Paylocity
Paylocity là nền tảng HR & Payroll (HCM) cho doanh nghiệp (chủ yếu tại Mỹ). Cung cấp chấm công, tính lương, quản lý nhân sự, phúc lợi, thuế & self-service cho nhân viên trên một hệ thống thống nhất.
- Tổng quan
- Bảng lương
- Thời gian & Lao động
- Hồ sơ nhân sự & nhân viên
- Benefits Administration
- Di động & Nhân viên
- Báo cáo & Tuân thủ
- Bảo mật và quyền truy cập
- Tích hợp & Mở rộng
Tổng quan & Bắt đầu
- Nắm các khu vực chính: Nhân sự & Bảng lương, Tự phục vụ của nhân viên, và truy cập trên di động
- Ánh xạ vai trò của bạn (Admin vs Supervisor vs Employee) với những gì bạn có thể xem/làm
- Thiết lập nền tảng an toàn: quyền truy cập người dùng, thông báo và vệ sinh dữ liệu trước khi chạy payroll
- Dùng các quy trình lặp lại: onboarding → chấm công → payroll → biểu mẫu thuế/báo cáo
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn định hướng trong Paylocity để có thể làm các tác vụ thực tế đầu tiên mà không bị “lạc menu”. Kết quả cần đạt là có một bản đồ tư duy hoạt động: biết chỗ của các khu vực quan trọng, vai trò của bạn làm được gì, và luồng công việc chạy end-to-end như thế nào.
- Xác định điểm vào menu chính (thường là HR & Payroll cho công việc admin)
- Xác định khu vực cho nhân viên (thường là Employee Self-Service)
- Xác nhận cách công ty bạn muốn vận hành: desktop vs mobile vs cả hai
- Đặt mục tiêu tuần 1: cập nhật một hồ sơ, duyệt một yêu cầu, chạy một báo cáo thử
- Ghi lại ai phụ trách gì: phụ trách Payroll, phụ trách HR, phụ trách Time, phụ trách Benefits
2) Dành cho ai + Khi nào dùng
Dùng khi bạn mới vào Paylocity, hoặc khi công ty thay đổi quy trình (lịch trả lương mới, chính sách chấm công mới, chuỗi phê duyệt mới). Đây cũng là điểm bắt đầu đúng khi xử lý sự cố quyền truy cập hoặc kiểu “mình không thấy nó trong menu”.
- Admin: thiết lập mặc định công ty, quyền truy cập và tuân thủ
- Supervisor: phê duyệt chấm công, yêu cầu và các chỉnh sửa
- Employee: thông tin lương, biểu mẫu thuế, cập nhật hồ sơ, gửi yêu cầu
- Dùng trước lần chạy payroll đầu tiên hoặc kỳ open enrollment đầu tiên
- Dùng khi onboarding một nhóm supervisor mới
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Workflow trong Paylocity thường bắt đầu ở khu vực admin (HR/Payroll) và kết thúc ở khu vực nhân viên (Self-Service/Mobile). Hãy giữ các liên kết chéo này trong lúc bạn học.
- Liên quan: Payroll, Time & Labor, HR & Employee Records, Security & User Access
- Tác vụ nhân viên: Mobile & Self-Service, Reporting & Compliance (biểu mẫu thuế)
- Mở rộng: Integrations & Extensibility
- Khi bị kẹt, hãy tìm trong knowledge base chính thức (thường gọi là PEAK) từ điểm vào hỗ trợ của bạn
4) Mô hình tư duy / Luồng (end-to-end)
Hãy xem Paylocity như một vòng lặp: dữ liệu nhân sự → công/thu nhập → payroll → đầu ra (paystub/biểu mẫu thuế) → báo cáo/tuân thủ. Nếu dữ liệu upstream sai, đầu ra payroll sẽ sai.
- Dữ liệu HR (hồ sơ nhân viên, công việc, mức lương, thiết lập thuế) là nguồn chuẩn
- Chấm công (timecards, lịch làm, PTO) tạo ra giờ công trả lương
- Xử lý payroll tính gross-to-net và các khoản khấu trừ
- Phân phối tạo paystub và cho nhân viên truy cập lịch sử
- Tuân thủ hỗ trợ biểu mẫu thuế và audit qua reporting
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Nắm “danh từ” giúp UI dễ hiểu hơn. Bắt đầu với các đối tượng phổ biến và quan hệ của chúng.
- Hồ sơ nhân viên: hồ sơ lõi, job, pay, tax, thông tin cá nhân
- Supervisor: người duyệt timecard/yêu cầu (tuỳ tổ chức)
- Phiếu lương / Paystub: đầu ra payroll nhân viên xem được
- Biểu mẫu thuế: W-2 và các biểu mẫu liên quan (nhân viên có thể xem trên desktop/mobile)
- Timecard: giờ làm + chỉnh sửa/điều chỉnh
- Request: PTO, chỉnh công, expense (tuỳ module bật)
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Hầu hết các hạng mục công việc đều đi qua các trạng thái. Việc của bạn thường là đưa item từ “submitted” sang “approved” mà không phá audit trail.
- Vòng đời yêu cầu: Draft → Submitted → Approved/Denied → Posted/Applied
- Vòng đời timecard: Open → Submitted → Approved → Locked/Payroll processed
- Vòng đời payroll: Pre-check → Calculated → Approved/Committed → Published
7) Các việc cốt lõi cần làm (bộ newbie)
Đây là các “tác vụ thật” đầu tiên giúp bạn tự tin hơn và giảm ticket hỗ trợ.
- Tìm một nhân viên và xác nhận thiết lập lương + thuế đã đủ
- Duyệt một yêu cầu nghỉ và kiểm tra số dư được cập nhật
- Tìm đường dẫn paystub/biểu mẫu thuế cho nhân viên (desktop/mobile)
- Cập nhật tuỳ chọn thông báo của chính bạn (để không bỏ lỡ phê duyệt)
- Chạy một báo cáo cơ bản và export cho team
8) Luồng chuẩn #1: Thiết lập nền tảng admin ngày đầu
Dùng ngay lần đầu bạn đăng nhập với vai trò admin. Mục tiêu là tạo baseline an toàn trước khi động vào các thiết lập nhạy cảm với payroll.
- Xác nhận menu công ty bạn dùng nhiều nhất (thường là HR/Payroll cho admin)
- Mở User Access/Preferences và đặt kênh nhận thông báo (email/app) nếu có
- Kiểm tra role của bạn có quyền tối thiểu cho các module cần vận hành (Payroll, Time, HR)
- Chọn 1 hồ sơ nhân viên và xem các tab chính: cá nhân, job, pay, đường dẫn tax forms
- Xác định chỗ bạn nhận phê duyệt (timecards/requests)
- Chạy một báo cáo “sanity” đơn giản cho nhân viên đó để chắc dữ liệu hiển thị
- Ghi lại 3 kênh hỗ trợ công ty dùng (admin nội bộ, KB của vendor, chủ sở hữu payroll)
9) Luồng chuẩn #2: Hỗ trợ nhân viên tìm paystub hoặc biểu mẫu thuế
Đây là ticket hỗ trợ phổ biến nhất của nhân viên. Giải nhanh bằng đường dẫn chuẩn cho desktop và mobile.
- Hỏi họ dùng cổng desktop hay app mobile
- Xác nhận họ đăng nhập được (company ID/username/reset mật khẩu nếu cần)
- Desktop: hướng dẫn Employee Self-Service → khu vực Pay → Checks/Tax Forms (UI công ty có thể khác)
- Mobile: hướng dẫn Pay → Tax Forms (hoặc lịch sử lương) tuỳ nhu cầu
- Nếu họ không truy cập được: kiểm tra email/thông tin liên hệ đúng và quyền truy cập đã cấp
- Nhờ họ tải PDF (paystub hoặc biểu mẫu thuế) và xác nhận mở được
- Nếu là biểu mẫu năm trước: nhắc chọn đúng năm
- Escalate cho HR/payroll admin nếu hồ sơ thiếu hoặc quyền bị hạn chế
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Nhân viên không đăng nhập được | Dùng reset mật khẩu / hỗ trợ company ID | Escalate cho admin kiểm tra email + quyền truy cập |
| Nhân viên thấy menu nhưng thiếu Pay/Tax Forms | Kiểm tra role/tiles đã bật | Kiểm tra họ đang ở đúng công ty/instance |
| Supervisor nói không thấy phê duyệt | Kiểm tra notifications + vị trí hàng đợi phê duyệt | Xác minh họ đã được gán làm supervisor/approver |
| Dữ liệu trên đầu ra trả lương bị sai | Bắt đầu từ upstream: hồ sơ nhân viên + timecard | Chỉ sau upstream: tính lại payroll / chạy lại kiểm tra |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Bỏ qua thiết lập quyền truy cập: đặt thông báo và quyền role trước khi xử lý công việc
- Sửa payroll ở downstream: sửa hồ sơ nhân viên/time trước, rồi mới chạy lại tính toán
- Hướng dẫn sai đường dẫn: xác nhận desktop vs mobile trước khi hướng dẫn
- Không ghi rõ ownership: định nghĩa ai phụ trách payroll/time/benefits để tránh “đá bóng”
- Bỏ qua audit trail: ưu tiên sửa theo quy trình chuẩn thay vì “cứ đổi đại”
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Baseline tốt sẽ giảm bất ngờ khi chạy payroll và giảm ticket từ nhân viên.
