nét
7. Dạy “lần sau” đi nhanh (bookmark đường dẫn / vị trí trong app)

9) Luồng chuẩn #2: Nhân viên truy cập W-2 / Tax Forms (desktop & mobile)

Hay gặp vào tháng 1. Giữ bước nhất quán để giảm hỏi lặp.

1. Xác nhận năm cần xem (ví dụ: năm thuế trước)
2. Desktop: vào khu Pay và tìm Tax Forms
3. Mobile: mở Pay → Tax Forms (chọn đúng năm)
4. Tải biểu mẫu và xác nhận PDF mở được
5. Nếu không thấy: kiểm tra trạng thái làm việc và việc publish form
6. Nếu bị chặn: kiểm tra email/liên hệ và quyền self-service trên hồ sơ nhân viên
7. Escalate cho HR/payroll admin nếu hồ sơ thiếu hoặc bị giới hạn quyền

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Hướng dẫn sai bước: luôn hỏi “desktop hay mobile” trước
• Bỏ qua thông tin liên hệ: thiếu email có thể chặn truy cập và mã xác thực
• Không dạy self-service: phát 1 trang cheat sheet cho nhân viên
• Đẩy quá nhiều về HR: chuẩn hoá script để xử lý câu hỏi lặp
• Lỡ phê duyệt: đảm bảo supervisor bật notifications

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn tạo báo cáo đáng tin cậy cho vận hành và tuân thủ. Kết quả là các routine báo cáo có thể lặp lại, khớp với kết quả payroll và hỗ trợ audit/công việc cuối năm.

• Xác định “bộ báo cáo chuẩn” cho mỗi kỳ lương
• Xác định ai nhận gì (HR, finance, lãnh đạo)
• Chuẩn hoá đặt tên file và lưu trữ (ngày + kỳ lương)
• Đảm bảo báo cáo đối soát khớp với payroll summaries

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng sau mỗi lần chạy payroll, khi chốt sổ tháng, khi audit, và cuối năm — lúc biểu mẫu thuế và tổng payroll quan trọng nhất.

• Payroll admin đối soát tổng
• HR admin theo dõi headcount và thay đổi
• Finance team review chi phí
• Auditor/bên tuân thủ (quyền chỉ đọc nếu được phép)

3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan

Báo cáo phụ thuộc vào đầu vào sạch từ HR, Time, và Payroll.

• Liên quan: Payroll (summaries), Time & Labor (giờ công), HR & Employee Records (danh sách nhân sự), Mobile & ESS (đầu ra cho nhân viên như biểu mẫu thuế)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Báo cáo là vòng lặp đối soát: kéo dữ liệu → kiểm tra → chia sẻ → lưu trữ.

1. Chọn mẫu báo cáo
2. Áp bộ lọc nhất quán (kỳ lương/khoảng ngày)
3. Kiểm tra đối soát với tổng chuẩn (payroll summary)
4. Export và phân phối
5. Lưu trữ theo quy ước đặt tên

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Dùng các thuật ngữ này để trao đổi báo cáo rõ ràng, chính xác.

• Kỳ lương (Pay period): đơn vị xử lý payroll
• Khoảng ngày (Date range): cửa sổ báo cáo; khi đối soát phải khớp kỳ lương
• Báo cáo roster: danh sách nhân viên / snapshot headcount
• Báo cáo ngoại lệ: thiếu dữ liệu, thiếu phê duyệt, hoặc bất thường
• Export: đầu ra PDF/CSV/XLS để chia sẻ và audit

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Báo cáo nên có vòng đời đơn giản để audit được “đã chia sẻ gì, khi nào”.

• Nháp (chưa chốt filter) → Đã xác thực (đã đối soát) → Đã phân phối → Đã lưu trữ
• Vòng lặp sửa: nếu đối soát fail, sửa dữ liệu upstream hoặc chỉnh filter, rồi xác thực lại

7) Các việc cốt lõi cần làm

Bắt đầu với bộ báo cáo ít nhưng “đinh”, làm cho nó thật chắc.

