Wrike
Wrike là công cụ quản lý công việc & dự án cho team. Hỗ trợ lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, cộng tác real-time, báo cáo, phù hợp team marketing, product, IT.
- Bắt đầu
- Học những điều cơ bản
- Nâng tầm cách làm việc
- Theo dõi công việc
- Quản lý tài khoản
- Làm việc an toàn
- Tăng cường trải nghiệm Wrike
- Tìm hiểu về các gói Wrike
Bắt đầu với Wrike
- Học Wrike’s xây dựng khối nền: không gian → thư mục/dự án → công việc.
- Get của bạn đầu tiên dự án running với đơn giản quy trình.
- Adopt “My To-Nên” và tìm kiếm để stay trên top của công việc.
- Know cái gì “chia sẻ + truy cập vai trò” thay đổi (và cái gì họ don’t).
1) Mục đích & Kết quả
Này section gets mới người dùng từ “logged trong” để “shipping real công việc” đang dùng Wrike’s core cấu trúc. goal is không perfection—just gọn, repeatable path để tổ chức công việc và cộng tác.
- Decide ở đâu công việc will live: Personal không gian vs nhóm không gian.
- Tạo nhỏ dự án với handful của công việc bạn có thể finish này tuần.
- Giao người phụ trách và đến hạn ngày so công việc is visible và trackable.
- Bắt đầu đang dùng bình luận/gắn thẻ cho quyết định instead của side chats.
- Dùng bảng điều khiển/báo cáo sau—đầu tiên, get basics phù hợp.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Tốt nhất cho first-time Wrike người dùng, mới nhóm members, hoặc anyone inheriting lộn xộn workspace. Dùng it khi bạn cần rõ ràng personal quy trình (My To-Nên) và gọn nhóm cấu trúc (không gian/dự án).
- Nếu bạn’re individual: focus trên Personal không gian + My To-Nên.
- Nếu bạn’re nhóm member: ask which không gian để dùng trước tạo dự án.
- Nếu bạn’re manager: bắt đầu với một thí điểm dự án và đơn giản trạng thái flow.
- Nếu bạn’re quản trị: pair này với “Quản lý tài khoản” cho setup.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Wrike is organized around left sidebar và của bạn current vị trí (không gian/thư mục/dự án). Bạn’ll jump between xây dựng công việc (Học những điều cơ bản), improving workflows (Nâng tầm cách làm việc), và theo dõi tiến độ (Theo dõi công việc).
4) Mô hình tư duy / Luồng
Wrike’s core model is: không gian contains thư mục và dự án; dự án/thư mục contain công việc; công việc là actionable units. Bạn có thể tag/tổ chức công việc under multiple locations khi cần thiết (e.g., công việc appears trong dự án và thư mục).
- Choose phù hợp không gian (nhóm area) cho khả năng nhìn thấy và ownership.
- Tạo dự án cho initiative với timeline.
- Thêm công việc (hành động mục) và giao người phụ trách/đến hạn ngày.
- Dùng trạng thái để reflect tiến độ và drive báo cáo.
- Chia sẻ mục và đặt truy cập vai trò để control cái gì collaborators có thể do.
5) Đối tượng & Thuật ngữ (từ điển nhập môn)
Những terms show up everywhere trong Wrike. Học them early so bạn có thể follow tutorials và avoid tạo công việc trong wrong place.
- Không gian: nhóm/department area (also ở đâu tools like bảng điều khiển có thể live).
- Thư mục: organizational container (không actionable).
- Dự án: group của công việc với dự án attributes (timeline/tiến độ).
- Công việc: actionable công việc mục với assignee/trạng thái/ngày.
- My To-Nên: của bạn personal chế độ xem của active công việc (including công việc bạn thêm there).
- Truy cập vai trò: quyền trên dùng chung thư mục/dự án/không gian (Full/Editor/Limited/Read-only).
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Công việc typically move through trạng thái (e.g., Mới → Trong Tiến độ → Hoàn thành). Exact trạng thái names vary bởi quy trình, but rule is nhất quán: trạng thái thay đổi là cái gì drive khả năng nhìn thấy trong chế độ xem, bảng điều khiển, và báo cáo.
- Định nghĩa “done” đang dùng Hoàn thành state consistently.
- Giữ “bị chặn” explicit ( trạng thái hoặc tùy chỉnh trường) nếu của bạn nhóm cần it.
- Nênn’t dùng bình luận như substitute cho trạng thái thay đổi—do both.
- Kết quả mong đợi: anyone có thể tell công việc tiến độ tại glance.
7) Việc cốt lõi cần làm (JTBD)
Những là most common “đầu tiên tuần” jobs trong Wrike. Nếu bạn có thể do những, bạn có thể run day-to-day công việc confidently.
- Tạo công việc và place it trong correct không gian/dự án.
- Giao công việc, đặt ngày, và clarify next hành động trong description.
- Bình luận + @gắn thẻ để request input hoặc xác nhận quyết định.
- Thêm existing công việc để thư mục/dự án/không gian khi reorganizing công việc.
- Dùng My To-Nên để manage của bạn personal workload.
- Tìm kiếm để find mục fast (công việc vs thư mục/dự án).
8) Luồng chuẩn #1: Tạo đầu tiên dự án (6–8 bước)
Dùng này khi bạn want gọn “thí điểm dự án” đó nhỏ nhóm có thể run immediately.
- Tạo hoặc choose không gian ở đâu dự án belongs.
- Tạo dự án và name it clearly (Outcome + Ngày/Phase).
- Thêm 5–10 công việc cho next 1–2 tuần (một người phụ trách each).
- Đặt đến hạn ngày và xác nhận trạng thái quy trình bạn’ll dùng.
- Chia sẻ dự án với nhóm và đặt suitable truy cập vai trò.
- Post kickoff bình luận với goals + như thế nào cập nhật should happen.
9) Luồng chuẩn #2: Manage của bạn day với My To-Nên (6–8 bước)
Dùng này để giữ personal accountability even khi công việc live across nhiều dự án.
- Mở My To-Nên và scan active công việc assigned để bạn.
- Nếu công việc bạn cần isn’t assigned để bạn, thêm it để My To-Nên (manual thêm).
- Sort bởi đến hạn ngày; identify top 3 công việc cho hôm nay.
- Mở each công việc và write next hành động trong công việc description hoặc bình luận.
- Cập nhật trạng thái như bạn bắt đầu/finish công việc; @gắn thẻ blockers early.
- Tại end của day, xác nhận cái gì’s done và cái gì cần ngày thay đổi.
10) Điểm quyết định (/B)
Dùng những quick choices để avoid xây dựng wrong cấu trúc early.
| Situation | Nếu … | Thì do… | Nếu B… | Thì do… |
|---|---|---|---|---|
| Ở đâu should công việc live? | It’s personal | Dùng Personal không gian + My To-Nên | It’s nhóm công việc | Dùng nhóm không gian + dùng chung dự án |
| Organizing container | Cần timeline/tiến độ | Tạo Dự án | Just grouping content | Tạo Thư mục |
| Khả năng nhìn thấy issue | Someone có thể’t thấy it | Kiểm tra chia sẻ + truy cập vai trò | Họ thấy it but có thể’t edit | Upgrade truy cập vai trò (nếu allowed) |
| Reorganizing công việc | Same công việc cần thiết trong nhiều places | Thêm công việc để thư mục/dự án/không gian | Công việc belongs chỉ once | Giữ single vị trí, liên kết trong bình luận |
11) Rào chắn: Nên / Không nên + Lỗi hay gặp
Most beginners struggle với cấu trúc và khả năng nhìn thấy. Những guardrails giữ workspace gọn và cộng tác smooth.
Nên
- Nên giữ một rõ ràng người phụ trách per công việc.
- Nên dùng trạng thái như “source của truth” cho tiến độ.
- Nên chia sẻ tại phù hợp level (dự án/thư mục/không gian) và verify truy cập vai trò.
Nênn’t
- Nênn’t tạo duplicate dự án cho every nhỏ variation—bắt đầu đơn giản.