Thế nào là “làm tốt”
- Admin tìm được hồ sơ nhân viên, phê duyệt và báo cáo cơ bản trong dưới 60 giây
- Supervisor nhận thông báo và biết chỗ để duyệt
- Nhân viên truy cập được lịch sử lương và biểu mẫu thuế theo đường dẫn chuẩn
- Có kiểm tra dữ liệu upstream trước khi chốt payroll
Checklist
- Pre-check: xác nhận access/roles, tuỳ chọn thông báo, kiểm tra nhanh 1 hồ sơ nhân viên, vị trí hàng đợi phê duyệt, export báo cáo cơ bản hoạt động
- Post-check: nhân viên tải được paystub, supervisor duyệt được yêu cầu, báo cáo chia sẻ được, có đường escalation hỗ trợ, đã gán training tiếp theo
Bài lab (10 phút)
- Chọn 1 nhân viên (hoặc chính bạn)
- Tìm đường dẫn paystub/biểu mẫu thuế trên desktop và mobile
- Đổi tuỳ chọn thông báo của bạn (nếu có)
- Chạy 1 báo cáo và export
Link tài liệu chính thức (trong Paylocity)
- PEAK Knowledge Base (kho kiến thức trong sản phẩm)
- Client Support → Hỗ trợ quản trị viên
- Hướng dẫn cho nhân viên về Paystubs và Tax Forms
Bảng lương (Payroll)
- Payroll là tầng downstream: hãy kiểm tra dữ liệu HR + Time trước
- Dùng một quy trình chạy lặp lại: pre-check → tính toán → rà soát → chốt → phát hành đầu ra
- Xử lý ngoại lệ bằng các điều chỉnh có audit trail rõ ràng
- Biết nơi nhân viên xem pay stub và biểu mẫu thuế
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn chạy payroll một cách nhất quán và an toàn. Kết quả cần đạt là một chu kỳ payroll dự đoán được, có checklist kiểm tra rõ ràng, xử lý ngoại lệ chuẩn, và các bước publish để nhân viên có thể tin cậy.
- Xác định lịch trả lương và mốc cutoff (timecards, adjustments)
- Xác nhận ai duyệt gì (duyệt công, duyệt/chốt payroll)
- Chuẩn hoá checklist pre-check trước mỗi lần chạy
- Chuẩn hoá checklist post-check sau mỗi lần publish
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi bạn xử lý payroll, hỗ trợ các ngoại lệ payroll, hoặc quản lý đầu ra lương cho nhân viên. Cũng nên dùng vào cuối năm (year-end) hoặc khi có thay đổi lớn về chính sách (phúc lợi, thuế, mức lương).
- Nhân sự/payroll admin và người xử lý thay thế (backup)
- HR admin quản lý thiết lập lương/compensation cho nhân viên
- Finance/leadership cần xem tổng hợp để đối soát
- Support desk xử lý câu hỏi truy cập paystub/tax form
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Payroll gắn chặt với Time & Labor, hồ sơ HR và các đầu ra Reporting/Compliance.
- Liên quan: Time & Labor (giờ công), HR & Employee Records (mức lương/thuế), Reporting & Compliance (xuất file/biểu mẫu)
- Đầu ra cho nhân viên: Mobile & Self-Service (paystubs, tax forms)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Chạy payroll như một pipeline có kiểm soát: khoá đầu vào, tính kết quả, rà soát ngoại lệ, rồi phát hành đầu ra.
- Khoá đầu vào (timecards đã duyệt, thay đổi đã chốt)
- Tính gross-to-net
- Rà soát chênh lệch và ngoại lệ
- Chốt/commit payroll
- Phát hành đầu ra (paystubs, lịch sử lương, mức độ sẵn sàng của biểu mẫu thuế)
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các đối tượng này xuất hiện lặp lại trong vận hành payroll và khi troubleshoot.
- Earnings (khoản thu nhập): thường, OT, thưởng, truy lĩnh (retro), ...
- Deductions (khấu trừ): phúc lợi, khấu trừ theo lệnh (garnishment), khấu trừ tự nguyện
- Taxes (thuế): khấu trừ theo thiết lập thuế của nhân viên
- Adjustments (điều chỉnh): chỉnh sửa một lần áp vào một kỳ trả lương
- Pay summary (tổng hợp lương): tổng số để review/approve
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Hãy coi mỗi kỳ trả lương như một vòng đời. Tránh bỏ qua trạng thái; việc đó tăng rủi ro và giảm khả năng audit.
- Draft/Thu thập đầu vào → Pre-check → Đã tính (Calculated) → Đã rà soát (Reviewed) → Đã duyệt (Approved) → Chốt/Commit → Phát hành (Published)
- Vòng lặp ngoại lệ: Đã tính → Sửa đầu vào (HR/Time) → Tính lại → Rà soát lại
7) Các việc cốt lõi cần làm
Ưu tiên các việc này trước; chúng bao phủ phần lớn nhu cầu payroll thực tế.
- Xác thực đầu vào (timecards đã duyệt, các thay đổi quan trọng của nhân viên đã review)
- Chạy tính payroll và kiểm tra cờ cảnh báo chênh lệch
- Áp dụng adjustments có audit trail rõ cho các ngoại lệ
- Chốt payroll và xác nhận nhân viên truy cập được đầu ra lương
- Hỗ trợ nhân viên truy cập paystub và biểu mẫu thuế
8) Luồng chuẩn #1: Chạy một chu kỳ payroll tiêu chuẩn
Dùng checklist này mỗi kỳ trả lương. Giữ nó nhất quán để bất kỳ ai cũng có thể back up bạn.
- Xác nhận timecards đã nộp và đã duyệt trước cutoff
- Rà soát các thay đổi ảnh hưởng lương (new hires, nghỉ việc, đổi rate)
- Chạy pre-check: tìm thiếu thiết lập thuế, thiếu rate, giờ công bất thường
- Tính payroll (gross-to-net)
- Review summaries: tổng, chênh lệch lớn, net âm
- Giải quyết ngoại lệ (sửa dữ liệu upstream hoặc áp adjustments có kiểm soát)
- Tính lại nếu có thay đổi
- Duyệt/chốt payroll theo chính sách phê duyệt của công ty
- Publish đầu ra và xác nhận đường dẫn nhân viên xem paystub
9) Luồng chuẩn #2: Xử lý ngoại lệ payroll (thiếu giờ / sai rate)
Luôn ưu tiên sửa upstream khi có thể. Chỉ dùng adjustments khi bắt buộc, và phải ghi chú rõ.
- Xác định ngoại lệ (nhân viên, kỳ lương, biểu hiện)
- Kiểm tra Time & Labor: giờ, phê duyệt, chỉnh sửa
- Kiểm tra hồ sơ HR: effective date của rate, trạng thái
- Nếu sửa upstream kịp, sửa và tính lại payroll
- Nếu không kịp trước deadline, áp dụng adjustment có kiểm soát
- Thêm ghi chú audit (ai/vì sao/khi nào)
- Tính lại và review lại summaries
- Xác nhận đầu ra: paystub phản ánh đúng; lập kế hoạch follow-up nếu cần
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Sai giờ công | Sửa timecard và duyệt lại | Áp dụng payroll adjustment (phương án cuối) |
| Sai rate | Sửa effective date của rate trong HR | Adjustment earning một lần + follow-up |
| Nhân viên không thấy paystub | Hướng dẫn đường dẫn ESS/Mobile | Admin kiểm tra quyền truy cập/tính đầy đủ hồ sơ |
| Chênh lệch tổng lớn | Điều tra thay đổi upstream | Tạm dừng chốt cho đến khi giải thích được |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Chốt trước khi đủ phê duyệt: áp dụng cutoff công + cổng phê duyệt
- Dùng adjustments như mặc định: ưu tiên sửa upstream để lịch sử sạch
- Không review lại sau khi sửa: luôn tính lại và kiểm tra lại summaries
- Ownership không rõ: phân định ai sửa HR vs Time vs Payroll
- Quên kiểm tra nhân viên thấy được: xác minh đường paystub/tax form sau publish
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Mỗi lần chạy có pre-check và post-check được ghi nhận
- Ngoại lệ có ghi chú truy vết và ownership rõ ràng
- Nhân viên tự xem được lịch sử lương và biểu mẫu thuế
- Báo cáo khớp với pay summary cho finance review
Checklist
- Pre-check: timecards đã duyệt, new hires/terms đã review, sanity rate/thuế, đặt ngưỡng variance, backup approver sẵn sàng
- Post-check: xác minh paystub sẵn có, lưu export/report, cập nhật exception log, gán follow-up, soạn thông báo cho nhân viên nếu cần
Bài lab (10–15 phút)
- Chọn 1 nhân viên và mô phỏng một ngoại lệ (kịch bản thiếu giờ trên giấy)
- Viết ra những thứ bạn sẽ kiểm tra upstream (Time, HR record)
- Quyết định: sửa upstream vs adjustment
- Soạn ghi chú audit bạn sẽ đính kèm
Link tài liệu chính thức (trong Paylocity)
- PEAK Knowledge Base → chủ đề Payroll (trong sản phẩm)
- Employee Support → hướng dẫn Pay stubs và Tax Forms
- Client Support → Hỗ trợ quản trị viên
Chấm công & Lao động (Time & Labor)
- Time đổ vào payroll: ưu tiên độ chính xác + phê duyệt
- Chuẩn hoá: ghi nhận → rà soát → nộp → duyệt → khoá
- Dùng chấm công mobile và workflow cẩn thận (audit + policy)
- Giữ chính sách rõ ràng: OT, nghỉ giữa ca, yêu cầu PTO
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn vận hành chấm công và phê duyệt sạch để payroll chính xác. Kết quả cần đạt là một workflow ổn định cho timecard, chỉnh sửa/corrections và yêu cầu PTO, hạn chế tối đa “cháy deadline” phút cuối.
- Xác định cách nhân viên ghi nhận thời gian (web, kiosk, mobile punch)
- Xác định chuỗi phê duyệt và các mốc cutoff
- Xác định quy tắc chỉnh sửa (ai được sửa, khi nào, và ghi nhận/audit như thế nào)
- Xác định kỳ vọng khi xin PTO (thời gian báo trước, phê duyệt)
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi setup hoặc vận hành time & attendance, lịch làm (scheduling) và phê duyệt các yêu cầu. Đây cũng là “điểm đến” khi issue payroll truy vết ra lỗi từ khâu ghi nhận giờ công.
- Time admins cấu hình chính sách và quy tắc
- Supervisors duyệt timecards và các requests
- Employees chấm công, nộp timecard và gửi corrections
- Payroll admins kiểm tra giờ trước khi tính lương
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Time thường nằm cùng nhóm tính năng workforce management và kết nối trực tiếp sang Payroll.
- Liên quan: Payroll (giờ công), Mobile & Self-Service (punch/requests), Security & User Access (quyền của approver)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Time là một pipeline có cổng review + approval. Mục tiêu là giữ pipeline chạy trơn mà không mất độ chính xác.
- Ghi nhận thời gian (punches/nhập giờ)
- Rà soát và chỉnh (nhân viên hoặc supervisor tuỳ policy)
- Nộp timecard
- Duyệt timecard
- Khoá để payroll xử lý
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những thuật ngữ này chi phối hầu hết câu hỏi “sao giờ công của tôi không đúng?”.
- Punch: bản ghi vào/ra (thường hỗ trợ mobile/kiosk)
- Timecard: tổng hợp giờ cho một kỳ
- Correction: yêu cầu/chỉnh sửa giờ công
- Schedule: lịch dự kiến vs thực tế (nếu bật)
- PTO/Nghỉ phép: thời gian nghỉ có xin và được duyệt
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Hầu hết “đồ vật” của time có trạng thái rõ ràng. Hãy nghiêm về approvals để tránh lệch payroll.
- Punch/correction: Draft → Submitted → Approved/Denied → Applied
- Timecard: Open → Submitted → Approved → Locked
7) Các việc cốt lõi cần làm
Ưu tiên các việc này để ổn định vận hành nhanh.
- Chốt một phương thức chấm công rõ ràng và truyền thông
- Đảm bảo nhân viên gửi được requests (PTO/corrections) từ mobile nếu có
- Đảm bảo supervisor review/approve hiệu quả
- Xử lý ngoại lệ (quên punch, OT bất thường) trước cutoff
- Cung cấp cho payroll luồng giờ công đã duyệt, sạch lỗi
8) Luồng chuẩn #1: Duyệt timecard hàng tuần
Đây là vòng lặp của supervisor giúp tránh “vỡ trận” payroll.
- Mở hàng chờ phê duyệt mỗi ngày (hoặc tối thiểu 2 lần/tuần)
- Quét các ca dài bất thường và các punch bị thiếu
- Xác thực PTO được áp đúng
- Yêu cầu chỉnh sửa sớm (đừng đợi đến ngày cutoff)
- Duyệt các timecard sạch ngay khi nhận được
- Ngày cutoff: chạy một lượt quét ngoại lệ cuối
- Duyệt nốt timecards còn lại và xác nhận trạng thái lock/ready
9) Luồng chuẩn #2: Nhân viên gửi correction (ưu tiên mobile)
Một luồng correction nhất quán giúp audit trail sạch và giảm việc quản lý phải đoán.
- Nhân viên phát hiện lỗi (quên punch / sai giờ)
- Nhân viên gửi correction request (kèm lý do/ghi chú)
- Supervisor nhận thông báo và mở request
- Supervisor kiểm tra lịch/đầu mối khác nếu cần
- Supervisor duyệt hoặc từ chối kèm comment ngắn
- Hệ thống áp correction vào timecard
- Nhân viên nộp lại timecard nếu policy yêu cầu
- Supervisor duyệt timecard
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Quên punch | Nhân viên gửi correction request | Supervisor sửa trực tiếp theo policy (nếu được phép) |
| Tăng OT đột biến | Điều tra nguyên nhân trước khi duyệt | Duyệt và gắn cờ để HR rà soát chính sách |
| PTO trùng ca | Chỉnh schedule/leave theo policy | Escalate lên HR nếu policy không rõ |
| Trễ cutoff | Giữ payroll đến khi sửa xong (nếu có thể) | Dùng payroll adjustment và follow-up (phương án cuối) |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Duyệt mà không quét ngoại lệ: tạo routine hằng ngày/hằng tuần
- Cho phép sửa bằng lời nói: yêu cầu requests/notes để audit
- Cutoff mơ hồ: công bố lịch và nhắc tự động
- Quá nhiều người được sửa: giới hạn editor, dựa vào approvals
- Bỏ qua đào tạo mobile: dạy cách xin correction/PTO trên app
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Nhân viên biết rõ cách ghi nhận giờ và xin chỉnh sửa
- Supervisor duyệt đều đặn và đúng hạn
- Số lượng ngoại lệ giảm dần sau 4–6 tuần
- Payroll hiếm khi phải điều chỉnh thủ công vì lỗi time
Checklist
- Pre-check: phân công approver đúng, bật notifications, công bố cutoff, có tài liệu policy correction, xác minh mobile access
- Post-check: timecards đã duyệt/khoá, log ngoại lệ, escalate lỗi lặp lại, báo payroll, ghi nhận lỗ hổng đào tạo
Bài lab (10 phút)
- Chọn 1 kịch bản: quên punch giờ nghỉ trưa
- Viết mẫu note correction bạn kỳ vọng
- Định nghĩa supervisor cần xác minh gì
- Liệt kê trạng thái cuối: timecard đã sửa + timecard đã duyệt
Link tài liệu chính thức (trong Paylocity)
- PEAK Knowledge Base → chủ đề Time & Labor (trong sản phẩm)
- Nội dung trợ giúp Mobile App về punches và requests (nếu bật)
- Client Support → Hỗ trợ quản trị viên
HR & Hồ sơ nhân viên (HR & Employee Records)
- Hồ sơ nhân viên là nguồn dữ liệu thượng nguồn (source-of-truth) cho payroll và quyền truy cập
- Giữ thông tin liên hệ chính xác để tránh lỗi đăng nhập và bỏ lỡ thông báo
- Chuẩn hoá thay đổi: tuyển mới → job/lương → thiết lập thuế → bật self-service
- Hướng dẫn nhân viên tự cập nhật các trường được phép (theo policy)
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn duy trì dữ liệu nhân viên sạch để nuôi payroll, time và self-service. Kết quả là ít lỗi truy cập hơn, ít “bất ngờ” lương hơn, và onboarding/offboarding nhanh hơn.
- Xác định trường nào HR quản, trường nào cho nhân viên tự cập nhật
- Áp dụng effective date cho thay đổi job/lương
- Rà soát các trường liên quan thuế trước mỗi kỳ payroll
- Giữ email/thông tin liên hệ luôn mới để hỗ trợ đăng nhập và notifications
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi tuyển mới, đổi job/lương, xử lý lỗi truy cập của nhân viên, hoặc chuẩn bị cho payroll và giai đoạn year-end (sẵn sàng tax forms).
- HR admins quản lý các thay đổi vòng đời nhân viên
- Payroll admins kiểm tra thiết lập lương và thuế
- Support staff hỗ trợ nhân viên cập nhật thông tin cá nhân
- Supervisors xác nhận danh sách team và trạng thái
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Dữ liệu nhân viên chạm gần như mọi thứ, nên hãy dùng liên kết chéo một cách chủ động.
- Liên quan: Payroll (lương/thuế), Time & Labor (điều kiện/quy tắc), Security & User Access (gán quyền/role), Mobile & Self-Service (nhân viên tự cập nhật)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Xem hồ sơ nhân viên như một “hợp đồng”: định danh + công việc + lương + thuế + quyền truy cập. Thay đổi cần được kiểm soát và có yếu tố thời điểm.
- Tạo/xác minh thông tin định danh (tên, định danh, liên hệ)
- Gán job và quan hệ supervisor
- Thiết lập compensation/pay rate kèm effective date chính xác
- Xác nhận thiết lập liên quan thuế đã đầy đủ
- Bật employee self-service và xác nhận đường dẫn đăng nhập
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Dùng thống nhất các thuật ngữ này trong team để giảm hiểu nhầm.
- Hồ sơ người/nhân viên (Person/Employee record): hồ sơ gốc cho admin và nhân viên
- Job/Vị trí (Job/Position): phân công công việc và chuỗi báo cáo
- Lương/đãi ngộ (Compensation): mức lương và loại trả lương (theo cấu hình của công ty)
- Truy cập biểu mẫu thuế (Tax forms access): đường dẫn để nhân viên xem W-2 và các biểu mẫu liên quan
- Trường self-service: những trường nhân viên được phép tự sửa (tuỳ công ty)
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Hồ sơ nhân viên đi qua các sự kiện vòng đời. Kiểm soát chuyển trạng thái để bảo vệ độ chính xác payroll và reporting.
- Ứng viên/Pre-hire → Đang làm (Active) → Nghỉ phép (tuỳ chọn) → Nghỉ việc (Terminated)
- Sự kiện thay đổi: đổi job, đổi lương, đổi supervisor (có effective date)
7) Các việc cốt lõi cần làm
Những việc này bao phủ phần lớn tác vụ HR admin phổ biến cho team mới.
- Onboard hồ sơ nhân viên mới với thông tin liên hệ đúng
- Xử lý đổi job hoặc đổi lương với effective date chuẩn
- Sửa lỗi đăng nhập bằng cách kiểm tra email/liên hệ và quyền truy cập
- Hướng dẫn nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân khi được phép
- Chuẩn bị checklist kiểm tra chất lượng hồ sơ trước payroll/year-end
8) Luồng chuẩn #1: Onboard hồ sơ nhân viên mới (baseline)
Luồng này giảm việc phải sửa về sau bằng cách kiểm tra các phần thiết yếu ngay từ đầu.
- Tạo/xác minh thông tin định danh và trường tên pháp lý
- Nhập email công việc hợp lệ và xác minh (giảm lỗi truy cập)
- Gán job/supervisor và các thuộc tính tổ chức bắt buộc
- Thiết lập compensation/thông tin lương với effective date chính xác
- Xác nhận các trường thiết lập thuế đã đủ theo quy trình nội bộ
- Bật quyền employee self-service (role/permissions nếu áp dụng)
- Gửi nhân viên đường dẫn đăng nhập và checklist ngày đầu (bao gồm truy cập paystub/tax form)
- Chạy nhanh 1 report hoặc xem summary để xác nhận dữ liệu hiển thị đúng
9) Luồng chuẩn #2: Xử lý “không vào được / thiếu email trong hồ sơ”
Nhiều lỗi truy cập đến từ email/thông tin liên hệ thiếu hoặc cũ, và quyền role. Hãy sửa hồ sơ trước, rồi thử lại các bước đăng nhập.
- Xác nhận nhân viên dùng portal desktop hay mobile
- Kiểm tra hồ sơ nhân viên có email hay chưa
- Cập nhật thông tin liên hệ theo policy và lưu
- Xác minh self-service đã được bật (role/tiles)
- Cho nhân viên reset mật khẩu và thử đăng nhập lại
- Xác nhận nhân viên vào được khu vực Pay và Tax Forms
- Nếu vẫn bị chặn, escalate cho owner security/admin để kiểm tra cấu hình truy cập
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Cần đổi job/lương | Dùng thay đổi có effective date | Tránh override thủ công không có ngày hiệu lực |
| Thiếu email | Cập nhật email trong hồ sơ liên hệ | Không bắt nhân viên “đoán” company ID/quyền truy cập |
| Nhân viên không sửa được một trường | HR cập nhật theo policy | Chỉ bật self-service edit nếu đã được phê duyệt |
| Trạng thái hồ sơ không rõ | Xác minh lifecycle status trước payroll | Không chạy payroll khi status chưa được xác nhận |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Thiếu thông tin liên hệ: bắt buộc có email đã xác minh khi onboarding
- Effective date sai: chuẩn hoá bước “check effective date” trước khi lưu
- Cấp quyền self-service quá tay: chỉ bật các trường nhân viên được phép sửa
- Ownership mơ hồ: phân rõ trách nhiệm HR vs Payroll vs IT
- Chỉ chữa triệu chứng: lỗi truy cập luôn truy về hồ sơ + roles
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Nhân viên mới đăng nhập được trong 24 giờ tính từ ngày bắt đầu
- Hồ sơ nhân viên qua được kiểm tra chất lượng dữ liệu cơ bản trước payroll
- Ticket support thiên về “cách làm” hơn là “không vào được”
- Thay đổi có effective date và truy vết được
Checklist
- Pre-check: có email, set supervisor, set pay info, có tax setup, self-service bật đúng nhu cầu
- Post-check: nhân viên login được, xem được đường dẫn pay/tax forms, xuất hiện trong report, approvals route đúng, có training tiếp theo
Bài lab (10 phút)
- Tạo checklist giả lập cho quy trình tuyển mới của công ty bạn
- Liệt kê 5 trường quan trọng nhất phải đúng để payroll chạy chuẩn
- Viết “script” chuẩn để hỗ trợ nhân viên reset truy cập
Link tài liệu chính thức (trong Paylocity)
- PEAK Knowledge Base → chủ đề Employee Record / HR (trong sản phẩm)
- Employee Support → hướng dẫn đăng nhập và hỗ trợ tài khoản
- Client Support → Hỗ trợ quản trị viên
Quản trị Phúc lợi (Benefits Administration)
- Phúc lợi ảnh hưởng khấu trừ lương: cần khớp điều kiện tham gia + khoản khấu trừ
- Chạy kỳ đăng ký như một dự án: setup → nhân viên thao tác → kiểm tra/đối soát → đồng bộ sang payroll
- Giữ audit trail cho mọi thay đổi (life events, nghỉ việc)
- Nếu công ty không bật module này: đánh dấu là không áp dụng
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn quản lý phúc lợi sao cho lựa chọn đăng ký (enrollment) tự động tạo ra khoản khấu trừ lương đúng và hiển thị đúng cho nhân viên. Kết quả là chu kỳ đăng ký ổn định và ít lỗi khấu trừ hơn.
- Định nghĩa cấu trúc gói phúc lợi và quy tắc đủ điều kiện
- Khớp thời điểm khấu trừ với lịch payroll
- Chuẩn hoá xử lý life event và tài liệu kèm theo
- Rà soát đăng ký trước các kỳ chạy payroll
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi chạy open enrollment, onboarding phúc lợi cho nhân viên mới, xử lý life events, hoặc đối soát khấu trừ.
- Benefits administrators (quản trị phúc lợi)
- Payroll administrators (ảnh hưởng khấu trừ)
- HR administrators (ảnh hưởng vòng đời nhân viên)
- Employees (tự đăng ký nếu self-service được bật)
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Phúc lợi liên kết mạnh nhất với hồ sơ nhân viên, khấu trừ payroll và hiển thị self-service cho nhân viên.
- Liên quan: HR & Employee Records, Payroll, Mobile & Self-Service
- Ghi chú dữ liệu: Nếu module Benefits không được bật trong gói Paylocity của bạn, hãy xem các mục nâng cao là Không áp dụng.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Phúc lợi là một vòng lặp: định nghĩa gói → nhân viên đăng ký → kiểm tra/đối soát → áp khấu trừ vào payroll → thay đổi phát sinh theo sự kiện.
- Thiết lập gói + điều kiện đủ điều kiện
- Mở cửa sổ đăng ký (enrollment window)
- Nhân viên gửi lựa chọn (elections)
- Admin kiểm tra và dọn lỗi
- Khấu trừ được áp dụng trong payroll
- Thay đổi liên tục (life events/nghỉ việc)
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Dùng nhất quán các thuật ngữ này giữa HR, payroll và benefits để tránh nhầm lẫn.
- Gói (Plan): gói phúc lợi (y tế, nha khoa, hưu trí, v.v.)
- Điều kiện (Eligibility): quy tắc xác định ai được đăng ký
- Lựa chọn (Election): mức/loại quyền lợi nhân viên chọn
- Khấu trừ (Deduction): dòng khấu trừ trên payroll gắn với election
- Sự kiện đời sống (Life event): thay đổi đủ điều kiện làm thay đổi election
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Đăng ký và sự kiện thường đi theo tiến trình trạng thái được kiểm soát.
- Đăng ký: Chưa bắt đầu → Đang thực hiện → Đã gửi → Đã duyệt/Đã xác thực → Có hiệu lực
- Life event: Khởi tạo → Bằng chứng/Rà soát (tuỳ chọn) → Đã duyệt → Có hiệu lực
7) Các việc cốt lõi cần làm
Các việc này giúp ổn định vận hành phúc lợi cho team mới.
- Chuẩn bị cửa sổ đăng ký với hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên
- Kiểm tra elections và xử lý các submission thiếu/sai
- Xác nhận khấu trừ áp đúng trong payroll
- Xử lý life events kèm tài liệu
- Đối soát thay đổi khi nhân viên nghỉ việc hoặc đổi trạng thái
8) Luồng chuẩn #1: Chạy open enrollment
Xem open enrollment như một mini project có checkpoint.
- Xác nhận gói và quy tắc eligibility đã chốt
- Công bố ngày đăng ký và hướng dẫn cho nhân viên
- Mở enrollment window và theo dõi trạng thái nộp
- Nhắc những người chưa nộp
- Xác thực các elections đã gửi (spot-check các ca biên)
- Sửa lỗi (thiếu thông tin, chọn không đủ điều kiện)
- Đóng cửa sổ và khoá các election có hiệu lực
- Chạy kiểm tra trước payroll cho các khoản khấu trừ dự kiến
- Xác nhận kỳ payroll đầu tiên có khấu trừ khớp kỳ vọng
9) Luồng chuẩn #2: Thay đổi theo life event (tập trung ảnh hưởng khấu trừ)
Life event có thể làm khấu trừ thay đổi ngay; xử lý với tài liệu rõ ràng và chú ý thời điểm hiệu lực.
- Nhân viên khởi tạo life event (nếu self-service bật) hoặc HR khởi tạo
- Thu thập thông tin/bằng chứng theo policy
- Rà soát eligibility và các thay đổi được phép
- Duyệt và đặt effective date
- Xác thực elections đã cập nhật
- Kiểm tra payroll preview cho thay đổi khấu trừ
- Thông báo cho nhân viên thay đổi gì và có hiệu lực khi nào
- Ghi nhận thay đổi để đảm bảo audit trail
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Election có vẻ không hợp lệ | Kiểm tra eligibility và quy tắc của plan | Từ chối và yêu cầu nộp lại đúng |
| Khấu trừ sai | Kiểm tra effective date của election | Phối hợp điều chỉnh payroll + sửa nguyên nhân gốc |
| Nhân viên lỡ kỳ đăng ký | Xử lý theo policy đăng ký muộn | Yêu cầu life event nếu policy bắt buộc |
| Module không được bật | Đánh dấu Không áp dụng cho tab/công cụ này | Dùng quy trình ngoài và chỉ theo dõi khấu trừ trong payroll |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Không khớp effective dates: luôn xác nhận khi nào khấu trừ bắt đầu
- Bỏ qua bước xác thực: spot-check ca biên trước kỳ payroll đầu tiên
- Hướng dẫn nhân viên mơ hồ: công bố bước đơn giản và deadline rõ
- Xử lý life events kiểu “miệng”: bắt buộc quy trình thay đổi có tài liệu
- Bỏ qua payroll preview: kiểm tra khấu trừ trước khi commit payroll
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Tỷ lệ hoàn thành enrollment được theo dõi và dự đoán được
- Kỳ payroll đầu tiên khấu trừ khớp elections, ít phải sửa tay
- Life events được xử lý trong SLA đã định
- Nhân viên tự xem được trạng thái enrollment (nếu bật)
Checklist
- Pre-check: plans chốt, eligibility test ok, comms cho nhân viên sẵn sàng, cutoff dates khớp payroll, kế hoạch report/kiểm tra đã có
- Post-check: elections khoá/hiệu lực, khấu trừ đã xác minh, danh sách ngoại lệ đã xử lý, gửi xác nhận cho nhân viên, lưu audit notes
Bài lab (10 phút)
- Chọn 1 plan và liệt kê các quy tắc eligibility công ty bạn dùng
- Viết hướng dẫn đăng ký cho nhân viên theo 6 bước
- Liệt kê 3 kiểm tra bạn sẽ làm trước kỳ payroll đầu tiên có khấu trừ
Link tài liệu chính thức (trong Paylocity)
- PEAK Knowledge Base → chủ đề Benefits (trong sản phẩm)
- Client Support → Hỗ trợ quản trị viên
- Nội dung trợ giúp Employee Self-Service cho enrollment (nếu bật)
Di động & Tự phục vụ cho Nhân viên (Mobile & Employee Self-Service)
- Mobile dùng cho thao tác nhanh: yêu cầu, phê duyệt, thông tin lương, biểu mẫu thuế
- Tự phục vụ giúp giảm ticket nếu quyền truy cập + dữ liệu chuẩn
- Dạy 2–3 đường dẫn chính: Pay (phiếu lương/biểu mẫu), Time (yêu cầu), Profile (liên hệ)
- Dùng thông báo để workflow không bị nghẽn
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn bật và hỗ trợ nhân viên tự phục vụ (self-service) và dùng mobile. Kết quả là ít ticket hỗ trợ hơn, phê duyệt nhanh hơn, và nhân viên tự xem được thông tin lương/biểu mẫu thuế.
- Xác định những gì nhân viên nên tự làm (thông tin lương, biểu mẫu thuế, cập nhật hồ sơ)
- Xác định những gì supervisor nên phê duyệt khi đang di chuyển (yêu cầu, timecards)
- Đảm bảo cấu hình thông báo để công việc không bị đứng
- Tạo “cheat sheet top 3 đường dẫn” đơn giản cho nhân viên
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi rollout Paylocity cho nhân viên, training supervisor, hoặc xử lý các câu hỏi “làm sao để…” thường gặp (phiếu lương, W-2, reset mật khẩu, xin nghỉ).
- Nhân viên cần truy cập lương và biểu mẫu thuế
- Supervisor phê duyệt yêu cầu/timecards
- Nhân sự/Payroll support muốn giảm volume ticket
- IT/security admin quản lý chính sách truy cập
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Mobile và ESS là lớp “hướng nhân viên” nằm trên dữ liệu HR, Time và Payroll.
- Liên quan: HR & Employee Records (email/liên hệ), Payroll (đầu ra lương), Time & Labor (yêu cầu/timecards), Security & User Access (roles)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Self-service thành công khi 3 thứ khớp nhau: hồ sơ nhân viên chính xác, quyền đúng, và đường dẫn thao tác rõ ràng.
- Hồ sơ nhân viên có email/thông tin liên hệ đúng
- Nhân viên được bật quyền self-service phù hợp
- Nhân viên dùng các đường dẫn Pay/Time/Profile để thao tác
- Supervisor nhận thông báo và phê duyệt
- Hệ thống cập nhật dữ liệu payroll/time tương ứng
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Các thuật ngữ này khớp với thứ nhân viên và supervisor gặp nhiều nhất.