• Tạo export payroll summary chuẩn sau mỗi lần chạy
• Tạo snapshot headcount/roster theo tuần hoặc tháng
• Tạo báo cáo ngoại lệ time trước cutoff payroll
• Tạo bộ checklist cuối năm (độ sẵn sàng biểu mẫu, tổng số)
• Trả lời câu hỏi stakeholder bằng định nghĩa + filter nhất quán

8) Luồng chuẩn #1: Bộ báo cáo sau payroll

Dùng ngay sau khi payroll được finalize để tạo “hồ sơ” ổn định.

1. Mở báo cáo payroll summary của kỳ lương
2. Xác nhận filter kỳ lương đúng
3. Export summary và lưu theo quy ước đặt tên
4. So sánh biến động với kỳ trước (nếu có)
5. Export tổng khấu trừ/thuế nếu finance yêu cầu
6. Gửi cho stakeholder (payroll/finance/leadership)
7. Lưu trữ vào thư mục chỉ định với quyền truy cập hạn chế

9) Luồng chuẩn #2: Báo cáo ngoại lệ trước payroll

Bắt lỗi sớm để payroll không thành “chỗ dọn rác”.

1. Chạy báo cáo ngoại lệ time (thiếu punch/time chưa duyệt)
2. Chạy báo cáo ngoại lệ dữ liệu HR (thiếu email, thiếu pay rate, thiếu tax setup)
3. Giao việc sửa cho đúng owner (HR vs supervisor vs time admin)
4. Đặt deadline sửa
5. Chạy lại báo cáo ngoại lệ vào ngày cutoff
6. Xác nhận số ngoại lệ trong ngưỡng chấp nhận
7. Chỉ tính payroll khi ngoại lệ đã được xử lý hoặc chấp nhận rõ ràng

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Filter không nhất quán: chuẩn hoá cách dùng pay period/date range
• Không đối soát: luôn validate với payroll summary trước khi chia sẻ
• Đặt tên file kém: thêm kỳ lương + ngày chạy vào tên file
• Chia sẻ quá rộng: hạn chế quyền truy cập export nhạy cảm
• Định nghĩa tuỳ hứng: định nghĩa rõ headcount, active, và “kỳ”

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn kiểm soát ai được xem và làm gì, và cách tránh lỗi phát sinh do quyền truy cập. Kết quả là mô hình quyền truy cập an toàn, audit được, onboarding nhanh và offboarding sạch.

• Triển khai role theo nguyên tắc cấp tối thiểu (least privilege)
• Phân tách nhiệm vụ (duyệt time vs chốt payroll nếu có thể)
• Chuẩn hoá các bước onboarding/offboarding người dùng
• Đảm bảo approver đã cấu hình thông báo và tuỳ chọn (preferences)

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi thêm admin, gán supervisor, rollout quyền cho nhân viên, hoặc điều tra lỗi “tôi không thấy / tôi không làm được”.

• System admin quản lý role và permissions
• HR/payroll manager phê duyệt quyền truy cập
• IT/security owner giám sát tuân thủ
• Support xử lý ticket đăng nhập và quyền truy cập

3) Ở đâu trong điều hướng + Tab liên quan

Thiết lập bảo mật thường nằm ở khu vực User Access dưới menu admin. Nó liên kết chặt với hồ sơ HR (email/liên hệ) và các workflow (phê duyệt).

• Liên quan: HR & Employee Records (liên hệ), Mobile & ESS (quyền nhân viên), Time & Labor (phê duyệt), Payroll (tác vụ nhạy cảm)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Quyền truy cập là một ánh xạ: danh tính người dùng → bộ role/quyền → modules/tiles → hành động.

1. Tạo/xác minh danh tính người dùng (hồ sơ nhân viên + email)
2. Gán role(s) (employee, supervisor, admin)
3. Cấp quyền module (những gì xuất hiện trên điều hướng)
4. Cấp quyền hành động (những gì họ được làm)
5. Xác thực bằng test đăng nhập và một tác vụ tối thiểu

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Giữ cách dùng từ nhất quán để tránh cấu hình sai.