- Nênn’t hide quyết định trong private messages—dùng công việc bình luận.
- Nênn’t rely trên titles chỉ; thêm context trong description/tùy chỉnh trường khi cần thiết.
Common mistakes (và như thế nào để avoid)
- Công việc created trong wrong không gian: xác nhận vị trí trước tạo công việc/dự án; move/tag nếu cần thiết.
- “I có thể’t thấy it” confusion: kiểm tra chia sẻ và truy cập vai trò đầu tiên.
- Trạng thái never updated: thêm “trạng thái cập nhật” để hàng ngày routine; giữ it lightweight.
- Quá nhiều thư mục/dự án: bắt đầu với minimal cấu trúc và evolve sau 1–2 tuần.
- Unassigned công việc: giao người phụ trách hoặc explicitly park trong backlog với rõ ràng rule.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
Dùng này mini-lab để validate bạn’re đang dùng Wrike correctly, thì giữ danh sách kiểm tra như của bạn hàng tuần hygiene routine.
- Dự án có rõ ràng goal + người phụ trách.
- Công việc có assignee, ngày, và next hành động.
- Trạng thái reflects reality within 24 hours.
- Công việc is discoverable via tìm kiếm và vị trí.
Checklist
- Phù hợp không gian selected
- Dự án vs thư mục chosen
- Người phụ trách confirmed
- Trạng thái flow agreed
- Chia sẻ/truy cập vai trò verified
- Quá hạn công việc reviewed
- Trạng thái updated
- Duplicates removed
- Naming nhất quán
- Key công việc visible trong My To-Nên
Bài thực hành (10 phút)
- Tạo 1 dự án trong correct không gian.
- Thêm 6 công việc; giao người phụ trách và đến hạn ngày.
- Tag 1 công việc vào additional thư mục/dự án nếu cần thiết.
- Cập nhật một công việc trạng thái để “Trong Tiến độ”.
- Post kickoff bình luận và @gắn thẻ 1 teammate.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Bắt đầu với Wrike (category overview)
- Bước 2: Học Fundamentals
- Tạo Dự án
- Tạo Công việc
- Thư mục trong Wrike
- Không gian trong Wrike
- My To-Nên
- Truy cập Vai trò trong Wrike
Học những điều cơ bản
- Build core cấu trúc: không gian, thư mục, dự án, công việc.
- Tạo công việc từ different chế độ xem (Workspace/Table/Board/Gantt).
- Understand “tagging” công việc vào multiple locations.
- Dùng tìm kiếm commands để find công việc fast.
1) Mục đích & Kết quả
Này tab teaches “alphabet” của Wrike: cái gì each công việc mục is, và như thế nào để tạo và place it correctly. outcome is đó bạn có thể tạo công việc/dự án và giữ them discoverable cho của bạn nhóm.
- Pick phù hợp container (không gian vs thư mục vs dự án).
- Tạo công việc efficiently từ của bạn preferred chế độ xem.
- Dùng nhất quán naming và lightweight cấu trúc.
- Understand như thế nào công việc có thể live trong multiple locations.
- Kết quả mong đợi: less lost công việc, less “ở đâu is đó?”
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho everyday Wrike người dùng (contributors/managers) ai build và cập nhật công việc mục. Dùng này whenever bạn’re unsure whether something should be dự án, thư mục, hoặc công việc—hoặc khi của bạn workspace feels lộn xộn.
- Mới người dùng onboarding để existing không gian.
- Anyone migrating từ spreadsheets hoặc chat-based tasking.
- Teams standardizing như thế nào họ tạo dự án và công việc.
- People ai cần faster tìm kiếm và navigation habits.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Most basics là performed trong workspace chế độ xem while inside không gian/thư mục/dự án. Improving consistency sau belongs để “Nâng tầm cách làm việc”, while theo dõi belongs để “Theo dõi công việc”.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Think của Wrike như “map” (không gian/thư mục/dự án) plus “công việc” (công việc). Khi bạn tạo công việc, always answer: ở đâu does it live, ai owns it, và như thế nào will tiến độ be reported?
- Navigate vào correct không gian và container.
- Tạo công việc mục (dự án/công việc) từ chế độ xem bạn’re đang dùng.
- Giao người phụ trách và ngày; choose trạng thái đó reflects reality.
- Place/tag mục trong phù hợp vị trí(s).
- Dùng bình luận/tệp đính kèm cho cộng tác và proof.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Wrike’s tài liệu emphasize không gian, thư mục, dự án, và công việc như xây dựng khối nền. Học cái gì each is cho so bạn don’t overload một mục loại để do another’s job.
- Dự án: used để manage group của công việc toward goal.
- Thư mục: cho tổ chức (không actionable mục).
- Công việc: unit của hành động; có thể be created từ multiple chế độ xem.
- Tag/Thêm để vị trí: thêm existing công việc để thư mục/dự án/không gian.
- Tìm kiếm: find công việc vs thư mục/dự án; có thể dùng commands.
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Tại basics level, lifecycle means “như thế nào bạn reflect tiến độ.” Trạng thái thay đổi là simplest và most important lifecycle control cho công việc và dự án.
- Bắt đầu: trạng thái indicates mới/ready.
- Active: trạng thái indicates in-progress/bị chặn.
- Finish: mark hoàn thành để giữ báo cáo accurate.
- Kết quả mong đợi: nhất quán báo cáo và less manual chasing.
7) Việc cốt lõi cần làm
Nếu bạn có thể do những quickly, bạn’ll feel fluent trong Wrike.
- Tạo dự án và understand cái gì it’s cho.
- Tạo công việc từ Workspace (+ button) và place it correctly.
- Tạo công việc từ Table/Board/Gantt khi bạn’re already trong those chế độ xem.
- Thêm existing công việc để another thư mục/dự án/không gian (reorg không có duplication).
- Dùng My To-Nên như của bạn hàng ngày source của truth.
- Dùng tìm kiếm commands để find mục và narrow results.
8) Luồng chuẩn #1: Tạo công việc từ Workspace (6–8 bước)
Fastest path để capture công việc, thì place it correctly.
- Click + button tại top của workspace.
- Select Công việc và enter rõ ràng title.
- Xác nhận vị trí (bởi default it may land trong của bạn Personal không gian).
- Giao người phụ trách; thêm đến hạn ngày và priority context trong description.
- Tag/thêm công việc để correct thư mục/dự án nếu cần thiết.
- Post bình luận với đầu tiên next hành động và @gắn thẻ stakeholders.
9) Luồng chuẩn #2: Reorganize công việc không có duplicates (6–8 bước)
Dùng khi bạn cần existing công việc để appear under different dự án/thư mục/không gian.
- Mở target thư mục/dự án/không gian trong Table chế độ xem.
- Click + Mục (hoặc thêm row control).
- Paste công việc’s permalink hoặc select existing công việc.
- Xác nhận công việc now appears trong mới vị trí.
- Remove old vị trí chỉ nếu it was truly wrong (don’t break context).
- Notify assignee trong bình luận nếu thay đổi impacts báo cáo.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Công việc has timeline | Yes | Tạo Dự án | No | Dùng Thư mục + công việc |
| Cần multiple chế độ xem | Table người dùng | Tạo công việc trong Table chế độ xem | Visual quy trình | Tạo/manage trong Board chế độ xem |
| Công việc belongs trong two places | Yes | Thêm để vị trí (tag) | No | Giữ single vị trí; liên kết references |
| Find mục quickly | Know name | Dùng tìm kiếm | Cần filtering | Dùng chế độ xem/filters (sau: bảng điều khiển) |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Basics là about keeping cấu trúc gọn và predictable so others có thể cộng tác không có extra instructions.
Nên / Không nên
- Nên tạo công việc ở đâu nhóm expects it (correct không gian).
- Nên dùng nhất quán naming (Outcome + noun + ngày).
- Nên giao người phụ trách và đến hạn ngày cho actionable công việc.
- Nênn’t store dự án requirements chỉ trong chat—attach/liên kết trong công việc.
- Nênn’t duplicate công việc để move them—tag/thêm để locations.