- Khu Pay: phiếu lương/paychecks + paystubs và biểu mẫu thuế
- Biểu mẫu thuế (Tax Forms): đường dẫn xem W-2 (desktop/mobile)
- Yêu cầu (Requests): xin nghỉ, sửa giờ, chi phí (nếu bật)
- Thông báo (Notifications): push/email nhắc phê duyệt và cập nhật
- Hồ sơ (Profile): thông tin cá nhân/liên hệ (được sửa hay không tuỳ cấu hình)
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Các thao tác self-service thường tạo ra hạng mục cần phê duyệt.
- Yêu cầu: Nháp → Đã gửi → Duyệt/Từ chối → Áp dụng
- Lỗi truy cập: Thiếu dữ liệu/quyền → Cập nhật → Thử đăng nhập lại → Đã xử lý
7) Các việc cốt lõi cần làm
Ưu tiên các job self-service có volume cao nhất trước.
- Reset mật khẩu / khôi phục Company ID
- Tìm và tải paystub
- Tìm và tải biểu mẫu thuế (W-2) đúng năm
- Gửi yêu cầu xin nghỉ và theo dõi trạng thái
- Cập nhật thông tin liên hệ (nếu được phép)
8) Luồng chuẩn #1: Nhân viên lấy paystub và email/tải xuống
Dùng như script hỗ trợ chuẩn (desktop hoặc mobile).
- Xác nhận nền tảng: portal desktop hay app mobile
- Đi tới khu Pay
- Mở lịch sử lương/danh sách check
- Chọn đúng ngày check
- Tải xuống hoặc export PDF paystub (hoặc gửi email theo luồng app nếu có)
- Xác nhận PDF mở được và rõ nét
- Dạy “lần sau” đi nhanh (bookmark đường dẫn / vị trí trong app)
9) Luồng chuẩn #2: Nhân viên truy cập W-2 / Tax Forms (desktop & mobile)
Hay gặp vào tháng 1. Giữ bước nhất quán để giảm hỏi lặp.
- Xác nhận năm cần xem (ví dụ: năm thuế trước)
- Desktop: vào khu Pay và tìm Tax Forms
- Mobile: mở Pay → Tax Forms (chọn đúng năm)
- Tải biểu mẫu và xác nhận PDF mở được
- Nếu không thấy: kiểm tra trạng thái làm việc và việc publish form
- Nếu bị chặn: kiểm tra email/liên hệ và quyền self-service trên hồ sơ nhân viên
- Escalate cho HR/payroll admin nếu hồ sơ thiếu hoặc bị giới hạn quyền
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Không đăng nhập được | Dùng luồng reset (mật khẩu/company ID) | Admin kiểm tra email/quyền trong hồ sơ nhân viên |
| Không thấy biểu mẫu thuế | Xác nhận đúng năm và thời điểm publish | Escalate cho payroll/HR về khả dụng biểu mẫu |
| Supervisor không nhận thông báo | Kiểm tra tuỳ chọn thông báo | Xác minh phân công approver và role access |
| Nhân viên không sửa được profile | HR cập nhật theo policy | Chỉ bật field cho phép sửa nếu được duyệt |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Hướng dẫn sai bước: luôn hỏi “desktop hay mobile” trước
- Bỏ qua thông tin liên hệ: thiếu email có thể chặn truy cập và mã xác thực
- Không dạy self-service: phát 1 trang cheat sheet cho nhân viên
- Đẩy quá nhiều về HR: chuẩn hoá script để xử lý câu hỏi lặp
- Lỡ phê duyệt: đảm bảo supervisor bật notifications
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Nhân viên tự tìm được Pay và Tax Forms mà không cần hỏi
- Supervisor phê duyệt yêu cầu trong SLA
- Ticket support giảm sau đào tạo rollout
- Lỗi đăng nhập hiếm và xử lý nhanh
Checklist
- Pre-check: email có trong hồ sơ, role đã gán, test mobile access, script sẵn (paystub/W-2/reset), comms sẵn sàng
- Post-check: nhân viên xác nhận truy cập, supervisor xác nhận phê duyệt + alerts, FAQ được ghi lại, đường escalations được công bố
Bài lab (8–10 phút)
- Viết câu trả lời chuẩn của công ty bạn cho: “W-2 của tôi ở đâu?”
- Viết đường dẫn 3 bước để xem paystub trên mobile
- Liệt kê admin sẽ kiểm tra gì nếu user không reset được mật khẩu
Link tài liệu chính thức
- Employee Support guides (paystubs, tax forms, login help)
- Nội dung trợ giúp Mobile solutions (trong sản phẩm)
- PEAK Knowledge Base (trong sản phẩm)
Báo cáo & Tuân thủ (Reporting & Compliance)
- Báo cáo là bằng chứng: tổng hợp payroll, audit, đầu ra cuối năm
- Bắt đầu nhỏ: 1 báo cáo payroll + 1 danh sách nhân viên + 1 báo cáo ngoại lệ
- Dùng bộ lọc nhất quán (khoảng ngày, kỳ lương, phòng ban)
- Export và quản lý phiên bản file để có audit trail
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn tạo báo cáo đáng tin cậy cho vận hành và tuân thủ. Kết quả là các routine báo cáo có thể lặp lại, khớp với kết quả payroll và hỗ trợ audit/công việc cuối năm.
- Xác định “bộ báo cáo chuẩn” cho mỗi kỳ lương
- Xác định ai nhận gì (HR, finance, lãnh đạo)
- Chuẩn hoá đặt tên file và lưu trữ (ngày + kỳ lương)
- Đảm bảo báo cáo đối soát khớp với payroll summaries
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng sau mỗi lần chạy payroll, khi chốt sổ tháng, khi audit, và cuối năm — lúc biểu mẫu thuế và tổng payroll quan trọng nhất.
- Payroll admin đối soát tổng
- HR admin theo dõi headcount và thay đổi
- Finance team review chi phí
- Auditor/bên tuân thủ (quyền chỉ đọc nếu được phép)
3) Vị trí trên điều hướng + Tab liên quan
Báo cáo phụ thuộc vào đầu vào sạch từ HR, Time, và Payroll.
- Liên quan: Payroll (summaries), Time & Labor (giờ công), HR & Employee Records (danh sách nhân sự), Mobile & ESS (đầu ra cho nhân viên như biểu mẫu thuế)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Báo cáo là vòng lặp đối soát: kéo dữ liệu → kiểm tra → chia sẻ → lưu trữ.
- Chọn mẫu báo cáo
- Áp bộ lọc nhất quán (kỳ lương/khoảng ngày)
- Kiểm tra đối soát với tổng chuẩn (payroll summary)
- Export và phân phối
- Lưu trữ theo quy ước đặt tên
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Dùng các thuật ngữ này để trao đổi báo cáo rõ ràng, chính xác.
- Kỳ lương (Pay period): đơn vị xử lý payroll
- Khoảng ngày (Date range): cửa sổ báo cáo; khi đối soát phải khớp kỳ lương
- Báo cáo roster: danh sách nhân viên / snapshot headcount
- Báo cáo ngoại lệ: thiếu dữ liệu, thiếu phê duyệt, hoặc bất thường
- Export: đầu ra PDF/CSV/XLS để chia sẻ và audit
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Báo cáo nên có vòng đời đơn giản để audit được “đã chia sẻ gì, khi nào”.
- Nháp (chưa chốt filter) → Đã xác thực (đã đối soát) → Đã phân phối → Đã lưu trữ
- Vòng lặp sửa: nếu đối soát fail, sửa dữ liệu upstream hoặc chỉnh filter, rồi xác thực lại
7) Các việc cốt lõi cần làm
Bắt đầu với bộ báo cáo ít nhưng “đinh”, làm cho nó thật chắc.
- Tạo export payroll summary chuẩn sau mỗi lần chạy
- Tạo snapshot headcount/roster theo tuần hoặc tháng
- Tạo báo cáo ngoại lệ time trước cutoff payroll
- Tạo bộ checklist cuối năm (độ sẵn sàng biểu mẫu, tổng số)
- Trả lời câu hỏi stakeholder bằng định nghĩa + filter nhất quán
8) Luồng chuẩn #1: Bộ báo cáo sau payroll
Dùng ngay sau khi payroll được finalize để tạo “hồ sơ” ổn định.