• Role: gói quyền (admin/supervisor/employee)
• Permissions: quyền chi tiết trong một module
• User access: bật/tắt truy cập tổng thể + gán role
• Preferences/Notifications: cách người dùng nhận cảnh báo
• Least privilege: chỉ cấp quyền cần để làm việc

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Thay đổi quyền nên theo vòng đời có kiểm soát.

• Provisioned → Active → Role changed (tuỳ chọn) → Suspended/Disabled → Deprovisioned
• Vòng audit: review quyền theo quý hoặc khi có thay đổi tổ chức

7) Các việc cốt lõi cần làm

Các việc này bao phủ quản lý quyền hằng ngày với rủi ro tối thiểu.

• Onboard admin mới theo least privilege + training
• Gán role supervisor để approvals chạy đúng
• Sửa lỗi đăng nhập của nhân viên bằng cách kiểm tra email/liên hệ và quyền truy cập
• Vô hiệu quyền ngay khi nghỉ việc/offboarding
• Duy trì thiết lập thông báo để approvals không bị tắc

8) Luồng chuẩn #1: Cấp quyền supervisor mới (sẵn sàng phê duyệt)

Mục tiêu: supervisor duyệt được requests/timecards và nhận được thông báo.

1. Xác nhận hồ sơ nhân viên có email/liên hệ hợp lệ
2. Gán role supervisor và các quyền cần thiết
3. Xác nhận họ truy cập được hàng đợi phê duyệt trên desktop
4. Yêu cầu họ thiết lập thông báo (email/push nếu có)
5. Xác thực bằng cách tạo một yêu cầu test từ thành viên trong nhóm
6. Supervisor phê duyệt và xác nhận trạng thái item được cập nhật
7. Ghi nhận việc gán role và ngày hiệu lực

9) Luồng chuẩn #2: Offboarding an toàn (gỡ quyền trong ngày)

Mục tiêu: ngăn truy cập trái phép và giảm rủi ro tuân thủ.

1. Xác nhận ngày nghỉ việc và chính sách lưu trữ/retention cần thiết
2. Vô hiệu quyền truy cập ngay (theo policy)
3. Gỡ role nâng cao (admin/supervisor) trước
4. Xác nhận không có approvals pending bị “kẹt” ở người dùng này
5. Chuyển giao ownership (approvals, reports, workflows)
6. Ghi lại ai thao tác và thời điểm
7. Chạy nhanh danh sách audit admins/supervisors sau thay đổi

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Cấp quyền quá rộng: bắt đầu với least privilege rồi chỉ thêm khi cần
• Không có audit trail: ghi lại ai đổi quyền và vì sao
• Bỏ qua thông báo: supervisor sẽ miss approvals nếu không bật
• Approvals bị “mồ côi”: gán lại approvals khi roles thay đổi
• Offboarding trễ: gỡ quyền nâng cao ngay lập tức

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức

1) Mục đích / Kết quả

Phần này giúp bạn kết nối Paylocity với các hệ thống khác mà vẫn giữ dữ liệu chính xác và audit được. Kết quả là cách tiếp cận tích hợp tránh trùng “nguồn sự thật” và ngăn lỗi đồng bộ ảnh hưởng đến payroll.

• Quyết định những gì cần tích hợp (nhà cung cấp phúc lợi, xuất dữ liệu tài chính, hệ thống định danh, v.v.)
• Xác định source-of-truth theo từng miền dữ liệu (HR, time, payroll, finance)
• Thiết lập bước kiểm tra và đối soát sau mỗi lần đồng bộ
• Ghi rõ ownership (IT vs HR vs Payroll)

2) Ai dùng + Khi nào dùng

Dùng khi triển khai công cụ mới, thay đổi nhà cung cấp payroll/hệ thống tài chính, hoặc xử lý lệch dữ liệu nhân viên giữa các hệ thống.

• Chủ sở hữu IT/tích hợp
• Admin HR/payroll xác thực kết quả dữ liệu
• Finance/stakeholder nhận file xuất
• Vendor/partner hỗ trợ connector

3) Ở đâu trong điều hướng + Tab liên quan

Tích hợp chạm vào mọi thứ. Hãy gắn kế hoạch với module đang “sở hữu” dữ liệu.