- Nênn’t leave trạng thái stale cho days.
Common mistakes
- Tạo everything như dự án → dùng thư mục cho organization-only.
- Công việc không có người phụ trách → giao hoặc park trong rõ ràng backlog.
- Wrong default vị trí → verify personal không gian vs nhóm không gian.
- Overusing tags → giữ tagging purposeful (báo cáo/khả năng nhìn thấy).
- Searching chỉ một way → học workspace tìm kiếm commands cho precision.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Each dự án has rõ ràng phạm vi và người phụ trách.
- Công việc là trong correct vị trí(s).
- Tìm kiếm returns gọn, unambiguous results.
- Công việc mục don’t multiply unnecessarily.
Checklist
- Correct không gian selected
- Dự án vs thư mục chosen
- Công việc titles nhất quán
- Người phụ trách assigned
- Ngày đặt
- Duplicate công việc removed
- Trạng thái reflect reality
- Locations make sense
- Key liên kết/tệp đính kèm present
- Searchability tested
Bài thực hành (12 phút)
- Tạo 1 dự án và 1 thư mục trong nhóm không gian.
- Tạo 6 công việc (2 từ Workspace, 2 từ Table, 2 từ Board).
- Thêm 2 existing công việc để another vị trí (tag).
- Dùng tìm kiếm để find công việc bởi exact phrase.
- Cập nhật 2 công việc trạng thái và bình luận cập nhật.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Bước 2: Học Fundamentals
- Tạo Dự án
- Thư mục trong Wrike
- Tạo Công việc (Workspace/Table/Board/Gantt)
- Thêm Công việc để Thư mục, Dự án, và Không gian
- My To-Nên
- Workspace Tìm kiếm Commands
Nâng tầm cách làm việc
- Make công việc nhất quán đang dùng dùng chung cấu trúc và trường.
- Adopt bảng điều khiển, thời gian theo dõi, và better chế độ xem khi ready.
- Dùng không gian và tools thoughtfully (avoid clutter).
- Tự động hóa hoặc integrate sau once của bạn quy trình is stable.
1) Mục đích & Kết quả
Này tab helps bạn evolve từ “we track công việc” để “we run reliable quy trình.” Bạn’ll thêm cấu trúc (không gian, trường), khả năng nhìn thấy (bảng điều khiển), và measurable habits (thời gian theo dõi/báo cáo) không có overwhelming nhóm.
- Standardize như thế nào công việc is created và labeled.
- Improve khả năng nhìn thấy với bảng điều khiển và báo cáo basics.
- Introduce thời gian theo dõi chỉ sau công việc hygiene is stable.
- Choose tiện ích bổ sung/tích hợp based trên real pain points.
- Kết quả mong đợi: fewer exceptions, clearer trạng thái, faster coordination.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho nhóm leads, dự án người phụ trách, và power người dùng. Dùng it sau 1–2 tuần của basic usage, khi bạn bắt đầu asking: “Như thế nào do we giữ things nhất quán và easy để báo cáo?”
- Teams thêm multiple dự án per tháng.
- Managers ai cần reliable rollups và chế độ xem.
- Anyone responsible cho bảng điều khiển và báo cáo.
- Quản trị planning workspace improvements (pair với Quản lý tài khoản).
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Bạn’ll công việc inside không gian/dự án và also trong không gian tools (like bảng điều khiển). Cho account-wide controls (like managing all tùy chỉnh trường), go để Cài đặt under tài khoản management.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Leveling up is about thêm cấu trúc trong layers: đầu tiên nhất quán công việc mục, thì nhất quán metadata (trường), thì nhất quán khả năng nhìn thấy (bảng điều khiển/báo cáo), và finally tự động hóa/tích hợp.
- Xác nhận của bạn baseline quy trình (trạng thái + ownership) works.
- Thêm nhỏ đặt của dùng chung tùy chỉnh trường (chỉ cái gì bạn will dùng).
- Build bảng điều khiển để monitor quy trình và exceptions.
- Thêm thời gian theo dõi categories chỉ nếu bạn’ll dùng dữ liệu.
- Tự động hóa/Integrate khi quy trình is stable.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những terms show up như bạn scale của bạn quy trình và báo cáo.
- Bảng điều khiển: collection của widget; belongs để một không gian but có thể pull dữ liệu từ nhiều.
- Widget: block trên bảng điều khiển đó shows filtered công việc hoặc metrics.
- Tùy chỉnh trường: extra metadata bạn có thể thêm để công việc/dự án cho báo cáo.
- Thời gian theo dõi category: labels cho thời gian entries (useful cho báo cáo).
- Báo cáo: structured output built từ templates hoặc tùy chỉnh criteria.
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Như bạn scale, lifecycle becomes more than trạng thái: it’s also “cái gì trường must be present tại each stage” và “ai cập nhật cái gì.” Nếu của bạn tài liệu/quy trình doesn’t định nghĩa it, giữ it đơn giản.
- Định nghĩa “ready để bắt đầu” criteria (e.g., người phụ trách + ngày + brief).
- Định nghĩa “done” criteria (e.g., proof liên kết/tệp đính kèm + trạng thái hoàn thành).
- Giữ transitions lightweight; avoid quá nhiều tùy chỉnh trạng thái early.
- Kết quả mong đợi: nhất quán báo cáo và less rework.
7) Việc cốt lõi cần làm
Những jobs improve consistency và executive khả năng nhìn thấy không có heavy quy trình overhead.
- Build bảng điều khiển đó highlights quá hạn công việc và active priorities.
- Introduce minimal đặt của tùy chỉnh trường used bởi everyone.
- Tạo báo cáo template cho hàng tuần trạng thái reviews.
- Thêm thời gian theo dõi categories nếu thời gian báo cáo matters.
- Tổ chức bảng điều khiển within không gian so nhóm có thể find them.
- Decide which tích hợp là worth enabling cho cộng tác.
8) Luồng chuẩn #1: Tạo bảng điều khiển cho hàng tuần theo dõi (6–8 bước)
Dùng này khi bạn cần một place để monitor priorities và exceptions.
- Choose không gian đó “owns” bảng điều khiển.
- Mở không gian Tools và truy cập Bảng điều khiển.
- Tạo bảng điều khiển với rõ ràng name (Team + Purpose).
- Thêm 2–4 widget: Quá hạn, Đến hạn này tuần, Trong tiến độ, Cần xem lại.
- Ensure widget pull từ phù hợp không gian/dự án (không quá broad).
- Chia sẻ bảng điều khiển hoặc xác nhận truy cập within không gian.
9) Luồng chuẩn #2: Manage tùy chỉnh trường responsibly (6–8 bước)
Dùng khi bạn cần better báo cáo but want để avoid trường explosion.
- List 3–5 questions bạn want để answer (e.g., priority, client, loại).
- Tạo chỉ trường required để answer those questions.
- Thêm trường để relevant không gian/dự án (không everywhere).
- Định nghĩa ai maintains each trường (người phụ trách vs requester).
- Kiểm tra định kỳ usage sau 2 tuần—remove trường no một uses.
- Nêncument trường meaning trong short “như thế nào để fill” note.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Cần khả năng nhìn thấy | Hàng ngày triage | Dùng Bảng điều khiển | Formal cập nhật | Dùng Báo cáo |
| Trường cần thiết? | Yes, cho báo cáo | Tạo few tùy chỉnh trường | No rõ ràng dùng case | Nênn’t thêm trường yet |
| Thời gian theo dõi | Billable/chargeback | Bật categories + routine | Không required | Skip để avoid overhead |
| Tự động hóa | Repeated manual bước | Consider Integrate/công thức | Quy trình still changing | Wait; stabilize đầu tiên |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Scaling is ở đâu nhóm accidentally tạo complexity. Giữ thay đổi nhỏ, measured, và reversible.
Nên / Không nên
- Nên bắt đầu với 1 bảng điều khiển per nhóm không gian, không dozens.
- Nên giữ tùy chỉnh trường để minimum đặt đó drives quyết định.
- Nên xem lại và delete unused trường/widget regularly.
- Nênn’t build bảng điều khiển trước công việc ownership/trạng thái hygiene exists.
- Nênn’t thêm thời gian theo dõi nếu no một will xem lại dữ liệu.
- Nênn’t tự động hóa broken quy trình—fix quy trình đầu tiên.
Common mistakes
- Quá nhiều bảng điều khiển → consolidate around quyết định.
- Tùy chỉnh trường everywhere → phạm vi trường để specific không gian/dự án.
- Báo cáo đó nobody reads → định nghĩa audience và cadence đầu tiên.
- Thời gian theo dõi không có categories/rules → định nghĩa categories và expectations.
- Tích hợp enabled không có quản trị → giao người phụ trách cho each tích hợp.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Bảng điều khiển answer rõ ràng questions.
- Trường là nhất quán và audited.
- Báo cáo support real meeting/cadence.
- Tooling adds clarity, không clutter.
Checklist
- Baseline quy trình stable
- Người phụ trách/ngày used
- Trạng thái updated
- Cần cho khả năng nhìn thấy identified
- Audience defined
- Bảng điều khiển reviewed hàng tuần
- Unused widget removed
- Trường audited
- Báo cáo aligned để meetings
- Thời gian dữ liệu reviewed (nếu used)
Bài thực hành (10–15 phút)
- Tạo 1 bảng điều khiển trong không gian.
- Thêm 3 widget (Quá hạn, Đến hạn này tuần, Trong tiến độ).
- Tạo 2 tùy chỉnh trường và apply để dự án.
- Fill trường trên 5 công việc consistently.
- Export/chia sẻ hàng tuần báo cáo concept với của bạn nhóm lead.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Bảng điều khiển
- Tạo Báo cáo
- Managing All Tùy chỉnh Trường trong Tài khoản
- Đang dùng Thời gian Theo dõi Categories
- Thêm và Deleting Thời gian Theo dõi Categories
Theo dõi công việc
- Dùng bảng điều khiển cho hàng ngày/hàng tuần khả năng nhìn thấy.
- Dùng báo cáo cho structured trạng thái reviews.
- Rely trên trạng thái, đến hạn ngày, và ownership cho accuracy.
- Giữ monitoring lightweight: exceptions đầu tiên (quá hạn/bị chặn).
1) Mục đích & Kết quả
Monitoring turns Wrike dữ liệu vào quyết định. Bạn’ll đặt up đơn giản khả năng nhìn thấy system so bạn có thể answer: “Cái gì’s late? Cái gì’s next? Cái gì cần attention?”
- Build bảng điều khiển đó highlight exceptions.
- Tạo báo cáo cho recurring reviews.
- Giữ dữ liệu accurate through nhất quán trạng thái/ngày cập nhật.
- Kết quả mong đợi: faster reviews, fewer surprises.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho dự án người phụ trách, nhóm leads, và anyone responsible cho hàng tuần cập nhật. Dùng it once bạn có tại least 1 active dự án và công việc với người phụ trách và ngày.
- Team leads doing hàng tuần standups/reviews.
- Managers theo dõi multiple dự án.
- PMs ai cần nhất quán báo cáo rhythm.
- Anyone ai cần khả năng nhìn thấy across không gian.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Bảng điều khiển live under sidebar và within không gian tools; báo cáo là created từ báo cáo areas. Cho quyền/bảo mật around khả năng nhìn thấy, cross-link để Làm việc đểàn và Quản lý tài khoản.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Monitoring is loop: định nghĩa cái gì “good dữ liệu” looks like, surface exceptions automatically, thì xem lại và act. Bảng điều khiển là tốt nhất cho fast scanning; báo cáo là tốt nhất cho structured, repeatable reviews.
- Ensure công việc có người phụ trách, đến hạn ngày, và trạng thái.
- Tạo bảng điều khiển để highlight exceptions (quá hạn/bị chặn).
- Tạo báo cáo cho hàng tuần trạng thái (bởi dự án/nhóm).
- Xem lại, cập nhật trạng thái/ngày, và giao follow-ups.
- Repeat trên cadence (hàng ngày/hàng tuần).
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những terms là used frequently trong monitoring-focused tài liệu.
- Bảng điều khiển: collection của widget (belongs để một không gian but có thể show dữ liệu từ nhiều).
- Widget: “chế độ xem” unit inside bảng điều khiển (filtered list/metrics).
- Báo cáo template: predefined báo cáo cấu trúc bạn có thể reuse.
- Filters: narrow công việc bởi trạng thái, assignee, ngày, trường.
- Metrics: numbers derived từ công việc mục (depends trên widget/báo cáo loại).
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Monitoring depends trên lifecycle signals: trạng thái, đến hạn ngày, và completion. Nếu những aren’t maintained, bảng điều khiển và báo cáo become noise.
- Dùng “Hoàn thành” consistently cho finished công việc.
- Move công việc forward như công việc progresses (don’t leave trong “Mới”).
- Cập nhật ngày khi phạm vi thay đổi—don’t just let công việc go quá hạn.
- Kết quả mong đợi: của bạn bảng điều khiển reflect reality.
7) Việc cốt lõi cần làm
Của bạn goal is để reduce manual trạng thái chasing.
- Tạo bảng điều khiển cho hàng ngày triage.
- Tạo báo cáo cho hàng tuần xem lại.
- Scan cho quá hạn công việc và giao hành động.
- Identify workload risks early (quá nhiều công việc per person, quá nhiều quá hạn).
- Giữ stakeholders aligned đang dùng shareable chế độ xem.
8) Luồng chuẩn #1: Hàng ngày triage bảng điều khiển (6–8 bước)
Dùng cho quick hàng ngày scans (5–10 minutes).
- Mở nhóm không gian và go để Bảng điều khiển.
- Tạo (hoặc mở) bảng điều khiển named “Hàng ngày Triage”.
- Thêm widget: Quá hạn, Đến hạn hôm nay, Bị chặn/Trong tiến độ.
- Xem lại quá hạn công việc; decide: re-date, reassign, hoặc escalate.
- Bình luận và @gắn thẻ người phụ trách với next hành động.
- Cập nhật trạng thái/ngày trên spot.
9) Luồng chuẩn #2: Hàng tuần trạng thái báo cáo (6–8 bước)
Dùng cho nhất quán, repeatable báo cáo (30–60 minutes hàng tuần meeting prep).
- Tạo báo cáo đang dùng template (hoặc build đơn giản tùy chỉnh một).
- Phạm vi it để relevant không gian/dự án.
- Group bởi trạng thái và/hoặc assignee cho clarity.
- Xem lại key sections: hoàn thành, trong tiến độ, quá hạn.
- Capture quyết định trong bình luận (công việc đó cần escalation hoặc phạm vi thay đổi).
- Chia sẻ báo cáo chế độ xem với stakeholders.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Cần speed | Đọc nhanhning | Dùng Bảng điều khiển | Formal documentation | Dùng Báo cáo |
| Phạm vi quá broad | Quá nhiều mục | Narrow filters (không gian/dự án/trạng thái) | Still lộn xộn | Split bởi nhóm hoặc quy trình stage |
| Quá hạn mục | Real delay | Re-date + explain trong bình luận | No longer cần thiết | Close/cancel với rõ ràng note |
| Bị chặn công việc | Cần quyết định | Escalate via @gắn thẻ + người phụ trách | Cần info | Tạo subtask + giao researcher |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Monitoring is chỉ như good như của bạn underlying dữ liệu. Giữ system honest.
Nên / Không nên
- Nên enforce người phụ trách và ngày trên actionable công việc.
- Nên xem lại exceptions đầu tiên (quá hạn/bị chặn).
- Nên giữ bảng điều khiển lightweight (few high-signal widget).
- Nênn’t tạo bảng điều khiển cho every nhỏ question—bắt đầu với 1–2.
- Nênn’t let công việc sit quá hạn không có quyết định.
- Nênn’t hide trạng thái cập nhật trong chat—dùng công việc trạng thái + bình luận.
Common mistakes
- Bảng điều khiển show junk → filters quá broad; tighten phạm vi.
- Báo cáo là outdated → trạng thái/ngày không maintained.
- Quá nhiều widget → giữ chỉ cái gì bạn act trên hàng tuần.
- Quá hạn is ignored → định nghĩa rule: re-date hoặc close.
- No cadence → schedule hàng ngày scan + hàng tuần báo cáo.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Quá hạn công việc drop week-over-week.
- Bảng điều khiển là reviewed hàng ngày/hàng tuần.
- Báo cáo map để real meetings.
- Dữ liệu is trustworthy (người phụ trách/ngày/trạng thái).
Checklist
- Công việc có người phụ trách
- Ngày đặt
- Trạng thái flow defined
- Bảng điều khiển scoped
- Stakeholders identified
- Quá hạn reviewed
- Bị chặn escalated
- Trạng thái updated
- Báo cáo dùng chung
- Widget cleaned up
Bài thực hành (10 phút)
- Tạo “Hàng ngày Triage” bảng điều khiển.
- Thêm 3 widget (Quá hạn/Đến hạn soon/Trong tiến độ).
- Pick 5 công việc; ensure người phụ trách/ngày/trạng thái là correct.
- Resolve 2 quá hạn công việc (re-date hoặc complete).
- Chia sẻ bảng điều khiển với teammate.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Bảng điều khiển
- Tạo Báo cáo
- Đang dùng Sections để Tổ chức Của bạn Widget
Quản lý tài khoản
- Manage người dùng, giấy phép, và quản trị quyền safely.
- Understand người dùng loại vs truy cập vai trò vs quản trị quyền.
- Customize truy cập vai trò chỉ khi bạn có rõ ràng cần.
- Giữ workspace quản trị: không gian, trường, và ownership.
1) Mục đích & Kết quả
Tài khoản management keeps Wrike usable như more people join. Bạn’ll học như thế nào để thêm/manage người dùng, control quyền, và avoid common quản trị mistakes đó cause truy cập issues hoặc clutter.
- Onboard người dùng với phù hợp giấy phép và quyền.
- Đặt quản trị quyền deliberately (least privilege).
- Dùng truy cập vai trò để control cái gì people có thể do trong dùng chung areas.
- Maintain quản trị cho không gian và account-wide trường.
- Kết quả mong đợi: fewer truy cập problems, cleaner workspace.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho tài khoản người phụ trách, quản trị, và workspace managers. Dùng it khi onboarding nhóm, setting quyền, hoặc troubleshooting “tại sao có thể/có thể’t này person do X?”
- Tài khoản người phụ trách setting initial quản trị.
- Quản trị thêm/deactivating người dùng.
- Không gian quản trị managing khả năng nhìn thấy và vai trò.
- Leads ai cần được kiểm soát chia sẻ và edits.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Most quản trị hành động bắt đầu từ của bạn profile menu → Cài đặt và thì “Tài khoản management” sections (e.g., người dùng management, truy cập vai trò). Security-specific cài đặt live under “Làm việc đểàn”.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Wrike quyền là layered. người dùng’s capabilities depend trên (1) their người dùng loại/giấy phép, (2) quản trị quyền nếu họ là quản trị, và (3) their truy cập vai trò trong specific dùng chung không gian/dự án/thư mục.
- Decide người dùng loại/giấy phép (cái gì tính năng họ có thể dùng).
- Decide whether họ’re quản trị; giao chỉ cần thiết quản trị quyền.
- Chia sẻ relevant không gian/dự án/thư mục với người dùng.
- Giao truy cập vai trò (Full/Editor/Limited/Read-only).
- Verify bởi asking người dùng để mở/edit test mục.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những quản trị terms là easy để mix up. Giữ them distinct để troubleshoot faster.
- Người dùng loại: baseline quyền và tính năng truy cập cho người dùng.
- Quản trị quyền: cái gì quản trị có thể configure (may be được kiểm soát trên some các gói).
- Truy cập vai trò: cái gì người dùng có thể do inside dùng chung thư mục/dự án/không gian.
- Tài khoản người phụ trách: primary quản trị/người phụ trách (một per tài khoản).
- Không gian quản trị: manages specific không gian và truy cập vai trò inside it.
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Quản trị lifecycle is about người dùng accounts: invite → active → deactivated/deleted. Choose phù hợp end state để preserve history và giữ báo cáo stable.
- Deactivate khi someone may return hoặc bạn want để preserve history cleanly.
- Delete khi bạn must remove truy cập permanently (understand dữ liệu implications).
- Kết quả mong đợi: safe offboarding không có breaking ongoing công việc.
7) Việc cốt lõi cần làm
Như quản trị/workspace manager, những là của bạn most common “real công việc” công việc.
- Thêm mới người dùng và giao correct giấy phép loại.
- Make người dùng quản trị (chỉ nếu cần thiết) và restrict quyền ở đâu possible.
- Tạo hoặc customize truy cập vai trò khi standard vai trò aren’t enough.
- Thay đổi truy cập vai trò trên dùng chung dự án/thư mục/không gian.
- Manage account-level tùy chỉnh trường (kiểm tra định kỳ và gọn up).
- Đặt quyền cho managing không gian (ở đâu supported).
8) Luồng chuẩn #1: Onboard mới người dùng safely (6–8 bước)
Dùng này để avoid “mới người dùng has quá much truy cập” hoặc “có thể’t do anything”.
- Thêm/invite người dùng via Người dùng Management.
- Giao correct giấy phép/người dùng loại cho their vai trò.
- Decide nếu quản trị quyền là cần thiết; default để no.
- Chia sẻ relevant không gian/dự án/thư mục(s) với them.
- Đặt appropriate truy cập vai trò (bắt đầu restrictive, expand như cần thiết).
- Ask them để verify: có thể họ chế độ xem, bình luận, edit, tạo?
9) Luồng chuẩn #2: Tạo tùy chỉnh truy cập vai trò (6–8 bước)
Dùng chỉ khi standard vai trò don’t fit. Giữ tùy chỉnh vai trò few và well-documented.
- Định nghĩa exact capability gap (cái gì người dùng cần để do).
- Go để Cài đặt → Tài khoản Management → Truy cập Vai trò.
- Tạo mới truy cập vai trò với descriptive name và description.
- Bật chỉ quyền cần thiết (least privilege).
- Test vai trò trên nhỏ thí điểm group.
- Roll out và document “khi để dùng này vai trò”.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Người dùng cần capability | Within không gian/dự án | Adjust truy cập vai trò | Account-wide setting | Adjust người dùng loại/quản trị quyền |
| Offboarding | May return | Deactivate | Permanent removal | Delete (nếu policy requires) |
| Vai trò mismatch | Standard vai trò công việc | Dùng Full/Editor/Limited/Read-only | Truly unique cần | Tạo tùy chỉnh vai trò |
| Không gian quản trị | Cần centralized control | Bật “manage không gian” quyền (ở đâu khả dụng) | Team-managed | Giữ ownership với không gian quản trị |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Quản trị thay đổi scale fast—mistakes impact everyone. Treat thay đổi like production deployments.
Nên / Không nên
- Nên apply least privilege và expand chỉ khi cần thiết.
- Nên test quyền thay đổi với thí điểm người dùng.
- Nên giữ short “vai trò glossary” cho của bạn org.
- Nênn’t make everyone quản trị cho convenience.
- Nênn’t tạo nhiều tùy chỉnh vai trò không có quản trị.
- Nênn’t thay đổi licensing/người dùng loại không có understanding impact trên tính năng.
Common mistakes
- Confusing người dùng loại với truy cập vai trò → troubleshoot layer-by-layer.
- Granting broad quản trị quyền → restrict và document.
- Tùy chỉnh vai trò proliferation → consolidate và kiểm tra định kỳ quarterly.
- Người dùng có thể’t thấy mục → chia sẻ missing; fix chia sẻ trước changing vai trò.
- Không gian unmanaged → định nghĩa ai có thể tạo/manage không gian.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Mới người dùng là productive trong 1 day.
- Vai trò là few, documented, và audited.
- Quản trị có được kiểm soát quyền.
- Truy cập issues là resolved via chia sẻ/vai trò quickly.
Checklist
- Org policy cho quản trị
- Standard vai trò defined
- Thí điểm group identified
- Không gian ownership agreed
- Offboarding quy trình defined
- Người dùng list audited
- Quản trị reviewed
- Tùy chỉnh vai trò reviewed
- Không gian quyền validated
- Trường audited (nếu relevant)
Bài thực hành (12 phút)
- Xem lại của bạn người dùng list; identify một test người dùng.
- Chia sẻ dự án với người dùng và đặt restrictive truy cập vai trò.
- Ask them để xác nhận cái gì họ có thể/có thể’t do.
- Adjust vai trò để match job (chỉ cái gì’s cần thiết).
- Nêncument chosen vai trò trong short internal note.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Quản lý tài khoản (category overview)
- Người dùng Management (section overview)
- Người dùng Loại vs. Truy cập Vai trò và Quản trị Quyền
- Truy cập Vai trò trong Wrike
- Tạo và Customizing Truy cập Vai trò
- Changing Truy cập Vai trò
- Tài khoản Quản trị trong Wrike
- Tài khoản Quản trị Quyền
- Managing Không gian tại Tài khoản Level
- Managing All Tùy chỉnh Trường trong Tài khoản
Làm việc đểàn
- Bảo mật is mostly about identity + quản trị controls + truy cập vai trò.
- Dùng least privilege và kiểm tra định kỳ chia sẻ regularly.
- Enterprise tính năng may thêm được kiểm soát quản trị quyền.
- Nếu bảo mật module isn’t trong của bạn gói/tài liệu, treat it như không áp dụng.
1) Mục đích & Kết quả
Này tab helps bạn protect của bạn workspace không có slowing công việc down. Bạn’ll học which levers matter most: người dùng loại, quản trị quyền, và truy cập vai trò.
- Reduce accidental exposure via correct chia sẻ và vai trò.
- Separate “quản trị ai configures” từ “người dùng ai edits công việc”.
- Understand được kiểm soát quản trị quyền ở đâu khả dụng.
- Kết quả mong đợi: safer cộng tác với fewer truy cập surprises.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho tài khoản người phụ trách, quản trị, và không gian quản trị—especially trong regulated environments. Dùng it trước broad onboarding, và anytime bạn’re auditing ai có thể thấy/edit sensitive công việc.
- Mới workspace rollout hoặc org expansion.
- Handling client dữ liệu hoặc confidential dự án.
- Preparing cho internal kiểm tra định kỳ hoặc bảo mật xem lại.
- Investigating unexpected truy cập để mục.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Bảo mật controls là typically trong Cài đặt (tài khoản management) và trong chia sẻ dialogs trên không gian/dự án/thư mục. Pair này với Quản lý tài khoản cho người dùng/quản trị operations.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Bảo mật is enforced through layers: identity (ai người dùng is), quản trị quyền (cái gì configuration họ có thể do), và truy cập vai trò (cái gì họ có thể do trong dùng chung content).
- Xác nhận identity setup (SSO/OTP/etc.) (Không áp dụng nếu không trong của bạn tài liệu/gói).
- Minimize quản trị; restrict quản trị quyền ở đâu possible.
- Dùng truy cập vai trò cho least privilege within không gian/dự án/thư mục.
- Kiểm tra định kỳ chia sẻ trên sensitive không gian/dự án routinely.
- Nêncument exceptions (tại sao someone cần elevated truy cập).
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Security-related tài liệu focus trên ai có thể do cái gì, và ai có thể configure cái gì.
- Truy cập vai trò: Full/Editor/Limited/Read-only (controls hành động trong dùng chung mục).
- Người dùng loại: baseline capabilities và tính năng truy cập.
- Quản trị quyền: configuration quyền; may be được kiểm soát trong Enterprise các gói.
- Tài khoản người phụ trách: top-level quản trị (single người phụ trách per tài khoản).
- Không gian quản trị: có thể manage truy cập vai trò trong không gian.
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Bảo mật lifecycle is about truy cập over thời gian: onboarding, vai trò thay đổi, offboarding. Treat each như thay đổi đó should be verified.
- Onboard: giao minimal truy cập → verify → expand nếu cần thiết.
- Vai trò thay đổi: document reason → apply → retest.
- Offboard: deactivate/delete per policy → remove từ dùng chung areas nếu required.
- Kết quả mong đợi: truy cập matches employment/engagement trạng thái.
7) Việc cốt lõi cần làm
Những jobs là như thế nào bạn giữ workspace secure day-to-day.
- Đặt truy cập vai trò correctly trên sensitive không gian/dự án.
- Restrict quản trị quyền để nhỏ group.
- Understand differences between người dùng loại vs truy cập vai trò vs quản trị quyền.
- Kiểm tra định kỳ chia sẻ để ensure chỉ intended người dùng có truy cập.
- Dùng được kiểm soát quản trị quyền khi khả dụng (Enterprise tính năng).
8) Luồng chuẩn #1: Secure sensitive dự án (6–8 bước)
Dùng này khi handling confidential công việc (client/legal/HR dự án).
- Tạo hoặc choose dedicated không gian/dự án cho sensitive công việc.
- Limit chia sẻ để smallest required group.
- Giao restrictive truy cập vai trò cho non-owners (e.g., read-only/limited).
- Verify ai có thể chia sẻ/edit/delete within không gian/dự án.
- Nêncument truy cập policy trong pinned bình luận hoặc dự án description.
- Xem lại truy cập hàng tuần (remove anyone no longer cần thiết).
9) Luồng chuẩn #2: Resolve “có thể’t edit” vs “có thể’t thấy” (6–8 bước)
Dùng này như standard troubleshooting playbook.
- Nếu người dùng có thể’t thấy mục: kiểm tra chia sẻ đầu tiên.
- Nếu người dùng có thể thấy but có thể’t edit: kiểm tra truy cập vai trò.
- Nếu vai trò thay đổi don’t help: kiểm tra người dùng loại/giấy phép limitations.
- Nếu quản trị hành động required: xác nhận whether họ cần quản trị quyền.
- Apply smallest thay đổi đó resolves issue.
- Ask người dùng để xác nhận fix và document cái gì changed.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Người dùng có thể’t thấy mục | Không dùng chung | Chia sẻ không gian/dự án/thư mục | Dùng chung but still hidden | Kiểm tra người dùng truy cập/không gian membership rules |
| Người dùng có thể’t edit | Vai trò quá restrictive | Upgrade truy cập vai trò carefully | Policy requires restrict | Giữ vai trò; giao edits để người phụ trách |
| Quản trị quyền | Cần thiết cho config | Grant minimal quản trị quyền | Không cần thiết | Nênn’t grant quản trị; dùng truy cập vai trò |
| Enterprise controls | Khả dụng | Dùng được kiểm soát quản trị quyền | Không trong gói/tài liệu | Không áp dụng cho này tool/tab |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Bảo mật failures often come từ convenience quyết định. Giữ guardrails đơn giản và nhất quán.
Nên / Không nên
- Nên dùng least privilege cho vai trò và quản trị quyền.
- Nên kiểm tra định kỳ chia sẻ cho sensitive không gian regularly.
- Nên document tại sao someone has elevated truy cập.
- Nênn’t make “everyone full truy cập” default.
- Nênn’t give quản trị quyền để solve content-level quyền problems.
- Nênn’t rely trên verbal policy—write it trong không gian/dự án.
Common mistakes
- Confusing truy cập vai trò với người dùng loại → troubleshoot layers.
- Quá nhiều quản trị → reduce, thì thêm được kiểm soát quyền nếu khả dụng.
- Sensitive công việc trong public không gian → isolate vào dedicated không gian/dự án.
- No truy cập reviews → thêm recurring reviews để nhóm routine.
- Fixing truy cập bởi over-granting → apply smallest thay đổi.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Quản trị là few và được kiểm soát.
- Truy cập is explainable và minimal.
- Sensitive areas là isolated.
- Truy cập requests follow rõ ràng quy trình.
Checklist
- Sensitive phạm vi defined
- Không gian/dự án chosen
- Người phụ trách identified
- Chia sẻ limited
- Vai trò policy documented
- Truy cập verified bởi người dùng
- Quản trị reviewed
- Exceptions documented
- Hàng tuần truy cập xem lại scheduled
- Offboarding quy trình ready
Bài thực hành (8–10 phút)
- Pick test dự án và xem lại ai it’s dùng chung với.
- Đặt một người dùng để restrictive truy cập vai trò.
- Ask them để xác nhận chế độ xem/bình luận/edit abilities.
- Fix any mismatch đang dùng vai trò (không quản trị quyền).
- Write 2–3 line truy cập policy trong dự án description.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Người dùng Loại vs. Truy cập Vai trò và Quản trị Quyền
- Truy cập Vai trò trong Wrike
- Changing Truy cập Vai trò
- Enterprise Tài khoản Quản trị Quyền
- Tài khoản Quản trị Quyền
Tăng cường trải nghiệm Wrike
- Tích hợp extend Wrike ở đâu bạn already công việc (Slack/Teams).
- Wrike Integrate enables tự động hóa công thức across apps.
- Bắt đầu với một high-value tích hợp và expand gradually.
- Giữ quản trị: người phụ trách, phạm vi, và bảo mật xem lại.
1) Mục đích & Kết quả
Này tab helps bạn connect Wrike để của bạn nhóm’s cộng tác tools và tự động hóa repeated bước. goal is smoother flow: fewer context switches, fewer manual cập nhật.
- Đặt up cộng tác tích hợp (Slack hoặc Microsoft Teams).
- Dùng tích hợp để tạo công việc và receive notifications.
- Evaluate tự động hóa với Wrike Integrate cho repeatable workflows.
- Kết quả mong đợi: faster cộng tác và fewer missed cập nhật.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho nhóm leads, ops, và power người dùng once core quy trình is stable. Dùng it khi bạn notice repeated manual bước hoặc heavy chat-based công việc creation.
- Teams living trong Slack/Teams và needing Wrike khả năng nhìn thấy.
- Ops nhóm automating standard intake và routing.
- Managers wanting fewer “please cập nhật Wrike” reminders.
- Quản trị responsible cho tiện ích bổ sung và quản trị.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Tích hợp may be configured từ cài đặt hoặc tích hợp entry points, và used inside chat tools. Cho quyền và quản trị, cross-link để Quản lý tài khoản và Làm việc đểàn.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Enhancements come trong two layers: (1) tích hợp đó bring Wrike vào another tool, và (2) tự động hóa đó connects triggers để hành động (công thức). Bắt đầu với simplest tích hợp đầu tiên.
- Pick một cộng tác tool (Slack hoặc Teams) để bắt đầu.
- Định nghĩa exact outcome bạn want (notifications, tạo công việc, preview mục).
- Bật tích hợp cho thí điểm channel/nhóm.
- Nêncument đơn giản usage norms (“tạo công việc từ X channel”).
- Nếu repeatable: build tự động hóa công thức (Integrate) và monitor it.
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những terms appear trong Wrike’s tích hợp tài liệu và help center articles.
- Tích hợp: native connection (e.g., Slack/Teams) cho notifications và hành động.
- Notification: Wrike cập nhật delivered để chat tools.
- Preview: viewing Wrike mục trong chat.
- Wrike Integrate: tiện ích bổ sung cho cross-app tự động hóa.
- Công thức: tự động hóa flow (kích hoạt → điều kiện → hành động).
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Tích hợp có their own lifecycle: bật → thí điểm → roll out → kiểm tra định kỳ. Tự động hóa adds monitoring: công thức có thể fail nếu quyền thay đổi hoặc APIs thay đổi.
- Thí điểm trong một nhóm/channel đầu tiên.
- Roll out sau success và documentation.
- Kiểm tra định kỳ quarterly: người phụ trách, scopes, và whether value still exists.
- Kết quả mong đợi: enhancements remain useful và safe over thời gian.
7) Việc cốt lõi cần làm
Enhancements là about removing friction trong cộng tác và repeatable công việc.
- Receive Wrike notifications trong Slack/Teams cho faster response.
- Tạo công việc từ chat để capture công việc quickly.
- Preview công việc/dự án/thư mục trong chat so stakeholders có thể follow context.
- Tự động hóa routing và cập nhật với Integrate công thức.
- Đặt quản trị: ai owns và maintains tích hợp.
8) Luồng chuẩn #1: Bắt đầu với Slack tích hợp (6–8 bước)
Dùng khi của bạn nhóm lives trong Slack và cần Wrike khả năng nhìn thấy.
- Xác nhận của bạn nhóm’s Slack workspace và channel(s) cho thí điểm.
- Bật/connect Wrike–Slack tích hợp cho thí điểm group.
- Đặt up basic notifications (gắn thẻ, assignments, trạng thái thay đổi).
- Test tạo công việc từ Slack cho real request.
- Test previewing Wrike mục liên kết trong Slack.
- Nêncument 2–3 usage rules (ở đâu để tạo công việc, như thế nào để tag vị trí).
9) Luồng chuẩn #2: Build Integrate công thức (6–8 bước)
Dùng khi bạn có repeated cross-app quy trình (intake, routing, notifications).
- Định nghĩa kích hoạt (e.g., form submission hoặc trạng thái thay đổi).
- Mở Wrike Integrate và tạo mới công thức.
- Configure kích hoạt details (source app/event).
- Thêm hành động (tạo công việc, cập nhật trạng thái, post message, etc.).
- Đặt điều kiện để reduce noise (chỉ cho certain loại/trường).
- Test với 3 sample cases; monitor early failures.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Cần cộng tác boost | Chat-based nhóm | Bắt đầu với Slack/Teams tích hợp | Quy trình tự động hóa | Dùng Wrike Integrate |
| Phạm vi của rollout | Uncertain value | Thí điểm một channel/nhóm | Proven value | Roll out với documentation |
| Tự động hóa complexity | Đơn giản | Một kích hoạt + một hành động | Complex | Thêm điều kiện/bước gradually |
| Quản trị | No người phụ trách assigned | Stop và giao người phụ trách | Người phụ trách exists | Proceed với kiểm tra định kỳ schedule |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Tích hợp và automations có thể tạo noise hoặc risk nếu unmanaged. Giữ guardrails tight.
Nên / Không nên
- Nên bắt đầu với một tích hợp và nhỏ thí điểm.
- Nên định nghĩa cái gì “success” looks like (thời gian saved, fewer missed cập nhật).
- Nên document như thế nào/ở đâu công việc should be created từ chat.
- Nênn’t blast notifications để nhiều channels—target chỉ cái gì matters.
- Nênn’t tự động hóa không có monitoring và ownership.
- Nênn’t ignore quyền thay đổi—công thức có thể break khi truy cập thay đổi.
Common mistakes
- Notification overload → reduce events hoặc narrow phạm vi.
- Công việc created trong wrong vị trí → enforce tagging rules/templates.
- No người phụ trách cho tích hợp → giao maintainer và kiểm tra định kỳ cadence.
- Tự động hóa duplicates công việc → thêm điều kiện để prevent double-creation.
- Bảo mật xem lại skipped → cross-check với Làm việc đểàn.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- People act faster because cập nhật surface ở đâu họ công việc.
- Automations reduce manual bước không có tạo noise.
- Tích hợp có người phụ trách và documented usage.
- Bảo mật và quyền là reviewed regularly.
Checklist
- Rõ ràng dùng case
- Thí điểm phạm vi defined
- Người phụ trách assigned
- Notification policy đặt
- Bảo mật reviewed
- Thí điểm feedback collected
- Noise reduced
- Nêncs updated
- Công thức monitored (nếu used)
- Quarterly kiểm tra định kỳ scheduled
Bài thực hành (10–12 phút)
- Bật Slack hoặc Teams tích hợp cho thí điểm.
- Tạo công việc từ chat và tag it để phù hợp dự án.
- Kích hoạt một notification (assignment hoặc @gắn thẻ).
- Nếu khả dụng, draft đơn giản Integrate công thức idea (kích hoạt → tạo công việc).
- Write 5-line “như thế nào we dùng này tích hợp” note.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Wrike và Slack Tích hợp
- Wrike và Microsoft Teams Tích hợp
- Wrike Integrate
- Setting Up Tích hợp via Wrike Integrate
Tìm hiểu về các gói Wrike
- Gói affects khả dụng của tính năng và quản trị controls.
- Dùng gói tài liệu để avoid assuming tính năng exists.
- Nêncument của bạn nhóm’s “standard way của working” within gói constraints.
- Upgrade quyết định should be tied để rõ ràng outcomes (không curiosity).
1) Mục đích & Kết quả
Này tab helps newbies understand tại sao some buttons/tính năng may differ between accounts. Bạn’ll học như thế nào để kiểm tra plan-specific behavior và avoid xây dựng processes đó depend trên unavailable tính năng.
- Map của bạn quy trình để plan-supported tính năng.
- Dùng gói tài liệu để explain “tại sao we có thể’t do đó (yet)”.
- Make upgrade quyết định based trên measurable cần.
- Kết quả mong đợi: fewer surprises và smoother adoption.
2) Dành cho ai + Khi nào nên dùng
Cho nhóm leads, quản trị, và anyone comparing cái gì họ thấy để someone else’s workspace. Dùng khi onboarding across different gói tiers hoặc evaluating tiện ích bổ sung.
- Mới nhóm trên Free/Team các gói.
- Leads evaluating Business/Enterprise tính năng.
- Quản trị explaining khả dụng differences.
- Teams planning tự động hóa/tích hợp tiện ích bổ sung.
3) Vị trí trong điều hướng + Tab liên quan
Gói information is typically found trong “Tìm hiểu về các gói Wrike” help center sections. Cho quản trị cài đặt influenced bởi gói, cross-link để Quản lý tài khoản và Làm việc đểàn.
4) Mô hình tư duy / Luồng
Treat gói constraints như guardrails: build baseline quy trình đó works cho everyone, thì thêm optional enhancements khi của bạn gói supports them.
- List của bạn required outcomes (theo dõi, cộng tác, báo cáo, bảo mật).
- Kiểm tra which tính năng là khả dụng trong của bạn gói.
- Build baseline quy trình đang dùng universally khả dụng tính năng.
- Thêm optional tính năng (bảng điều khiển, báo cáo, quản trị controls) nếu supported.
- Xem lại quarterly: does gói still match của bạn cần?
5) Đối tượng & Thuật ngữ
Những gói terms influence cái gì bạn có thể configure.
- Gói / subscription: determines tính năng khả dụng.
- Legacy vs current các gói: khả dụng may be described differently trong tài liệu.
- Tiện ích bổ sung: extra capability like Wrike Integrate.
- Người dùng loại/giấy phép: impacts tính năng truy cập cho individuals.
- Enterprise controls: may include được kiểm soát quản trị quyền.
6) Vòng đời / Máy trạng thái
Gói lifecycle is: evaluate → thí điểm → adopt → reassess. Tie thay đổi để real business outcome so upgrades don’t become tool churn.
- Evaluate đang dùng một thí điểm nhóm/dự án.
- Adopt khi value is proven (thời gian saved, fewer errors).
- Reassess khi quy trình hoặc headcount thay đổi.
- Kết quả mong đợi: stable tooling quyết định và predictable processes.
7) Việc cốt lõi cần làm
Gói knowledge supports better operations và onboarding.
- Explain tính năng differences không có guesswork.
- Choose phù hợp gói cho quản trị/bảo mật cần.
- Decide whether tiện ích bổ sung like Integrate là worth it.
- Prevent xây dựng workflows đó depend trên unavailable tính năng.
- Standardize “như thế nào we công việc trong Wrike” cho của bạn gói.
8) Luồng chuẩn #1: Verify tính năng khả dụng (6–8 bước)
Dùng khi someone asks “tại sao don’t I thấy đó tính năng?”
- Identify tính năng (name và ở đâu it should appear).
- Kiểm tra relevant help center article cho khả dụng notes/tables.
- Xác nhận của bạn tài khoản’s gói tier và người dùng loại/giấy phép.
- Xác nhận whether it’s tiện ích bổ sung (e.g., Integrate).
- Nếu khả dụng: kiểm tra nếu quyền/quản trị cài đặt là required.
- Nếu không khả dụng: propose workaround đang dùng baseline tính năng.
9) Luồng chuẩn #2: Make upgrade quyết định responsibly (6–8 bước)
Dùng khi considering Business/Enterprise hoặc tiện ích bổ sung.
- Write down problem (e.g., cần được kiểm soát quản trị quyền, tự động hóa).
- Định nghĩa success metrics (thời gian saved, risk reduced, khả năng nhìn thấy improved).
- Run thí điểm đang dùng gói trial (nếu khả dụng) hoặc nhỏ test quy trình.
- Estimate operational cost nếu bạn don’t upgrade (manual công việc, errors).
- Decide: upgrade, defer, hoặc redesign quy trình.
- Nêncument quyết định và revisit trên đặt ngày.
10) Điểm quyết định (/B)
| Situation | Nếu … | Nên… | Nếu B… | Nên… |
|---|---|---|---|---|
| Tính năng missing | Gói limitation | Dùng workaround hoặc evaluate upgrade | Quyền limitation | Adjust vai trò/quản trị cài đặt |
| Cần tự động hóa | Repeatable quy trình | Consider Integrate tiện ích bổ sung | Quy trình still evolving | Stabilize đầu tiên |
| Bảo mật cần | High quản trị | Evaluate Enterprise controls | Basic cần | Dùng vai trò/chia sẻ discipline |
| Báo cáo cần | Structured reviews | Dùng báo cáo/bảng điều khiển nếu supported | Minimal cần | Dùng basic chế độ xem + trạng thái hygiene |
11) Rào chắn + Lỗi hay gặp
Most gói confusion comes từ assumptions. Giữ it evidence-based đang dùng official gói tài liệu.
Nên / Không nên
- Nên kiểm tra khả dụng notes trong help center articles.
- Nên separate “gói problem” từ “quyền problem”.
- Nên thí điểm trước upgrading org-wide.
- Nênn’t promise quy trình đó depends trên unknown tính năng.
- Nênn’t buy tiện ích bổ sung không có rõ ràng người phụ trách và dùng case.
- Nênn’t tạo complexity just because tính năng exists.
Common mistakes
- Comparing để another company’s Wrike → gói và cài đặt differ.
- Assuming everyone có thể tạo báo cáo → người dùng loại may restrict it.
- Confusing vai trò vs giấy phép → troubleshoot systematically.
- Upgrading không có adoption → định nghĩa usage expectations và training.
- Ignoring legacy/current gói differences → read khả dụng sections carefully.
12) Tiêu chuẩn “làm đúng” + Checklist + Bài thực hành + Liên kết tài liệu chính thức
- Team knows cái gì tính năng là khả dụng và tại sao.
- Workflows là designed within gói constraints.
- Upgrades là intentional và measured.
- Tiện ích bổ sung có người phụ trách và ROI.
Checklist
- Problem defined
- Success metrics đặt
- Gói checked
- Quyền checked
- Thí điểm phạm vi chosen
- Thí điểm results recorded
- Quyết định documented
- Training gói made
- Quản trị người phụ trách assigned
- Revisit ngày scheduled
Bài thực hành (8 phút)
- Pick một tính năng bạn’re unsure about (báo cáo, được kiểm soát quyền, etc.).
- Find official khả dụng notes trong relevant help article.
- Identify whether limitation is gói, người dùng loại, hoặc truy cập vai trò.
- Write một workaround đang dùng baseline tính năng.
- Chia sẻ của bạn findings với của bạn nhóm trong short note.
Liên kết tài liệu chính thức (tiêu đề)
- Tìm hiểu về các gói Wrike (category overview)
- Team Gói: Understanding Công việc Mục
- Tính năng khả dụng notes trong: Tạo Công việc / Tạo Báo cáo (khả dụng tables)