Wrike

1) Mục đích & Kết quả

Này tab teaches “alphabet” của Wrike: cái gì each công việc mục is, và như thế nào để tạo và place it correctly. outcome is đó bạn có thể tạo công việc/dự án và giữ them discoverable cho của bạn nhóm.

• Pick phù hợp container (không gian vs thư mục vs dự án).
• Tạo công việc efficiently từ của bạn preferred chế độ xem.
• Dùng nhất quán naming và lightweight cấu trúc.
• Understand như thế nào công việc có thể live trong multiple locations.
• Kết quả mong đợi: less lost công việc, less “ở đâu is đó?”

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho everyday Wrike người dùng (contributors/managers) ai build và cập nhật công việc mục. Dùng này whenever bạn’re unsure whether something should be dự án, thư mục, hoặc công việc—hoặc khi của bạn workspace feels lộn xộn.

• Mới người dùng onboarding để existing không gian.
• Anyone migrating từ spreadsheets hoặc chat-based tasking.
• Teams standardizing như thế nào họ tạo dự án và công việc.
• People ai cần faster tìm kiếm và navigation habits.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Wrike’s tài liệu emphasize không gian, thư mục, dự án, và công việc như xây dựng khối nền. Học cái gì each is cho so bạn don’t overload một mục loại để do another’s job.

• Dự án: used để manage group của công việc toward goal.
• Thư mục: cho tổ chức (không actionable mục).
• Công việc: unit của hành động; có thể be created từ multiple chế độ xem.
• Tag/Thêm để vị trí: thêm existing công việc để thư mục/dự án/không gian.
• Tìm kiếm: find công việc vs thư mục/dự án; có thể dùng commands.

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Tại basics level, lifecycle means “như thế nào bạn reflect tiến độ.” Trạng thái thay đổi là simplest và most important lifecycle control cho công việc và dự án.

• Bắt đầu: trạng thái indicates mới/ready.
• Active: trạng thái indicates in-progress/bị chặn.
• Finish: mark hoàn thành để giữ báo cáo accurate.
• Kết quả mong đợi: nhất quán báo cáo và less manual chasing.

8) Luồng chuẩn #1: Tạo công việc từ Workspace (6–8 bước)

Fastest path để capture công việc, thì place it correctly.

1. Click + button tại top của workspace.
2. Select Công việc và enter rõ ràng title.
3. Xác nhận vị trí (bởi default it may land trong của bạn Personal không gian).
4. Giao người phụ trách; thêm đến hạn ngày và priority context trong description.
5. Tag/thêm công việc để correct thư mục/dự án nếu cần thiết.
6. Post bình luận với đầu tiên next hành động và @gắn thẻ stakeholders.

9) Luồng chuẩn #2: Reorganize công việc không có duplicates (6–8 bước)

Dùng khi bạn cần existing công việc để appear under different dự án/thư mục/không gian.

1. Mở target thư mục/dự án/không gian trong Table chế độ xem.
2. Click + Mục (hoặc thêm row control).
3. Paste công việc’s permalink hoặc select existing công việc.
4. Xác nhận công việc now appears trong mới vị trí.
5. Remove old vị trí chỉ nếu it was truly wrong (don’t break context).
6. Notify assignee trong bình luận nếu thay đổi impacts báo cáo.

1) Mục đích & Kết quả

Này tab helps bạn evolve từ “we track công việc” để “we run reliable quy trình.” Bạn’ll thêm cấu trúc (không gian, trường), khả năng nhìn thấy (bảng điều khiển), và measurable habits (thời gian theo dõi/báo cáo) không có overwhelming nhóm.

• Standardize như thế nào công việc is created và labeled.
• Improve khả năng nhìn thấy với bảng điều khiển và báo cáo basics.
• Introduce thời gian theo dõi chỉ sau công việc hygiene is stable.
• Choose tiện ích bổ sung/tích hợp based trên real pain points.
• Kết quả mong đợi: fewer exceptions, clearer trạng thái, faster coordination.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho nhóm leads, dự án người phụ trách, và power người dùng. Dùng it sau 1–2 tuần của basic usage, khi bạn bắt đầu asking: “Như thế nào do we giữ things nhất quán và easy để báo cáo?”

• Teams thêm multiple dự án per tháng.
• Managers ai cần reliable rollups và chế độ xem.
• Anyone responsible cho bảng điều khiển và báo cáo.
• Quản trị planning workspace improvements (pair với Quản lý tài khoản).

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những terms show up như bạn scale của bạn quy trình và báo cáo.

• Bảng điều khiển: collection của widget; belongs để một không gian but có thể pull dữ liệu từ nhiều.
• Widget: block trên bảng điều khiển đó shows filtered công việc hoặc metrics.
• Tùy chỉnh trường: extra metadata bạn có thể thêm để công việc/dự án cho báo cáo.
• Thời gian theo dõi category: labels cho thời gian entries (useful cho báo cáo).
• Báo cáo: structured output built từ templates hoặc tùy chỉnh criteria.

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Như bạn scale, lifecycle becomes more than trạng thái: it’s also “cái gì trường must be present tại each stage” và “ai cập nhật cái gì.” Nếu của bạn tài liệu/quy trình doesn’t định nghĩa it, giữ it đơn giản.

• Định nghĩa “ready để bắt đầu” criteria (e.g., người phụ trách + ngày + brief).
• Định nghĩa “done” criteria (e.g., proof liên kết/tệp đính kèm + trạng thái hoàn thành).
• Giữ transitions lightweight; avoid quá nhiều tùy chỉnh trạng thái early.
• Kết quả mong đợi: nhất quán báo cáo và less rework.

8) Luồng chuẩn #1: Tạo bảng điều khiển cho hàng tuần theo dõi (6–8 bước)

Dùng này khi bạn cần một place để monitor priorities và exceptions.

1. Choose không gian đó “owns” bảng điều khiển.
2. Mở không gian Tools và truy cập Bảng điều khiển.
3. Tạo bảng điều khiển với rõ ràng name (Team + Purpose).
4. Thêm 2–4 widget: Quá hạn, Đến hạn này tuần, Trong tiến độ, Cần xem lại.
5. Ensure widget pull từ phù hợp không gian/dự án (không quá broad).
6. Chia sẻ bảng điều khiển hoặc xác nhận truy cập within không gian.

9) Luồng chuẩn #2: Manage tùy chỉnh trường responsibly (6–8 bước)

Dùng khi bạn cần better báo cáo but want để avoid trường explosion.

1. List 3–5 questions bạn want để answer (e.g., priority, client, loại).
2. Tạo chỉ trường required để answer those questions.
3. Thêm trường để relevant không gian/dự án (không everywhere).
4. Định nghĩa ai maintains each trường (người phụ trách vs requester).
5. Kiểm tra định kỳ usage sau 2 tuần—remove trường no một uses.
6. Nêncument trường meaning trong short “như thế nào để fill” note.

1) Mục đích & Kết quả

Monitoring turns Wrike dữ liệu vào quyết định. Bạn’ll đặt up đơn giản khả năng nhìn thấy system so bạn có thể answer: “Cái gì’s late? Cái gì’s next? Cái gì cần attention?”

• Build bảng điều khiển đó highlight exceptions.
• Tạo báo cáo cho recurring reviews.
• Giữ dữ liệu accurate through nhất quán trạng thái/ngày cập nhật.
• Kết quả mong đợi: faster reviews, fewer surprises.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho dự án người phụ trách, nhóm leads, và anyone responsible cho hàng tuần cập nhật. Dùng it once bạn có tại least 1 active dự án và công việc với người phụ trách và ngày.

• Team leads doing hàng tuần standups/reviews.
• Managers theo dõi multiple dự án.
• PMs ai cần nhất quán báo cáo rhythm.
• Anyone ai cần khả năng nhìn thấy across không gian.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những terms là used frequently trong monitoring-focused tài liệu.

• Bảng điều khiển: collection của widget (belongs để một không gian but có thể show dữ liệu từ nhiều).
• Widget: “chế độ xem” unit inside bảng điều khiển (filtered list/metrics).
• Báo cáo template: predefined báo cáo cấu trúc bạn có thể reuse.
• Filters: narrow công việc bởi trạng thái, assignee, ngày, trường.
• Metrics: numbers derived từ công việc mục (depends trên widget/báo cáo loại).

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Monitoring depends trên lifecycle signals: trạng thái, đến hạn ngày, và completion. Nếu những aren’t maintained, bảng điều khiển và báo cáo become noise.

• Dùng “Hoàn thành” consistently cho finished công việc.
• Move công việc forward như công việc progresses (don’t leave trong “Mới”).
• Cập nhật ngày khi phạm vi thay đổi—don’t just let công việc go quá hạn.
• Kết quả mong đợi: của bạn bảng điều khiển reflect reality.

8) Luồng chuẩn #1: Hàng ngày triage bảng điều khiển (6–8 bước)

Dùng cho quick hàng ngày scans (5–10 minutes).

1. Mở nhóm không gian và go để Bảng điều khiển.
2. Tạo (hoặc mở) bảng điều khiển named “Hàng ngày Triage”.
3. Thêm widget: Quá hạn, Đến hạn hôm nay, Bị chặn/Trong tiến độ.
4. Xem lại quá hạn công việc; decide: re-date, reassign, hoặc escalate.
5. Bình luận và @gắn thẻ người phụ trách với next hành động.
6. Cập nhật trạng thái/ngày trên spot.

9) Luồng chuẩn #2: Hàng tuần trạng thái báo cáo (6–8 bước)

Dùng cho nhất quán, repeatable báo cáo (30–60 minutes hàng tuần meeting prep).

1. Tạo báo cáo đang dùng template (hoặc build đơn giản tùy chỉnh một).
2. Phạm vi it để relevant không gian/dự án.
3. Group bởi trạng thái và/hoặc assignee cho clarity.
4. Xem lại key sections: hoàn thành, trong tiến độ, quá hạn.
5. Capture quyết định trong bình luận (công việc đó cần escalation hoặc phạm vi thay đổi).
6. Chia sẻ báo cáo chế độ xem với stakeholders.

1) Mục đích & Kết quả

Tài khoản management keeps Wrike usable như more people join. Bạn’ll học như thế nào để thêm/manage người dùng, control quyền, và avoid common quản trị mistakes đó cause truy cập issues hoặc clutter.

• Onboard người dùng với phù hợp giấy phép và quyền.
• Đặt quản trị quyền deliberately (least privilege).
• Dùng truy cập vai trò để control cái gì people có thể do trong dùng chung areas.
• Maintain quản trị cho không gian và account-wide trường.
• Kết quả mong đợi: fewer truy cập problems, cleaner workspace.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho tài khoản người phụ trách, quản trị, và workspace managers. Dùng it khi onboarding nhóm, setting quyền, hoặc troubleshooting “tại sao có thể/có thể’t này person do X?”

• Tài khoản người phụ trách setting initial quản trị.
• Quản trị thêm/deactivating người dùng.
• Không gian quản trị managing khả năng nhìn thấy và vai trò.
• Leads ai cần được kiểm soát chia sẻ và edits.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những quản trị terms là easy để mix up. Giữ them distinct để troubleshoot faster.

• Người dùng loại: baseline quyền và tính năng truy cập cho người dùng.
• Quản trị quyền: cái gì quản trị có thể configure (may be được kiểm soát trên some các gói).
• Truy cập vai trò: cái gì người dùng có thể do inside dùng chung thư mục/dự án/không gian.
• Tài khoản người phụ trách: primary quản trị/người phụ trách (một per tài khoản).
• Không gian quản trị: manages specific không gian và truy cập vai trò inside it.

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Quản trị lifecycle is about người dùng accounts: invite → active → deactivated/deleted. Choose phù hợp end state để preserve history và giữ báo cáo stable.

• Deactivate khi someone may return hoặc bạn want để preserve history cleanly.
• Delete khi bạn must remove truy cập permanently (understand dữ liệu implications).
• Kết quả mong đợi: safe offboarding không có breaking ongoing công việc.

8) Luồng chuẩn #1: Onboard mới người dùng safely (6–8 bước)

Dùng này để avoid “mới người dùng has quá much truy cập” hoặc “có thể’t do anything”.

1. Thêm/invite người dùng via Người dùng Management.
2. Giao correct giấy phép/người dùng loại cho their vai trò.
3. Decide nếu quản trị quyền là cần thiết; default để no.
4. Chia sẻ relevant không gian/dự án/thư mục(s) với them.
5. Đặt appropriate truy cập vai trò (bắt đầu restrictive, expand như cần thiết).
6. Ask them để verify: có thể họ chế độ xem, bình luận, edit, tạo?

9) Luồng chuẩn #2: Tạo tùy chỉnh truy cập vai trò (6–8 bước)

Dùng chỉ khi standard vai trò don’t fit. Giữ tùy chỉnh vai trò few và well-documented.

1. Định nghĩa exact capability gap (cái gì người dùng cần để do).
2. Go để Cài đặt → Tài khoản Management → Truy cập Vai trò.
3. Tạo mới truy cập vai trò với descriptive name và description.
4. Bật chỉ quyền cần thiết (least privilege).
5. Test vai trò trên nhỏ thí điểm group.
6. Roll out và document “khi để dùng này vai trò”.

1) Mục đích & Kết quả

Này tab helps bạn protect của bạn workspace không có slowing công việc down. Bạn’ll học which levers matter most: người dùng loại, quản trị quyền, và truy cập vai trò.

• Reduce accidental exposure via correct chia sẻ và vai trò.
• Separate “quản trị ai configures” từ “người dùng ai edits công việc”.
• Understand được kiểm soát quản trị quyền ở đâu khả dụng.
• Kết quả mong đợi: safer cộng tác với fewer truy cập surprises.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho tài khoản người phụ trách, quản trị, và không gian quản trị—especially trong regulated environments. Dùng it trước broad onboarding, và anytime bạn’re auditing ai có thể thấy/edit sensitive công việc.

• Mới workspace rollout hoặc org expansion.
• Handling client dữ liệu hoặc confidential dự án.
• Preparing cho internal kiểm tra định kỳ hoặc bảo mật xem lại.
• Investigating unexpected truy cập để mục.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Security-related tài liệu focus trên ai có thể do cái gì, và ai có thể configure cái gì.

• Truy cập vai trò: Full/Editor/Limited/Read-only (controls hành động trong dùng chung mục).
• Người dùng loại: baseline capabilities và tính năng truy cập.
• Quản trị quyền: configuration quyền; may be được kiểm soát trong Enterprise các gói.
• Tài khoản người phụ trách: top-level quản trị (single người phụ trách per tài khoản).
• Không gian quản trị: có thể manage truy cập vai trò trong không gian.

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Bảo mật lifecycle is about truy cập over thời gian: onboarding, vai trò thay đổi, offboarding. Treat each như thay đổi đó should be verified.

• Onboard: giao minimal truy cập → verify → expand nếu cần thiết.
• Vai trò thay đổi: document reason → apply → retest.
• Offboard: deactivate/delete per policy → remove từ dùng chung areas nếu required.
• Kết quả mong đợi: truy cập matches employment/engagement trạng thái.

8) Luồng chuẩn #1: Secure sensitive dự án (6–8 bước)

Dùng này khi handling confidential công việc (client/legal/HR dự án).

1. Tạo hoặc choose dedicated không gian/dự án cho sensitive công việc.
2. Limit chia sẻ để smallest required group.
3. Giao restrictive truy cập vai trò cho non-owners (e.g., read-only/limited).
4. Verify ai có thể chia sẻ/edit/delete within không gian/dự án.
5. Nêncument truy cập policy trong pinned bình luận hoặc dự án description.
6. Xem lại truy cập hàng tuần (remove anyone no longer cần thiết).

9) Luồng chuẩn #2: Resolve “có thể’t edit” vs “có thể’t thấy” (6–8 bước)

Dùng này như standard troubleshooting playbook.

1. Nếu người dùng có thể’t thấy mục: kiểm tra chia sẻ đầu tiên.
2. Nếu người dùng có thể thấy but có thể’t edit: kiểm tra truy cập vai trò.
3. Nếu vai trò thay đổi don’t help: kiểm tra người dùng loại/giấy phép limitations.
4. Nếu quản trị hành động required: xác nhận whether họ cần quản trị quyền.
5. Apply smallest thay đổi đó resolves issue.
6. Ask người dùng để xác nhận fix và document cái gì changed.

1) Mục đích & Kết quả

Này tab helps bạn connect Wrike để của bạn nhóm’s cộng tác tools và tự động hóa repeated bước. goal is smoother flow: fewer context switches, fewer manual cập nhật.

• Đặt up cộng tác tích hợp (Slack hoặc Microsoft Teams).
• Dùng tích hợp để tạo công việc và receive notifications.
• Evaluate tự động hóa với Wrike Integrate cho repeatable workflows.
• Kết quả mong đợi: faster cộng tác và fewer missed cập nhật.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho nhóm leads, ops, và power người dùng once core quy trình is stable. Dùng it khi bạn notice repeated manual bước hoặc heavy chat-based công việc creation.

• Teams living trong Slack/Teams và needing Wrike khả năng nhìn thấy.
• Ops nhóm automating standard intake và routing.
• Managers wanting fewer “please cập nhật Wrike” reminders.
• Quản trị responsible cho tiện ích bổ sung và quản trị.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những terms appear trong Wrike’s tích hợp tài liệu và help center articles.

• Tích hợp: native connection (e.g., Slack/Teams) cho notifications và hành động.
• Notification: Wrike cập nhật delivered để chat tools.
• Preview: viewing Wrike mục trong chat.
• Wrike Integrate: tiện ích bổ sung cho cross-app tự động hóa.
• Công thức: tự động hóa flow (kích hoạt → điều kiện → hành động).

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Tích hợp có their own lifecycle: bật → thí điểm → roll out → kiểm tra định kỳ. Tự động hóa adds monitoring: công thức có thể fail nếu quyền thay đổi hoặc APIs thay đổi.

• Thí điểm trong một nhóm/channel đầu tiên.
• Roll out sau success và documentation.
• Kiểm tra định kỳ quarterly: người phụ trách, scopes, và whether value still exists.
• Kết quả mong đợi: enhancements remain useful và safe over thời gian.

8) Luồng chuẩn #1: Bắt đầu với Slack tích hợp (6–8 bước)

Dùng khi của bạn nhóm lives trong Slack và cần Wrike khả năng nhìn thấy.

1. Xác nhận của bạn nhóm’s Slack workspace và channel(s) cho thí điểm.
2. Bật/connect Wrike–Slack tích hợp cho thí điểm group.
3. Đặt up basic notifications (gắn thẻ, assignments, trạng thái thay đổi).
4. Test tạo công việc từ Slack cho real request.
5. Test previewing Wrike mục liên kết trong Slack.
6. Nêncument 2–3 usage rules (ở đâu để tạo công việc, như thế nào để tag vị trí).

9) Luồng chuẩn #2: Build Integrate công thức (6–8 bước)

Dùng khi bạn có repeated cross-app quy trình (intake, routing, notifications).

1. Định nghĩa kích hoạt (e.g., form submission hoặc trạng thái thay đổi).
2. Mở Wrike Integrate và tạo mới công thức.
3. Configure kích hoạt details (source app/event).
4. Thêm hành động (tạo công việc, cập nhật trạng thái, post message, etc.).
5. Đặt điều kiện để reduce noise (chỉ cho certain loại/trường).
6. Test với 3 sample cases; monitor early failures.

1) Mục đích & Kết quả

Này tab helps newbies understand tại sao some buttons/tính năng may differ between accounts. Bạn’ll học như thế nào để kiểm tra plan-specific behavior và avoid xây dựng processes đó depend trên unavailable tính năng.

• Map của bạn quy trình để plan-supported tính năng.
• Dùng gói tài liệu để explain “tại sao we có thể’t do đó (yet)”.
• Make upgrade quyết định based trên measurable cần.
• Kết quả mong đợi: fewer surprises và smoother adoption.

2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng

Cho nhóm leads, quản trị, và anyone comparing cái gì họ thấy để someone else’s workspace. Dùng khi onboarding across different gói tiers hoặc evaluating tiện ích bổ sung.

• Mới nhóm trên Free/Team các gói.
• Leads evaluating Business/Enterprise tính năng.
• Quản trị explaining khả dụng differences.
• Teams planning tự động hóa/tích hợp tiện ích bổ sung.

5) Đối tượng & Thuật ngữ

Những gói terms influence cái gì bạn có thể configure.

• Gói / subscription: determines tính năng khả dụng.
• Legacy vs current các gói: khả dụng may be described differently trong tài liệu.
• Tiện ích bổ sung: extra capability like Wrike Integrate.
• Người dùng loại/giấy phép: impacts tính năng truy cập cho individuals.
• Enterprise controls: may include được kiểm soát quản trị quyền.

6) Vòng đời / Máy trạng thái

Gói lifecycle is: evaluate → thí điểm → adopt → reassess. Tie thay đổi để real business outcome so upgrades don’t become tool churn.

• Evaluate đang dùng một thí điểm nhóm/dự án.
• Adopt khi value is proven (thời gian saved, fewer errors).
• Reassess khi quy trình hoặc headcount thay đổi.
• Kết quả mong đợi: stable tooling quyết định và predictable processes.

8) Luồng chuẩn #1: Verify tính năng khả dụng (6–8 bước)

Dùng khi someone asks “tại sao don’t I thấy đó tính năng?”

1. Identify tính năng (name và ở đâu it should appear).
2. Kiểm tra relevant help center article cho khả dụng notes/tables.
3. Xác nhận của bạn tài khoản’s gói tier và người dùng loại/giấy phép.
4. Xác nhận whether it’s tiện ích bổ sung (e.g., Integrate).
5. Nếu khả dụng: kiểm tra nếu quyền/quản trị cài đặt là required.
6. Nếu không khả dụng: propose workaround đang dùng baseline tính năng.

9) Luồng chuẩn #2: Make upgrade quyết định responsibly (6–8 bước)

Dùng khi considering Business/Enterprise hoặc tiện ích bổ sung.

1. Write down problem (e.g., cần được kiểm soát quản trị quyền, tự động hóa).
2. Định nghĩa success metrics (thời gian saved, risk reduced, khả năng nhìn thấy improved).
3. Run thí điểm đang dùng gói trial (nếu khả dụng) hoặc nhỏ test quy trình.
4. Estimate operational cost nếu bạn don’t upgrade (manual công việc, errors).
5. Decide: upgrade, defer, hoặc redesign quy trình.
6. Nêncument quyết định và revisit trên đặt ngày.