- Mở báo cáo payroll summary của kỳ lương
- Xác nhận filter kỳ lương đúng
- Export summary và lưu theo quy ước đặt tên
- So sánh biến động với kỳ trước (nếu có)
- Export tổng khấu trừ/thuế nếu finance yêu cầu
- Gửi cho stakeholder (payroll/finance/leadership)
- Lưu trữ vào thư mục chỉ định với quyền truy cập hạn chế
9) Luồng chuẩn #2: Báo cáo ngoại lệ trước payroll
Bắt lỗi sớm để payroll không thành “chỗ dọn rác”.
- Chạy báo cáo ngoại lệ time (thiếu punch/time chưa duyệt)
- Chạy báo cáo ngoại lệ dữ liệu HR (thiếu email, thiếu pay rate, thiếu tax setup)
- Giao việc sửa cho đúng owner (HR vs supervisor vs time admin)
- Đặt deadline sửa
- Chạy lại báo cáo ngoại lệ vào ngày cutoff
- Xác nhận số ngoại lệ trong ngưỡng chấp nhận
- Chỉ tính payroll khi ngoại lệ đã được xử lý hoặc chấp nhận rõ ràng
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Tổng báo cáo không khớp payroll | Kiểm tra lại filter/kỳ lương | Điều tra thay đổi dữ liệu upstream |
| Stakeholder hỏi “headcount” | Chốt ngày/giờ snapshot | Tránh trộn active/terminated nếu không định nghĩa |
| Yêu cầu audit | Cung cấp bản đã xác thực + đã lưu trữ | Không export ad-hoc nếu chưa đối soát |
| Câu hỏi cuối năm | Dùng độ sẵn sàng biểu mẫu thuế + tổng payroll | Escalate case phức tạp cho payroll owner/support |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Filter không nhất quán: chuẩn hoá cách dùng pay period/date range
- Không đối soát: luôn validate với payroll summary trước khi chia sẻ
- Đặt tên file kém: thêm kỳ lương + ngày chạy vào tên file
- Chia sẻ quá rộng: hạn chế quyền truy cập export nhạy cảm
- Định nghĩa tuỳ hứng: định nghĩa rõ headcount, active, và “kỳ”
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu
Thế nào là “làm tốt”
- Báo cáo có thể được chạy lại bởi admin backup
- Tổng đối soát khớp payroll summaries
- Export được lưu an toàn và truy xuất được khi audit
- Stakeholder tin số liệu
Checklist
- Pre-check: xác định template, ghi lại filter, set access controls, thống nhất quy ước đặt tên, chốt danh sách người nhận
- Post-check: đối soát tổng, gửi bộ báo cáo, lưu bản versioned, ghi ai nhận gì, note bất thường và follow-up
Bài lab (8–10 phút)
- Định nghĩa quy ước đặt tên pay period của bạn
- Liệt kê top 3 báo cáo chạy định kỳ
- Viết quy tắc đối soát cho từng báo cáo (phải khớp cái gì)
Link tài liệu chính thức
- PEAK Knowledge Base → Reporting topics (trong sản phẩm)
- Client Support → Administrator Support
- Employee Support → Hướng dẫn Tax Forms (cho nhân viên)
Bảo mật & Quyền truy cập người dùng
- Quyền truy cập là “lan can an toàn”: cấp tối thiểu (least privilege) cho admin và supervisor
- Phần lớn sự cố đến từ email/thông tin liên hệ và gán role
- Thông báo rất quan trọng: giúp luồng phê duyệt chạy và giảm miss task
- Xây playbook quyền truy cập: onboard, đổi role, offboard
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn kiểm soát ai được xem và làm gì, và cách tránh lỗi phát sinh do quyền truy cập. Kết quả là mô hình quyền truy cập an toàn, audit được, onboarding nhanh và offboarding sạch.
- Triển khai role theo nguyên tắc cấp tối thiểu (least privilege)
- Phân tách nhiệm vụ (duyệt time vs chốt payroll nếu có thể)
- Chuẩn hoá các bước onboarding/offboarding người dùng
- Đảm bảo approver đã cấu hình thông báo và tuỳ chọn (preferences)
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi thêm admin, gán supervisor, rollout quyền cho nhân viên, hoặc điều tra lỗi “tôi không thấy / tôi không làm được”.
- System admin quản lý role và permissions
- HR/payroll manager phê duyệt quyền truy cập
- IT/security owner giám sát tuân thủ
- Support xử lý ticket đăng nhập và quyền truy cập
3) Ở đâu trong điều hướng + Tab liên quan
Thiết lập bảo mật thường nằm ở khu vực User Access dưới menu admin. Nó liên kết chặt với hồ sơ HR (email/liên hệ) và các workflow (phê duyệt).
- Liên quan: HR & Employee Records (liên hệ), Mobile & ESS (quyền nhân viên), Time & Labor (phê duyệt), Payroll (tác vụ nhạy cảm)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Quyền truy cập là một ánh xạ: danh tính người dùng → bộ role/quyền → modules/tiles → hành động.
- Tạo/xác minh danh tính người dùng (hồ sơ nhân viên + email)
- Gán role(s) (employee, supervisor, admin)
- Cấp quyền module (những gì xuất hiện trên điều hướng)
- Cấp quyền hành động (những gì họ được làm)
- Xác thực bằng test đăng nhập và một tác vụ tối thiểu
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Giữ cách dùng từ nhất quán để tránh cấu hình sai.
- Role: gói quyền (admin/supervisor/employee)
- Permissions: quyền chi tiết trong một module
- User access: bật/tắt truy cập tổng thể + gán role
- Preferences/Notifications: cách người dùng nhận cảnh báo
- Least privilege: chỉ cấp quyền cần để làm việc
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Thay đổi quyền nên theo vòng đời có kiểm soát.
- Provisioned → Active → Role changed (tuỳ chọn) → Suspended/Disabled → Deprovisioned
- Vòng audit: review quyền theo quý hoặc khi có thay đổi tổ chức
7) Các việc cốt lõi cần làm
Các việc này bao phủ quản lý quyền hằng ngày với rủi ro tối thiểu.
- Onboard admin mới theo least privilege + training
- Gán role supervisor để approvals chạy đúng
- Sửa lỗi đăng nhập của nhân viên bằng cách kiểm tra email/liên hệ và quyền truy cập
- Vô hiệu quyền ngay khi nghỉ việc/offboarding
- Duy trì thiết lập thông báo để approvals không bị tắc
8) Luồng chuẩn #1: Cấp quyền supervisor mới (sẵn sàng phê duyệt)
Mục tiêu: supervisor duyệt được requests/timecards và nhận được thông báo.
- Xác nhận hồ sơ nhân viên có email/liên hệ hợp lệ
- Gán role supervisor và các quyền cần thiết
- Xác nhận họ truy cập được hàng đợi phê duyệt trên desktop
- Yêu cầu họ thiết lập thông báo (email/push nếu có)
- Xác thực bằng cách tạo một yêu cầu test từ thành viên trong nhóm
- Supervisor phê duyệt và xác nhận trạng thái item được cập nhật
- Ghi nhận việc gán role và ngày hiệu lực
9) Luồng chuẩn #2: Offboarding an toàn (gỡ quyền trong ngày)
Mục tiêu: ngăn truy cập trái phép và giảm rủi ro tuân thủ.
- Xác nhận ngày nghỉ việc và chính sách lưu trữ/retention cần thiết
- Vô hiệu quyền truy cập ngay (theo policy)
- Gỡ role nâng cao (admin/supervisor) trước
- Xác nhận không có approvals pending bị “kẹt” ở người dùng này
- Chuyển giao ownership (approvals, reports, workflows)
- Ghi lại ai thao tác và thời điểm
- Chạy nhanh danh sách audit admins/supervisors sau thay đổi
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Người dùng không thấy module | Kiểm tra gán role/module | Kiểm tra họ đang ở đúng company/tenant |
| Không nhận được approvals | Kiểm tra thiết lập thông báo | Kiểm tra gán approver và quyền role |
| Cần quyền nâng cao tạm thời | Giới hạn thời gian role + ghi nhận phê duyệt | Tránh nâng quyền vĩnh viễn |
| Nghỉ việc hôm nay | Vô hiệu quyền ngay | Không trì hoãn đến cuối ngày nếu không có policy cho phép |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Cấp quyền quá rộng: bắt đầu với least privilege rồi chỉ thêm khi cần
- Không có audit trail: ghi lại ai đổi quyền và vì sao
- Bỏ qua thông báo: supervisor sẽ miss approvals nếu không bật
- Approvals bị “mồ côi”: gán lại approvals khi roles thay đổi
- Offboarding trễ: gỡ quyền nâng cao ngay lập tức
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Admin ít, được training, và được review định kỳ
- Supervisor duyệt đúng hạn và nhận cảnh báo
- Nhân viên self-serve mà không cần quyền dư thừa
- Offboarding gỡ quyền nhanh, không làm gián đoạn workflow
Checklist
- Pre-check: xác thực email/liên hệ, định nghĩa role, map ownership approvals, kế hoạch thông báo, rà least-privilege
- Post-check: test login pass, hoàn thành tác vụ chính, cập nhật audit log, lên lịch review theo quý, nắm rõ đường escalation
Bài lab (10 phút)
- Soạn ma trận role của org: Employee vs Supervisor vs Admin
- Liệt kê 5 permissions nên chỉ admin mới có
- Viết playbook offboarding 7 bước
Link tài liệu chính thức
- Hướng dẫn User Access / Preferences trong sản phẩm (PEAK Knowledge Base)
- Client Support → Administrator Support (chủ đề notifications và access)
- Employee Support → hướng dẫn đăng nhập/tài khoản
Tích hợp & Mở rộng
- Tích hợp đưa dữ liệu vào/ra: cần định nghĩa ownership và quy tắc đồng bộ
- Bắt đầu bằng bản đồ dữ liệu: hệ thống nào là nguồn chuẩn (source-of-truth) cho từng trường
- Test theo chu kỳ có kiểm soát: import → validate → chạy payroll/time → đối soát
- Nếu tổ chức bạn không dùng tích hợp: đánh dấu các mục sâu là Không áp dụng
1) Mục đích / Kết quả
Phần này giúp bạn kết nối Paylocity với các hệ thống khác mà vẫn giữ dữ liệu chính xác và audit được. Kết quả là cách tiếp cận tích hợp tránh trùng “nguồn sự thật” và ngăn lỗi đồng bộ ảnh hưởng đến payroll.
- Quyết định những gì cần tích hợp (nhà cung cấp phúc lợi, xuất dữ liệu tài chính, hệ thống định danh, v.v.)
- Xác định source-of-truth theo từng miền dữ liệu (HR, time, payroll, finance)
- Thiết lập bước kiểm tra và đối soát sau mỗi lần đồng bộ
- Ghi rõ ownership (IT vs HR vs Payroll)
2) Ai dùng + Khi nào dùng
Dùng khi triển khai công cụ mới, thay đổi nhà cung cấp payroll/hệ thống tài chính, hoặc xử lý lệch dữ liệu nhân viên giữa các hệ thống.
- Chủ sở hữu IT/tích hợp
- Admin HR/payroll xác thực kết quả dữ liệu
- Finance/stakeholder nhận file xuất
- Vendor/partner hỗ trợ connector
3) Ở đâu trong điều hướng + Tab liên quan
Tích hợp chạm vào mọi thứ. Hãy gắn kế hoạch với module đang “sở hữu” dữ liệu.
- Liên quan: HR & Employee Records (trường định danh), Payroll (earnings/deductions), Reporting & Compliance (exports), Security & User Access (service accounts/permissions)
4) Mô hình tư duy / Luồng
Tích hợp là một “hợp đồng”: schema + lịch chạy + kiểm định. Hãy coi mỗi lần sync như một lần mini deployment.
- Định nghĩa data contract (trường dữ liệu, định dạng, ownership)
- Chọn cách sync (export thủ công, file theo lịch, API/connector)
- Chạy pilot với một nhóm nhân viên nhỏ
- Validate kết quả trên Paylocity và hệ thống downstream
- Giám sát và đối soát theo nhịp đều đặn
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Dùng các thuật ngữ này để trao đổi cross-team rõ ràng.
- Nguồn chuẩn (source of truth): hệ thống sở hữu giá trị “chuẩn”
- Nhịp đồng bộ (sync cadence): tần suất dữ liệu di chuyển (hằng ngày, theo kỳ lương)
- Mapping: ánh xạ trường-đến-trường
- Đối soát (reconciliation): chứng minh số liệu khớp giữa các hệ thống
- Connector/API: cơ chế trao đổi dữ liệu
6) Máy trạng thái / Vòng đời
Hãy coi tích hợp như sản phẩm có vòng đời và kiểm soát thay đổi.
- Designed → Configured → Pilot → Launched → Monitored → Updated/Retired
- Vòng sự cố: Phát hiện lệch → Tạm dừng/rollback (nếu cần) → Sửa mapping → Chạy lại sync → Đối soát
7) Các việc cốt lõi cần làm
Bắt đầu với các việc này để giảm rủi ro và giữ scope vừa phải.
- Tạo data dictionary: tên trường, owner, hệ thống chuẩn, mức độ nhạy cảm
- Triển khai 1 tích hợp end-to-end kèm pilot validation
- Thiết lập monitoring và hàng đợi exception (sync fail thì xử lý thế nào)
- Đối soát các trường ảnh hưởng payroll sau mỗi lần sync
- Viết runbook cho sự cố và thay đổi
8) Luồng chuẩn #1: Triển khai connector mới (pilot trước)
Dùng khi kết nối Paylocity với vendor mới hoặc hệ thống downstream.
- Xác định mục tiêu nghiệp vụ (dữ liệu gì và để làm gì)
- Tạo tài liệu mapping (trường, định dạng, effective dates)
- Xác nhận quyền và phương thức truy cập an toàn
- Pilot với tập nhân viên nhỏ
- Chạy sync và validate bản ghi ở cả hai phía
- Nếu ảnh hưởng, chạy thử một chu kỳ payroll/time và đối soát tổng
- Mở rộng ra toàn bộ sau khi pilot đạt
- Bật monitoring + alerting và định nghĩa ownership hỗ trợ
9) Luồng chuẩn #2: Xử lý lệch dữ liệu (thiếu nhân viên / sai giá trị)
Hầu hết lỗi do mapping, timing hoặc xung đột ownership. Hãy làm theo cách hệ thống.
- Xác định chính xác điểm lệch (field, nhân viên, ngày)
- Kiểm tra giá trị ở hệ thống nguồn chuẩn
- Kiểm tra thời điểm sync gần nhất và có lỗi không
- Rà quy tắc mapping (định dạng, required fields, effective date)
- Sửa dữ liệu nguồn hoặc cấu hình mapping
- Chạy lại sync cho phạm vi bị ảnh hưởng
- Validate kết quả và ghi lại root cause
- Thêm “lan can”: rule kiểm tra hoặc alert giám sát
10) Điểm quyết định (A/B)
| Tình huống | Chọn A | Chọn B |
|---|---|---|
| Hai hệ thống cùng sửa một field | Chọn 1 source-of-truth | Tránh sync 2 chiều nếu không có quy tắc cực chặt |
| Sync ảnh hưởng payroll bị fail | Tạm dừng payroll và sửa nếu có thể | Chỉ tiếp tục nếu có quy trình thủ công được ghi nhận rõ |
| Cần cập nhật real-time | Dùng API/connector tự động (nếu có) | Dùng export theo lịch kèm đối soát |
| Không dùng tích hợp | Đánh dấu các bước tích hợp sâu là Không áp dụng | Dùng export thủ công + gói báo cáo thay thế |
11) Lỗi thường gặp (và cách tránh)
- Không thống nhất source-of-truth: chốt ownership trước khi build
- Bỏ qua pilot: luôn test với subset nhỏ trước
- Không đối soát: kiểm các field ảnh hưởng payroll mỗi chu kỳ
- Tự động hoá quá sớm: ổn định mapping rồi hãy tăng cadence
- Ứng phó sự cố yếu: có runbook cho các kịch bản fail
12) Thế nào là “làm tốt” + Checklist + Bài lab + Link tài liệu chính thức
Thế nào là “làm tốt”
- Mỗi tích hợp đều có owner, tài liệu mapping và kế hoạch monitoring
- Các sync ảnh hưởng payroll được đối soát mỗi chu kỳ
- Sự cố được chẩn đoán nhanh và có cách ngăn tái diễn
- Thay đổi theo quy trình release có kiểm soát
Checklist
- Pre-check: mapping doc đầy đủ, chốt ownership, có danh sách pilot, truy cập an toàn, sẵn kế hoạch rollback
- Post-check: pilot đạt, đối soát được sign-off, bật monitoring, có runbook, thông báo stakeholders
Bài lab (10 phút)
- Chọn 1 field (work email) và xác định source-of-truth
- Viết quy tắc mapping và các kiểm tra validation
- Định nghĩa alert bạn muốn khi sync fail
Link tài liệu chính thức
- PEAK Knowledge Base → chủ đề Integrations (trong sản phẩm, nếu có)
- Client Support → Administrator Support
- Tài nguyên sản phẩm Paylocity về năng lực nền tảng