• Liên quan: HR & Employee Records (trường định danh), Payroll (earnings/deductions), Reporting & Compliance (exports), Security & User Access (service accounts/permissions)

4) Mô hình tư duy / Luồng

Tích hợp là một “hợp đồng”: schema + lịch chạy + kiểm định. Hãy coi mỗi lần sync như một lần mini deployment.

1. Định nghĩa data contract (trường dữ liệu, định dạng, ownership)
2. Chọn cách sync (export thủ công, file theo lịch, API/connector)
3. Chạy pilot với một nhóm nhân viên nhỏ
4. Validate kết quả trên Paylocity và hệ thống downstream
5. Giám sát và đối soát theo nhịp đều đặn

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Dùng các thuật ngữ này để trao đổi cross-team rõ ràng.

• Nguồn chuẩn (source of truth): hệ thống sở hữu giá trị “chuẩn”
• Nhịp đồng bộ (sync cadence): tần suất dữ liệu di chuyển (hằng ngày, theo kỳ lương)
• Mapping: ánh xạ trường-đến-trường
• Đối soát (reconciliation): chứng minh số liệu khớp giữa các hệ thống
• Connector/API: cơ chế trao đổi dữ liệu

6) Máy trạng thái / Vòng đời

Hãy coi tích hợp như sản phẩm có vòng đời và kiểm soát thay đổi.

• Designed → Configured → Pilot → Launched → Monitored → Updated/Retired
• Vòng sự cố: Phát hiện lệch → Tạm dừng/rollback (nếu cần) → Sửa mapping → Chạy lại sync → Đối soát

7) Các việc cốt lõi cần làm

Bắt đầu với các việc này để giảm rủi ro và giữ scope vừa phải.

• Tạo data dictionary: tên trường, owner, hệ thống chuẩn, mức độ nhạy cảm
• Triển khai 1 tích hợp end-to-end kèm pilot validation
• Thiết lập monitoring và hàng đợi exception (sync fail thì xử lý thế nào)
• Đối soát các trường ảnh hưởng payroll sau mỗi lần sync
• Viết runbook cho sự cố và thay đổi

8) Luồng chuẩn #1: Triển khai connector mới (pilot trước)

Dùng khi kết nối Paylocity với vendor mới hoặc hệ thống downstream.

1. Xác định mục tiêu nghiệp vụ (dữ liệu gì và để làm gì)
2. Tạo tài liệu mapping (trường, định dạng, effective dates)
3. Xác nhận quyền và phương thức truy cập an toàn
4. Pilot với tập nhân viên nhỏ
5. Chạy sync và validate bản ghi ở cả hai phía
6. Nếu ảnh hưởng, chạy thử một chu kỳ payroll/time và đối soát tổng
7. Mở rộng ra toàn bộ sau khi pilot đạt
8. Bật monitoring + alerting và định nghĩa ownership hỗ trợ

9) Luồng chuẩn #2: Xử lý lệch dữ liệu (thiếu nhân viên / sai giá trị)

Hầu hết lỗi do mapping, timing hoặc xung đột ownership. Hãy làm theo cách hệ thống.

1. Xác định chính xác điểm lệch (field, nhân viên, ngày)
2. Kiểm tra giá trị ở hệ thống nguồn chuẩn
3. Kiểm tra thời điểm sync gần nhất và có lỗi không
4. Rà quy tắc mapping (định dạng, required fields, effective date)
5. Sửa dữ liệu nguồn hoặc cấu hình mapping
6. Chạy lại sync cho phạm vi bị ảnh hưởng
7. Validate kết quả và ghi lại root cause
8. Thêm “lan can”: rule kiểm tra hoặc alert giám sát

10) Điểm quyết định (A/B)

11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)

• Không thống nhất source-of-truth: chốt ownership trước khi build
• Bỏ qua pilot: luôn test với subset nhỏ trước
• Không đối soát: kiểm các field ảnh hưởng payroll mỗi chu kỳ
• Tự động hoá quá sớm: ổn định mapping rồi hãy tăng cadence
• Ứng phó sự cố yếu: có runbook cho các kịch bản fail

12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức